CN101010920A

CN101010920A - 用于在多用户环境中处理电子邮件的系统

Info

Publication number: CN101010920A
Application number: CNA2005800289966A
Authority: CN
Inventors: A·C·劳里德森; H·J·布兰德特
Original assignee: Opportunity Solutions AS
Current assignee: Opportunity Solutions AS
Priority date: 2004-08-31
Filing date: 2005-08-31
Publication date: 2007-08-01
Also published as: ATE342625T1; JP2008512011A; DK1631023T3; AU2005279495A1; DE602004002777T2; US20070156819A1; WO2006024300A1; EP1631023B1; US7743103B2; BRPI0514626A; EP1631023A1; DE602004002777D1

Abstract

本发明涉及一种用于处理多用户环境中电子邮件的电子邮件管理系统(EMM)，其中用户的进入电子邮件被发送和接收，所述系统包括邮件分发网络，其包括服务器，通过服务器用户的电子邮件项被交换，所述系统包括：检测装置，用于为专门用户组监控进站和出站的电子邮件流，并且截取进站和出站的电子邮件；日志记录装置，用于为每个所截取的电子邮件创建电子邮件信息数据组的通知记录；电子邮件管理数据库(EMM DB)，用于至少存储所述通知记录和每个电子邮件；和装置，用于通过定义搜索请求查询并向搜索引擎提交所述搜索请求来建立电子邮件日志，以便从EMM数据库中的通知记录中选择用户定义的信息数据序列。

Description

用于在多用户环境中处理电子邮件的系统

技术领域

本发明涉及一种用于在多用户环境中处理电子邮件的方法和系统。而且，本发明涉及用于在计算机网络上实现该系统的计算机可读介质。

背景技术

在最近十年中，电子邮件(e-mail)的通信得到前所未有的增长。到达这样的增长程度，该电子邮件通信代替了普通邮政邮件通信，不仅个人的私人通信而且商业有关的信息通过电子邮件交换也在增加。最近的调查显示，商业办公中多达60％的商业有关信息信息和文件是作为电子邮件发布和存储的。

在许多办公室中，电子邮件系统，安装在办公计算机网络中，并且职员具有其各自的电子邮件地址和关联电子邮箱，每个人通过该电子邮箱来发送和接收其电子邮件而与邮件内容的特性没有关系。

在这种电子邮件系统中，经由邮件服务器来发送和接收电子邮件，电子邮件服务器将进入的邮件引导到邮件所发往的注册用户的邮箱中。因此，邮件存储在专门用户(接收者)的邮箱(数据库)中。各个用户负责存储和日志记录(journalize)所接收的电子邮件，因为用户不能访问其它用户，即同事的邮箱。经由电子邮件通信的多数信息是文件、约会、与同事和客户的会议安排。由于包含这种信息的电子邮件仅可由接收者访问，因此这要求用户必须活动地存储和共享其信息，使得信息对于组织是可访问的，使得客户信息和重要商业文件和信息在组织中共享。否则，存在重要信息丢失的相当大的风险，这对生意有负面的影响。如果职员离开组织或如果数据存储在出故障的膝上型计算机上，则尤其存在这个风险。尽管存储在每个注册用户上，即组织中各个职员的数据可例如由专家用户找回，但是损失了宝贵的时间。

为了消除丢失信息的风险，引入了各种过程，但是目前还没有引入可靠的自动系统。

所有已知技术的共同点在于，它们提供称为“电子邮件邮局”的中心部件。电子邮件邮局是存储电子邮件的中心场所--以及各种角色围绕此构建了不同的特征。

所有可用系统的共同点还在于，在电子邮件邮局处所接收的电子邮件被转发到一个或多个私人用户邮箱--就如普通纸制邮件将在普通邮局被操作一样。

接着经由电子邮件“客户端”来读取电子邮件，电子邮件“客户端”是与电子邮件邮局软件相兼容的软件。作为一个例子，最普遍使用的邮件客户端是微软的“Outlook”以及最普遍使用的电子邮件邮局是微软的“Exchange”。

