DE10318373A1

DE10318373A1 - Personalized e-mail sending method in which different user-marked e-mail sections are selected for sending to different groups of recipients using a selection tool

Info

Publication number: DE10318373A1
Application number: DE2003118373
Authority: DE
Inventors: Eva Saar
Original assignee: Deutsche Telekom AG
Current assignee: Deutsche Telekom AG
Priority date: 2003-04-14
Filing date: 2003-04-14
Publication date: 2004-12-16

Abstract

Method for sending personalized e-mails in which individual sections, e.g. greeting rows, text rows or attachments, can be selected for sending to different recipients of the e-mail. Accordingly the sender marks particular row positions in the e-mail that correspond to sections that can be selected using a selection tool for incorporation in an e-mail to a particular recipient. The invention also relates to a corresponding tool for carrying out the inventive method.

Description

Die Erfindung betrifft ein Verfahren und ein dessen Durchführung ermöglichendes Tool für das Versenden personalisierter E-Mails. Dabei ermöglicht es die Erfindung, ausgewählte Teile einer für eine Mehrzahl von Empfängern (Empfängergesamtheit) bestimmten E-Mail, wie Betreffzeilen, Textzeilen oder angehängte Dateien (Attachments), selektiv an nur einige, durch den Versender der E-Mail vorgebbare Empfänger der Empfängergesamtheit zu versenden. Gemäß einer bevorzugten Ausführungsform der Erfindung geschieht dies unter Einhaltung des Standardprotokolls SMTP für die E-Mail-Übertragung.The The invention relates to a method and a method which enables its implementation Tool for sending personalized emails. It makes it possible the invention, selected Parts one for a plurality of recipients (Receiver entirety) certain emails, such as subject lines, text lines or attached files (Attachments), selectively to only a few, by the sender of the email predeterminable recipients of the recipient population to send. According to one preferred embodiment According to the invention, this is done in compliance with the standard protocol SMTP for the email transmission.

Gebräuchliche E-Mail-Clients ermöglichen es ihren Benutzern eine E-MaiI gleichzeitig an mehrere Empfänger zu versenden. Dies geschieht durch die Angabe mehrerer Empfänger in der eigentlichen Empfängerzeile oder in den gegebenenfalls für die Angabe von Kopieempfängern (Bb und/oder Cc) der E-Mail vorgesehenen Adressierungszeilen des Clients. Zum Versenden einer solchen E-Mail baut der E-Mail-Client des Versenders eine Verbindung zu einem Mailserver auf, an welchen die E-Mail zunächst übertragen wird. Nach der Auswertung entsprechender Steuerinformationen, den sogenannten Headerzeilen der E-Mail, baut der Mailserver jeweils zu entsprechenden Mailservern der Empfänger eine Verbindung auf und übermittelt die E-Mail an diese einzelnen Mailserver.common Enable email clients it sends its users an E-MaiI to multiple recipients at the same time to ship. This is done by specifying multiple recipients in the actual recipient line or in where appropriate for the specification of copy recipients (Bb and / or Cc) of the email address lines provided by the Clients. The email client builds to send such an email the sender connects to a mail server on which transfer the email first becomes. After evaluating the relevant tax information, the The mail server builds the so-called header lines of the email to the recipient's corresponding mail servers and transmits them the email to these individual mail servers.

Häufig besteht jedoch der Wunsch, bestimmte Teile einer an mehrere Empfänger gerichteten E-Mail zu personalisieren, also zwar eine E-Mail an eine Mehrzahl von Empfängern zu verfassen, aber gegebenenfalls bestimmte Teile der E-Mail nur an eine Auswahl aller angegebenen Empfänger zu übermitteln. Mit den derzeit gebräuchlichen Clients ist dies gar nicht oder nur bedingt möglich.Often there is however, the desire to have certain parts of one addressed to multiple recipients Personalize email, i.e. email to a majority of recipients to compose, but only certain parts of the email if necessary to be sent to a selection of all specified recipients. With the currently common This is not possible for clients at all or only to a limited extent.

Es sind Lösungen bekannt geworden, welche der dargestellten Anforderung teilweise dadurch gerecht werden, dass der Verwender einer an mehrere Empfänger gerichteten E-Mail in den Text der E-Mail sogenannte Platzhalter (Templates) einfügen kann, welche dann im Zuge des Versendens der E-Mail durch Einträge in einer dazu hinterlegten Datenbank ersetzt werden. Allerdings besteht diese Möglichkeit, soweit diesseits bekannt, nicht für jede beliebige Angabe bzw. Stelle einer E-Mail. Zudem ist die Handhabung für den Verfasser einer solchen E-Mail vergleichsweise umständlich und insoweit wenig anwenderfreundlich.It are solutions has become known which of the requirements shown partially do justice to the fact that the user addresses one to several recipients Email in the text of the email so-called placeholders (templates) insert which can then be entered in an email in the course of sending the email stored database to be replaced. However, this does exist Possibility, as far as this is known, not for any information or Place an email. In addition, the handling is such for the author E-mail comparatively cumbersome and so far not very user-friendly.