除非各个用户专门允许此，他们将不会看见彼此的邮箱。这使得真正的协作很困难并且把公司关键的信息留在了个人用户的邮箱中--而缺乏适当的中心存储和安全性。

以上的实际效果是，特定用户的所有电子邮件通信都存储在该用户邮箱里面。服务器将有力地私人保护存储在邮箱里面的电子邮件。

换句话说，对每个邮箱的内容的访问是受服务器保护的，并且访问只在每用户的基础上被允许。

在如今的多用户商业环境中，这种私人保护产生了问题，因为分区功能不匹配实际的商业要求。商业交易在公司之间做出，而与参与协商的个人无关。因此，需要查看存储在其它用户邮箱中电子邮件。

用户试图通过转送和抄送电子邮件来处理这种情况，因此增加了需要处理的电子邮件的负载。

邮件管理系统的例子可从US6,615,241B1和US2003/0061209A1中得知。从US6,615,241B1得知一种以通信为中心的电子邮件管理系统，其中还存在每个客户端能建立消息通信关系的可能性。但是，这没有减少在多用户环境中需要被处理的电子邮件的负载，而仅仅通过每个个人用户的通信而使电子邮件的组织自动化。

发明内容

因此，本发明的目的是提供一种用于在多用户环境中组织电子邮件的自动处理系统。

通过本发明，所认识到的根本原因实际上是，以邮箱中心方式来存储和处理电子邮件。本发明提议完全去除邮箱。

由此，通过用于处理共享多用户环境中电子邮件的电子邮件管理系统实现了该目的，其中进入电子邮件被发送到外部通信者并从外部通信者接收，所述系统包括具有中心存储装置的公共邮件服务器，其中用户的电子邮件项被存储并可能被检索，所述系统包括：

检测装置，用于为专门用户组监控邮件服务器上进站和出站的电子邮件流，并且截取进站和出站的电子邮件；

日志记录装置，用于为每个所截取的电子邮件创建电子邮件信息数据(元数据)组的通知记录；

电子邮件管理数据库(EMM DB)，用于在关系数据库中存储所述通知记录和关联的电子邮件，使得在多用户环境中的用户通过搜索查询可访问通知记录和关联的电子邮件；和

装置，用于通过定义搜索请求查询并向搜索引擎提交所述搜索请求，来根据电子邮件管理数据库中的通知记录建立电子邮件日志，以便从电子邮件管理数据库中的通知记录中选择用户定义的信息数据序列。

通过根据本发明的系统，提供了一种用于多用户环境的电子邮件系统，其中连同搜索机构提供了电子邮件数据库，使得电子邮件项是可搜索的，而与服务器和客户端无关。诸如Microsoft Exchange、Lotus Notes和Novell GroupWise的已知技术，从各种数据源，通常为互联网或局域网接收电子邮件。电子邮件被递送到一个或多个电子邮件邮箱。根据本发明的电子邮件管理(EMM)系统，该邮箱范例不在存在，因为所接收和发送的电子邮件被检测并被递送到电子邮件管理数据库，并且实际上没有被转发到个人用户的邮箱。相反，EMM系统的个人用户通过执行多个搜索查询来访问EMM数据库中的电子邮件。这些搜索查询可是预定义的，也可以是专设的。

尽管现实中的传统邮箱范例在根据本发明的EMM系统中不存在，但是个人用户可通过根据EMM数据库中预定义的搜索建立日志来模拟这种传统邮箱。例如，搜索在通知记录的数据字段“To”、“Cc”或“Bcc”中存在对用户自己的名字的电子邮件，所得到日志等效于传统电子邮件系统中已知的传统收件箱。类似地，可建立“发送项”日志。

但是，根据本发明的电子邮件管理系统的唯一优点在于，可建立任何类型的日志，而与接收者或发送者无关。可如此理解，与只支持一种方式检索电子邮件，即直接递送到邮箱的传统系统相反，根据本发明的EMM系统考虑了无限多个方式来检索电子邮件。

通过根据本发明的EMM系统，EMM系统中的可能性考虑了组织内的全新想法，其可提高组织的输出，诸如客户服务、生产率和利润率，这就促进了组织内部门间的协作。

例如，通过EMM系统就可能建立包含与特定客户、特定文件号、特殊标题等有关的所有电子邮件通信的日志。由此，为了检索信息，多用户环境中的用户不依赖于彼此在组织中的存在，并且通过将有关电子邮件转发给所有有关同事来消除或至少基本上减小例如是因为同事休假、离开了组织或没有共享信息引起的不能得到有关特定活动的所有有关信息的风险。

通过传统电子邮件系统日志记录邮件的困难源自所接收和发送的电子邮件被递送到个人邮箱，随后电子邮件在邮件服务器的“邮局”中不再可访问的原则。传统电子邮件邮局可被当作为路由机构而不是数据库。传统电子邮件系统的设计在历史上基于的是对等通信，其中信息通常在两个个人之间交换。邮箱概念是传统系统的基本设计部件，但通过本发明，认识到这个基本概念阻止了成功地试图使电子邮件系统适应于IT协作系统，在IT协作系统中信息被归档和日志记录并且多个用户可访问。

根据本发明的EMM系统中的电子邮件存储提供许多上述的许多优点。还认识到，其有利于提供足够大存储容量以便没有电子邮件因为缺乏组织中中心服务器的存储容量而被删除。所需要的存储空间还被最小化，因为只需要存储电子邮件的一份拷贝，即使要将其发送给多个接收者。通过不在EMM系统中提供删除功能，将唯一的完整电子邮件文档提供给安装有根据本发明的EMM系统的组织。

在根据本发明的实施例中，检测装置包括用于格式化每个所截取的电子邮件的装置。而且，该格式化的电子邮件被拷贝到电子邮件管理数据库(EMM DB)。由此，电子邮件以可搜索的格式存储在数据库中。

优选地，EMM数据库是关系数据库，优选地运行在SQL服务器上。由此，提供可搜索数据库结构以方便根据本发明的EMM系统的日志记录装置。

通知记录中的数据包括每个电子邮件的通知消息，所述通知消息优选地包含电子邮件头部信息数据，其包括下面数据的至少一个：

接收时间(日期)；

有关发送者的信息(“来自”)；

有关接收者的信息(“到达”)；

有关副本接收者的信息(“cc”)；

隐蔽副本接收者(“bcc”)；

消息识别；

参考数据，比如“答复”；

标题；

评论；和

关键字。

通知信息中的这些“元数据”存储在EMM数据库中，使得附着有通知记录的电子邮件是可容易识别的并且由此是可检索的。

优选地，EMM适于与任何基于SMTP协议的电子邮件系统合作。由此，根据本发明的EMM系统可在现存系统上实现为传统电子邮件系统的“附加”模块。

受检测装置支配的特定用户组优选地为多用户环境中的所有用户，其可以是至少两个用户。通过包含所有用户，即所有客户端到服务器，确保了所有电子邮件的全面日志记录。

认识到，多用户环境可以是多站点客户环境；具有本地客户端服务器或多用户环境的每个站点可以是单站点客户环境，具有单个客户端服务器。

优选地，用于建立日志的装置包括每个用户的电子邮件管理对话装置，用于指明电子邮件的到达和离开。通过该对话装置(Toaster)，可进行用户和EMM系统之间的交互，并为用户设置标记以指明要日志记录的电子邮件。通过术语“日志记录”是指一种操作，其中用户判断电子邮件是否对于搜索结果可用。对话装置可用来寻找为每个到达和离开的电子邮件进行日志记录的用户允诺。对话装置可包括通知调度器，其具有用于更新日志记录装置的装置，所述更新装置包括预定义的可日志记录的接受标准。该可日志记录的接受标准要么是，如果特定电子邮件发送给多个用户，则所有用户必须接受要日志记录的特定电子邮件；要么如果只有一个用户接受用于日志记录的特定电子邮件，则执行日志记录。

在可替换的实施例中，对话装置可用于为每个到达和离开的电子邮件自动进行日志记录。

在本发明的优选实施例中，可建立多个日志，并且可通过用布尔算子比较所述多个日志中两个或更多的日志来建立组合的日志。

本发明还涉及如前面在本发明的第一方面中所述的管理系统上的多用户环境中的电子邮件的方法。在本发明的第三个方面中，包含计算机可读程序代码的计算机可读介质，计算机可读程序代码用于操作计算机装置以便使计算机系统执行根据本发明管理电子邮件的方法并由此在计算机系统上实现根据本发明的EMM系统。