Hinweise bzw. Beispiele für derartige Lösungen finden sich im Internet beispielsweise unter http://www.lbetoolbox.com, http://www.coloradosoft.com/worldmrg/ oder http://www.best-downloads.de (E-Mail-Client MailOut).Hints or examples of such solutions can be found on the Internet at, for example, http://www.lbetoolbox.com, http://www.coloradosoft.com/worldmrg/ or http://www.best-downloads.de (email client MailOut).

Aufgabe der vorliegenden Erfindung ist es, eine Lösung zur Verfügung zu stellen, die es den Versendern von E-Mails ermöglicht, auf einfache Weise und komfortabel Teile einer E-Mail, welche für mehrere Empfänger bestimmt ist, jeweils nur an eine Auswahl aller Empfänger der E-Mail zu versenden.task The present invention is to provide a solution places that enable the senders of e-mails in a simple way and convenient parts of an email that is intended for multiple recipients is to only send to a selection of all recipients of the email.

Die Aufgabe wird durch ein Verfahren mit den Merkmalen des Hauptanspruchs gelöst. Ein der Lösung der Aufgabe und der Durchführung des Verfahrens dienendes Tool wird durch die Merkmale des ersten produkt- bzw. vorrichtungsbezogenen Anspruchs charakterisiert. Vorteilhafte Aus- und Weiterbildungen der Erfindung sind durch die jeweiligen Unteransprüche gegeben.The Task is accomplished by a process with the features of the main claim solved. One of the solution Task and implementation The tool used for the procedure is characterized by the features of the first characterized product or device-related claim. advantageous Training and further developments of the invention are by the respective under claims given.

Entsprechend dem vorgeschlagenen Verfahren zum Versenden personalisierter E-Mails, können ausgewählte Teile (Positionen) einer für eine Mehrzahl von Empfängern (Empfängergesamtheit) bestimmten E-Mail, wie Betreffzeilen, Textzeilen oder Attachments, nach einem im Wesentlichen in 3 Phasen zu unterteilenden Ablauf selektiv an nur einige, durch den Versender der E-Mail vorgebbare Empfänger (Empfängergruppe) der Empfängergesamtheit versendet werden. Der Ablauf lässt sich wie nachfolgend angegeben beschreiben.Corresponding the proposed procedure for sending personalized emails, can selected Parts (positions) one for a plurality of recipients (Receiver entirety) certain emails, such as subject lines, text lines or attachments, according to a process to be divided into essentially three phases selectively to only a few that can be specified by the sender of the email receiver (Recipient group) of the recipient population be sent. The process leaves describe yourself as indicated below.

Phase I: Der Versender markiert zunächst in der von ihm mittels eines E-Mail-Clients verfassten E-Mail (Ursprungsnachricht) eine solche, selektiv zu versendende Position und weist dieser die für ihren Empfang vorgesehenen Empfänger zu. Jede solchermaßen getroffene Auswahl wird auf ein Datenelement (Selektionskennzeichen) abgebildet. Dieses Selektionskennzeichen, welches zumindest einen eindeutigen Bezeichner für die ausgewählte Position sowie Bezeichner für den oder die für den Empfang dieser Position ausgewählten Empfänger enthält, wird innerhalb des Datenteils der Ursprungsnachricht abgelegt.phase I: The shipper marks first in the email (original message) he wrote using an email client such a position to be sent selectively and this has the for her Receiving intended recipient to. Any such way selection is made on a data element (selection indicator) displayed. This selection indicator, which has at least one unique identifier for the selected one Position and identifier for the or the for the reception of this position contains selected recipients, is within the data part the original message.

Phase II: Im Ergebnis der Auswertung aller in dem Datenteil der Ursprungsnachricht enthaltenen Selektionskennzeichen wird eine Tabelle (Zuordnungstabelle) aufgebaut, in der jedem Empfänger der E-Mail alle ihn betreffenden Positionen zugeordnet sind. Bei diesen Positionen handelt es sich um alle nicht (markierten und selektiv) zugewiesenen, also für alle Empfänger (Empfängergesamtheit) der E-Mail bestimmten Positionen der Ursprungsnachricht sowie um diejenigen Positionen denen der jeweilige Empfänger in der Phase I durch den Versender zugewiesen wurde.phase II: As a result of the evaluation of all in the data part of the original message selection indicator contained in a table (assignment table) built in the each recipient all positions relating to him are assigned to the email. at these positions are all not (marked and selectively assigned, i.e. for all recipients (Receiver entirety) of the email specific positions of the original message as well as those positions that the respective recipient in phase I through the Has been assigned to the shipper.