不是将邮件从邮局传到个人邮箱中，而是将所有电子邮件放置在中心邮件存储装置中。这意味着公司接收的每个邮件都放置在中心存储装置中而与接收者无关。同样，任何用户发送的每个邮件都放置在存储装置中。

用户可接着在整个邮件存储装置上执行搜索，以快速且精确地获得例如与特定客户的整个电子邮件对话的概观。取决于如何实现本发明，搜索结果在邮件客户端、ERP系统内、CRM系统内等可显示为文件夹。

诸如此的搜索通常称为信息“拉出”。本发明的实现还可以提供信息“推入”，使得在没有用户交互的情况下将信息提供给用户。这例如可以是这样的用户，如果从特定帐号接收或向特定帐号发送邮件，则该客户已经请求邮件存储装置通知他/或她。

若干调查指明，电子邮件不仅是与客户通信的优选方式--电子邮件还包含商业重要信息。

利用本发明，组织可避免

-不能遵守政府规定

-由于不能产生文档而引发财务风险

-跟踪电子邮件的过多时间消耗

-缺乏真正的团队协作

-由于缺乏协调而导致顾客不满意

-CC邮件的过分使用

而且还给了它们益处，比如

-遵守公共规定

-容易访问客户对话

-自动电子邮件处理，进站和出站的

-有效和容易的客户管理

-当同事离开时快速知晓传输

-集中在商业上的时间

利用本发明，还是有可能“模拟”邮箱--允许支持现有电子邮件客户端软件和工作方式。

在hbrandt@oppsol.com的收件箱可例如用于下面在电子邮件存储装置中的搜索(伪SQL语法)来模拟：

BEGIN

SELECT * FROM EMM_DATABASE WHERE TO_FIELD CONTAINS ″hbrandt@oppsol·com″

SELECT * FROM EMM_DATABASE WHERE CC_FIELD CONTAINS″hbrandt@oppsol·com″

SELECT * FROM EMM_DATABASE WHERE BCC_FIELD CONTAINS″hbrandt@oppsol.com″

SORT BY DATE

END

该搜索将列出所有电子邮件，其中“hbrandt@oppsol.com”显示在电子邮件的TO、CC或BCC字段中--即看上去就像当今的收件箱。

传统电子邮件邮局系统中的交叉邮箱搜索实际上不可能执行。这使真正的协作和中心电子存储成为巨大的挑战。

通过本发明，这些问题得到解决并且根据本发明的电子邮件管理系统。

附图说明

下面，参考本发明的优选实施例并参考附图来进一步描述本发明，在附图中：

图1是传统电子邮件系统的原理图；

图2是根据本发明的邮件系统的原理图；

图3是根据本发明的优选实施例的电子邮件管理系统的示意结构图；

图4是根据本发明的优选实施例的电子邮件管理系统的示意图；和

图5是用于接收和日志记录电子邮件的数据流的表示图。

具体实施方式

如图1所示，在具有多个用户的组织中的传统邮件系统中，电子邮件项10被接收并存储在接收者的所分配的存储空间20中。邮件在接收者的收件箱30中显示，其中邮件可被读取和转发(参看箭头40)到组织的其它成员31。如果邮件项没有被转发，则其它成员31不能访问邮件中的信息。

如图2原理地示出，这个问题是用根据本发明的邮件处理系统来克服的。如图2所示，进入邮件10存储在电子邮件管理数据库50(EMMDB)中。在EMM数据库50中，有可能执行动态搜索60，由此访问组织中计算机网络的用户可获得对以电子邮件方式传递给组织中任何成员32的有关信息的访问。定义搜索结构，使得在计算机网络中的工作站处，用户可定义搜索查询并检索符合该搜索查询中定义的用户所确定标准的所有电子邮件。

搜索查询可包括发送到计算机网络上的用户的邮件地址的电子邮件/从所述地址接收的电子邮件。检测装置(ECA)捕获交换服务器上所有进入和离开的电子邮件。通过日志记录装置(EMP)为每个邮件创建包括元数据集合的通知记录。所述通知记录存储在EMM数据库中。

根据本发明的EMM(电子邮件管理)应用对规定用户组，比如服务器上的所有用户的进入和离开电子邮件监控计算机网络中的交换服务器。监控的电子邮件存储在中心数据库的内部。在执行电子邮件的保存的同时，通知还被发送到已登录EMM的用户的显示系统，指明电子邮件的到达/离开并寻找用户对于日志记录的允诺。基于EMM用户的响应，日志记录电子邮件。EMM用户没有在预定义窗口中应答其通知显示的情况被存储在EMM存储装置的工作队列中。用户可通过显示器访问工作队列并且可在后来方便的时间周期中日志记录电子邮件。

为了便于理解本发明，下面提供理论背景阐述：

定义：

电子邮件可被表述为元组，包含：

(1.1)

[s，r，d，m]

其中s是发送者电子邮件地址集合，r是接收者电子邮件地址集合，d是附加头部(信封)数据集合，并且m是实际消息。

电子邮件地址可具有多种不同的格式，为了本文献的目的，我们假设它们根据RFC2822(http://www.faqs.org/rfcs/rfc2822.html)中规定的规则被格式化为字符串。RFC2822区别：TO：，CC：和BCC：接收者，为了本发明的目的，我们考虑r是三个电子邮件地址集合的联合。集合A被定义为所有可能已知电子邮件地址的集合，例如RFC2822格式的电子邮件地址。

因此：

sA并且rA

集合d，如RFC2822中规定的包含任何附加的信封信息，比如：发送的数据、服务器路径等，作为头部字段。集合D被定位所有可能信封信息的集合，例如由RFC2822规定的列表。

因此：

dD

元素m可包含任何种类的信息，对于本文献的目的，格式是无关紧要的，假设其是根据RFC2822或管理MIME格式的电子邮件的RFC(RFC2045，RFC2046，RFC2048，RFC2049)直接格式化的字符序列。集合M被定义为可经由上面RFC定义的消息集合。

因此

mM

传统电子邮件服务器系统执行两个主要的操作，其发送电子邮件或接收电子邮件。存在多个处理这些操作的协议。最流行的是由IETF的定义的协议。

SMTP(RFC2821/RFC22)、POP(RFC1939)、IMAP(RFC2060)主要用于处理电子邮件和电子邮件的传输。协议可大致分为两个不同的组，中心邮件接收和电子邮件到用户的递送。SMTP负责中心地接收电子邮件，并将其存储在数据库中。POP3和IMAP是用于能够从中心数据库检索电子邮件的协议。所使用的实际协议对于本发明并不重要。

重要的事情是注意，传统地将所有电子邮件当作为用户中心的，即，电子邮件被当作为类似于传统邮局邮件。其由接收代理(SMTP)接收，存储和私有保护。经由邮箱隐喻来处理该私有保护。即，电子邮件被分配给一个或多个邮箱，并且对邮箱的访问被当作特权动作，其要求至少口令有效。

因此，电子邮件服务器将在接收到电子邮件时检查接收方集合，并且根据已知邮箱的列表来将电子邮件发送给多个邮箱。

类似地，发送电子邮件将使所发送的电子邮件存储在发送方的邮箱中。

因此，电子邮件服务器可被描述为元组[e，b]，其中e是在服务器上存储的电子邮件集合，并且b是邮箱集合。邮箱可被看作为电子邮件集合的划分，其中be，注意到划分不是优选的，因此不满足等式

上述的实际效果在于，特定用户的所有电子邮件通信存储在该用户邮箱内。服务器将有力地隐私保护存储在邮箱中的电子邮件。

换句话说，对每个b的内容的访问受到服务器保护，并且只在每用户的基础上才允许访问。

在当前多用户商业环境中，隐私保护引起了问题，由于划分功能不匹配实际商业要求。商业交易在公司之间做出，而与参与协商的个人无关。因此，需要查看存储在其它用户邮箱中电子邮件。