Phase III: Entsprechend dem Inhalt der Zuordnungstabelle wird eine der Anzahl der Empfängergruppen entsprechende Anzahl von E-Mails erzeugt, in deren Datenteil, jeweils die die jeweilige Empfängergruppe betreffenden Positionen aus der Ursprungsnachricht hineinkopiert werden. Dabei soll im Kontext der hier beschriebenen Lösung auch dann von einer Empfängergruppe gesprochen werden, wenn dieser nur ein Empfänger der Empfängergesamtheit angehört. Selbstverständlich umfasst die Phase III auch die Möglichkeit, dass in eine für eine bestimmte Empfängergruppe erzeugte E-Mail der gesamte Datenteil der Ursprungsnachricht hineinkopiert wird, sofern dieser Gruppe die gesamte ursprünglich verfasste E-Mail (gegebenenfalls also auch einschließlich Betreffzeile und Attachments) zugedacht ist.phase III: According to the content of the assignment table, one of the Number of recipient groups corresponding number of emails generated, in their data part, each that affect the respective recipient group Positions are copied from the original message. there in the context of the solution described here should also be from a recipient group be spoken if this is only a recipient of the recipient population belongs. Of course Phase III also includes the possibility that in one for a specific group of recipients generated e-mail copied the entire data part of the original message provided that this group receives all of the original email (if applicable including also Subject line and attachments) is intended.

Die gemäß der 3 Phasen aus der Ursprungsnachricht erzeugten E-Mails werden schließlich an die betreffenden Empfänger versendet.The according to the 3rd Phases generated from the original message are eventually sent to the recipients concerned sent.

Entsprechend einer bevorzugten Variante des Verfahrens werden alle drei zuvor dargestellten Ablaufphasen durch eine Routine des E-Mail-Clients des Versenders der E-Mail ausgeführt. Folglich wird an den Mailserver eine Anzahl SMTP-konformer E-Mails übermittelt, welche der Anzahl der in der Ursprungsnachricht angegebenen Empfängergruppen entspricht. Durch den Mailserver werden diese E-Mails schließlich an die Mailserver der einzelnen Empfänger weiterleitet.Corresponding A preferred variant of the method is all three beforehand Process phases shown by a routine of the email client of the sender of the email. As a result, a number of SMTP-compliant e-mails are sent to the mail server corresponds to the recipient groups specified in the original message. By the mail server will eventually send these emails to the mail server of the individual recipient forwards.

Gemäß einer anderen Variante werden nur die Phase I oder die Phasen I und II durch eine entsprechende Routine des E-Mail-Clients ausgeführt. Die Phasen II und III bzw. nur die Phase III werden hingegen auf dem Mailserver durchgeführt, an welchen die E-Mail durch den E-Mail-Client übertragen wird. Die einzelnen, von diesem Mailserver in der Phase III erzeugten E-Mails werden schließlich an die Mailserver der Empfänger übermittelt. Dazu wird am Ende der Phase I bzw. der Phase II an den Mailserver eine E-Mail übertragen, deren Datenteil um ein oder mehrere Selektionskennzeichen erweitert ist, wobei die Selektionskennzeichen jeweils ein ihnen bei der Durchführung der vorhergehenden Phasen zugeordnetes Kommandowort enthalten. Dieses Kommandowort veranlasst den Mailserver jeweils zur Durchführung der in Phase II und III bzw. nur der Phase III erforderlichen Schritte. Allerdings wird mit dem Hinzufügen dieses Kommandoworts der SMTP-Standard zum Versenden von E-Mails verlassen. Folglich kann es sich bei dem Mailserver nicht um einen Standard-Mailserver handeln, vielmehr muss dieser so ausgelegt sein, dass die um die Selektionskennzeichen erweiterte E-Mail verarbeiten und die Phasen II und III bzw. die Phase III ausführen kann. Ein Vorteil besteht allerdings darin, dass das Transfervolumen zwischen Mail-Client und Mailserver geringer ist, da der Mailtext nur einmal gesendet werden muss. Die Zusatzinformationen (Selektionskennzeichen mit jeweils einem sie als solche kennzeichnenden und ihre Verarbeitung ermöglichenden Kommandowort) erzeugen zwar auch zusätzliche Daten, diese dürften aber oft weniger umfangreich sein als die eigentlichen Mail-Daten.According to one only phase I or phases I and II become another variant executed by an appropriate routine of the email client. The Phases II and III or only Phase III, however, are on the Mail server performed, to which the email is transmitted by the email client. The single ones, Emails generated by this mail server in phase III finally transmitted to the recipient's mail server. For this purpose, at the end of phase I or phase II to the mail server sent an email whose Data part is expanded by one or more selection indicators, where the selection indicators are assigned to you when you execute the command word assigned to previous phases. This Command word causes the mail server to carry out the steps required in phases II and III or only phase III. However, with the addition this command word is the SMTP standard for sending e-mails leave. As a result, the mail server cannot be one Act standard mail server, rather it must be designed so that the e-mail enhanced with the selection indicator is processed and can carry out phases II and III or phase III. One advantage, however, is that the transfer volume between Mail client and mail server is lower because the mail text only once must be sent. The additional information (selection indicator each with a characterizing them as such and their processing enabling Command word) also generate additional data, but this is likely often be less extensive than the actual mail data.