用户试图通过转发并抄送电子邮件来处理该情况，因此增加了需要处理的电子邮件负载。

根本原因实际上是，以邮箱中心方式来存储和处理电子邮件。本发明提议完全去除邮箱。

一旦从服务器移除邮箱，则显著地简化电子邮件的接收和发送，因为不存在有关向邮箱分配的考虑。

但是，使得查看有关邮件更加复杂。传统地，邮箱不仅用于隐私保护目的，而且还作为静态过滤机制，用于降低提供给用户的电子邮件容量。

因此，必须引入新的过滤机制。

我们提出了更好的服务器配置会是[e，j]，其中e还是服务器上电子邮件的全集，但是j不再是静态实体，而描述动态查询集合。

本发明建议基于搜索标准来动态地查询数据库，以匹配(1.1)中描述的任何属性。所建议的查询语言类似于SQL，并允许这样的查询：

SELECT * FROM emails WHERE RECEIVED_DATE BETWEEN(@Today@LastMonth)AND SUBJECT IS LIKE`％Delgano project％′

上述查询将返回最近一个月以来所有电子邮件，而与发送者和接收者无关，这与名为Delgano的项目有关。

基于列名称：RECEIVED_DATA、SUBJECT等，查询引擎将搜索(1.1)中元组的元素之一。

一些查询如此频繁执行以使得永久地存储是可行的。这些永久存储的查询被定义为日志。

我们认识到，多个用户将对于包含新的电子邮件范例而犹豫，其中，传统邮箱不存在，同样地，服务器管理员将对于安装新的电子邮件基础结构服务器犹豫，因此必须实现多个迁移设备。

首先，注意到通过存储日志，进行下列搜索查询来模拟传统邮箱是重要的：

SELECT*FROM emails WHERE TO CONTAINS`<useremailaddress>′OR

CC CONTAINS`<useremailaddress>′OR

BCC CONTAINS`<useremailaddress>′OR

FROM CONTAINS`<useremailaddress>′

为每个用户创建包含上述查询的日志将满足最终用户不愿意放弃他/她的个人邮箱，因为对于所有打算和目的，他仍然具有邮箱。

因此，来自服务器的电子邮件的用户请求可被看作为计算下列函数：

f ([e, j], q) = \{\begin{matrix} {a &Element; e | g (a, j_{q}) = 1}, whereq &Element; N \\ {a &Element; e | g (a, q) = 1}, whereq &NotElement; N \end{matrix}

即，如果q是自然数，其用作为预定义查询集合中的索引，否则q被假设为特定查询。函数g是指示符函数，如果a匹配规定的搜索标准，其返回1，否则其返回0。

服务器管理员将需要确保其邮件服务器将继续工作，而与正使用的新系统无关。因此，需要嗅探器，其将不断对于电子邮件通信量监控电子邮件服务器，将电子邮件数据快照到EMM系统。

参考图3，示意性描述根据本发明的优选实施例的电子邮件管理器(EMM)的子系统。

数据存储：

EMM核心处存储两个数据：

1.EMM-DB。这是主数据存储装置。EMM-DB包含从ECA接收的所有电子邮件。EMM-DB还包含由使用EMM应用创建的所有元数据。

2.QUERY-DB。这是包含预定义和特定创建的EMM查询的数据存储装置。预定义查询可以是收件箱模拟查询。特定查询可以是对所有来自特定客户/到特定客户的请求。

这两个数据存储装置可容易地驻留在同一物理服务器上--并优选地在SQL环境中。

EMM访问控制(EAC)：

EAC是特定于环境的安全机制，其准许/拒绝特定EMM用户访问EMM-DB和QUERY-DB中的项。这将考虑保护机密信息。在微软环境中，EAC将是对活动目录(AD)的扩展。

EMM捕获代理(ECA)：

ECA负责捕获来自电子邮件源的电子邮件并且将它们存储在EMM-DB中。电子邮件源可以是通用目的的电子邮件系统，比如诸如Microsoft Exchange、Lotus Notes和Novell GroupWise。电子邮件源还可以是直接SMTP(简单邮件传输协议)源。

EMM元数据提供者(EMP)：

EMP是特定于环境的应用，其将元数据附加到EMM-DB中的电子邮件。

EMM查询生成器(EQB)：

EQB是特定于环境的应用，用于创建预定义和特定查询。

查询结果格式化器(QRF)：

QRF是特定于环境的应用，其显示来自QUERY-DB的相对于EMM-DB的查询结果。QRF可将结果在移动设备等上显示为用户电子邮件应用(比如微软Outlook)中的文件夹、为网页、为工作表中的数据列表、为ERP系统(比如微软Navision)的扩展，为CRM系统(比如微软ERM)的扩展。

参考图4，通知记录52包括电子邮件10和关联的元数据54的集合。通知记录52存储在EMM数据库50中。通过元数据54的内容，电子邮件10是可搜索的，并且其可在用户定义的日志62中选择。用户规定的日志62可通过定义搜索查询70来建立，搜索查询70包括一个或多个搜索标准72、74。搜索标准可与任何类型的布尔算子，比如“与”、“或”、“与非”比较。

第二日志64可通过比较两个或多个搜索62.1；62.2来建立，以便形成新的日志64。以这种方式，动态搜索机构允许用户在EMM数据库中对有关电子邮件执行高级搜索。

根据本发明的EMM系统中存储电子邮件提供如上述的许多优点。还认识到，其有利于提供足够大存储容量以便没有电子邮件因为缺乏组织中中心服务器的存储容量而被删除。所需要的存储空间还被最小化，因为只需要存储电子邮件的一份拷贝，即使要将其发送给多个接收者。通过不在EMM系统中提供删除功能，将唯一的完整电子邮件文档提供给安装有根据本发明的EMM系统的组织。

Claims

1.一种用于处理共享多用户环境中电子邮件的电子邮件管理系统，其中用户的进入电子邮件被发送到外部通信者并从外部通信者接收，所述系统包括具有中心存储装置的公共邮件服务器，其中用户的电子邮件项被存储并可能被检索，所述系统包括：

日志记录装置，用于为每个所截取的电子邮件创建电子邮件信息数据组的通知记录；

2.权利要求1的系统，其中检测装置包括用于格式化每个所截取的电子邮件的装置。

3.权利要求2的系统，其中检测装置还包括用于将格式化的电子邮件拷贝到电子邮件管理数据库(EMM DB)的装置。

4.权利要求1到3中任意一个的系统，其中电子邮件管理关系数据库在SQL服务器上运行。

5.权利要求1到4中任意一个的系统，其中用于建立日志的装置涉及根据至少一个选择标准来在通知记录中搜索，以便建立在电子邮件管理数据库中的条目之间的电子邮件日志。

6.权利要求5的系统，其中通知记录中的数据包括每个电子邮件的通知消息，所述通知消息包含电子邮件头部信息，其包括下面数据的至少一个：接收时间(日期)；有关发送者的信息(“来自”)；有关一个或多个接收者的信息(“到达”)；有关副本接收者的信息(“cc”)和/或隐蔽副本接收者(“bcc”)；消息识别；参考数据，比如“答复”；标题；评论和关键字。

7.权利要求1到6中任意一个的系统，其中所述电子邮件管理系统(EMM)适于与基于SMTP协议的电子邮件系统合作。

8.权利要求1到7中任意一个的系统，其中受检测装置支配的特定用户组是多用户环境中的所有用户，其可以是至少两个用户。

9.权利要求1到8中任意一个的系统，其中多用户环境是多站点客户环境，每个站点具有本地客户端服务器。

10.权利要求1到9中任意一个的系统，其中多用户环境是单站点客户环境，具有单个客户端服务器。

11.权利要求1的系统，其中用于建立日志的装置包括每个用户的电子邮件管理对话装置，用于指明电子邮件的到达和离开。

12.权利要求11的系统，其中所述对话装置用来寻找为每个到达和离开的电子邮件进行日志记录的允诺。

13.权利要求11的系统，其中所述对话装置用来为每个到达和离开的电子邮件自动进行日志记录。

14.权利要求1到13中任意一个的系统，其中电子邮件日志记录装置包括：

-通知队列

-通知服务器

-通知加载器

-通知调度器，和

-电子邮件管理关系数据库存储装置。

15.权利要求14的系统，其中通知调度器包括用于更新日志记录装置的装置，所述更新装置包括预定义的可日志记录的接受标准。

16.权利要求14的系统，其中所述可日志记录的接受标准要么是，如果特定电子邮件发送给多个用户，则所有用户必须接受要日志记录的特定电子邮件；要么如果只有一个用户接受用于日志记录的特定电子邮件，则执行日志记录。

17.权利要求1到16中任意一个的系统，其中用于建立电子邮件的日志的装置适于提供多个日志。

18.权利要求17的系统，其中通过用布尔算子比较所述多个日志中两个或更多的日志来建立日志。

19.一种对共享多用户环境中的电子邮件进行日志记录的方法，其中用户的进入电子邮件被发送到外部通信者并从外部通信者接收，所述系统包括具有中心存储装置的公共邮件服务器，其中用户的电子邮件项被存储并可能被检索，所述系统包括：

监控邮件服务器上去往和来自服务器用户的进站和出站的电子邮件流，并且截取进站和出站的电子邮件的至少一个选择；

为每个所截取的电子邮件创建电子邮件信息数据组的通知记录；并在电子邮件管理关系数据库(EMM DB)中存储所述通知记录和关联的电子邮件，使得在多用户环境中的用户通过搜索查询可访问通知记录和关联的电子邮件；

通过定义搜索请求查询并向搜索引擎提交所述搜索请求，来根据电子邮件管理数据库(EMM DB)中的通知记录建立用于特定的电子邮件日志，以便从电子邮件管理数据库中的通知记录中选择用户定义的信息数据序列。

20.权利要求19的方法，包括格式化每个所截取的电子邮件。

21.权利要求20的方法，其中将所述格式化的电子邮件拷贝到电子邮件管理数据库(EMM DB)。

22.权利要求19的方法，其中用于建立日志的步骤包括每个用户的电子邮件管理对话装置，用于指明电子邮件的到达和离开。

23.权利要求22的方法，其中所述对话装置用来寻找为每个到达和离开的电子邮件进行日志记录的允诺。

24.权利要求22的系统，其中所述对话装置用来为每个到达和离开的电子邮件自动进行日志记录。

25.权利要求1到24中任意一个的方法，其中电子邮件日志记录步骤包括更新日志记录装置，所述更新装置包括预定义的可日志记录的接受标准。

26.权利要求25的方法，其中所述可日志记录的接受标准要么是，如果特定电子邮件发送给多个用户，则所有用户必须接收要日志记录的特定电子邮件；要么如果只有一个用户接受用于日志记录的特定电子邮件，则执行日志记录。

27.权利要求19到26中任意一个的方法，其中用于建立电子邮件的日志的步骤适于提供多个日志。

28.权利要求27的方法，其中通过用布尔算子比较所述多个日志中两个或更多的日志来建立组合的日志。

29.一种具有计算机可读程序代码装置的计算机可用介质，该计算机可读程序代码装置提供在共享多用户环境中日志记录电子邮件的电子邮件管理系统，其中用户的进入电子邮件被发送到外部通信者并从外部通信者接收，所述系统包括具有中心存储装置的公共邮件服务器，其中用户的电子邮件项被存储并可能被检索，所述计算机可读程序代码包括：

用于提供检测装置的计算机程序代码装置，该检测装置用于监控邮件服务器上去往和来自服务器用户的进站和出站的电子邮件流，并且截取进站和出站的电子邮件的至少一个选择；

用于提供日志记录装置的计算机程序代码装置，该日志记录装置用于为每个所截取的电子邮件创建电子邮件信息数据组的通知记录，并在电子邮件管理关系数据库(EMM DB)中存储所述通知记录和关联的电子邮件，使得在多用户环境中的用户通过搜索查询可访问通知记录和关联的电子邮件，所述电子邮件管理关系数据库(EMMDB)用于以多用户环境中的用户可访问的方式来至少存储所述通知记录和每个电子邮件；

用于提供如下装置的计算机程序代码装置，该装置用于通过定义搜索请求查询并向搜索引擎提交所述搜索请求，来根据电子邮件管理数据库(EMM DB)中的通知记录建立用户特定的电子邮件日志，以便从电子邮件管理数据库中的通知记录中选择用户定义的信息数据序列。