Entsprechend einer Möglichkeit der Verfahrensführung wird die erste Phase während des Editierens der E-Mail ausgeführt und die Phasen II und III werden nach dem Erteilen eines Befehls zum Versenden der E-Mail abgearbeitet.Corresponding one way the conduct of the procedure becomes the first phase during editing the email and phases II and III are completed after an order is issued processed to send the email.

Neben dem Vorteil der SMTP-Kompatibilität ermöglicht es jedoch die erste, zuvor dargestellte Verfahrensvariante, bei der alle Phasen vom E-Mail-Client durchgeführt werden, in vorteilhafter Weise, sowohl die Phase I als auch die Phase II während des Editierens der E-Mail und nur die Phase III nach dem Erteilen des Befehls zum Versenden der E-Mail auszuführen. Dies ist insoweit vorteilhaft als dabei die Phasen I und II quasi parallel ausgeführt werden können, indem unmittelbar nach dem Markieren einer Position der Ursprungsnachricht und Zuweisung der für ihren Empfang bestimmten Empfänger eine Aktualisierung der Zuordnungstabelle erfolgt.Next However, the advantage of SMTP compatibility enables the first previously described method variant, in which all phases from the e-mail client carried out are, advantageously, both phase I and Phase II during editing the email and only phase III after issuing the command to send the email. In this respect, this is advantageous than phases I and II are carried out almost in parallel can, by immediately after marking a position of the original message and allocation of for their recipient determined their reception the assignment table is updated.

Als Bezeichner für eine ausgewählte, selektiv nur an einige Empfänger zu versendende Position der Ursprungsnachricht dient vorteilhafter Weise deren absolute, durch Zählen der Zeichen ermittelte Position innerhalb des Datenteils. Dabei sind auch in diesem Zusammenhang von dem Begriff Position Attachments mitumfasst, welche bei einer E-Mail als Daten an den E-Mail-Text angehängt werden und so ebenso hinsichtlich ihrer Absolutposition bezeichnet werden können. Für Attachments können als Bezeichner aber auch deren jeweilige Dateinamen Verwendung finden. Als Bezeichner für die Empfänger einer (ausgewählten) Position wird zweckmäßiger Weise deren E-Mail-Adresse verwendet.The absolute position of the original message, determined by counting the characters, advantageously serves as an identifier for a selected position of the original message that can only be sent to a few recipients. In this context, the term position attachments is also included in this context, which is attached to an email as data to the email text and can thus also be referred to in terms of its absolute position. For attachments, their respective file names can also be used as identifiers. As an identifier for the recipients of a (selected) position their email address will be used appropriately.

Das vorgeschlagene Verfahren sieht vor, dass die Zuordnung der Empfänger einer Position zu der entsprechenden Position dadurch erfolgt, dass der Versender der E-Mail deren E-Mail-Adresse unmittelbar eingibt oder aus einem ihm zur Auswahl angebotenen Adressbuch des E-Mail-Clients auswählt.The The proposed method provides for the assignment of the recipient to a Position to the corresponding position takes place in that the Sender of the email immediately enters their email address or from an email client's address book offered for selection selects.

Ein die gestellte Aufgabe lösendes Tool zum Versenden personalisierter E-Mails ist als ein mit einem Mikrocontroller, einem Computer bzw. einer Datenverarbeitungsanlage (im Weiteren Computer) zusammenwirkendes Speichermittel (DVD, CD-ROM, Festplatte, Diskette, Speicherbaustein mit Halbleiterspeichern oder anderes Speichermedium) ausgebildet, dessen physikalisches Gefüge unter Ausbildung unterschiedlicher Speicherzustände in der Weise beeinflusst ist, dass es in den internen Speicher des Computers ladbare Softwarecodeabschnitte umfasst, durch welche beim Zusammenwirken des Speichermittels mit dem Computer das vorgestellte Verfahren durchführbar ist. Bei Abarbeitung dieser Softwarecodeabschnitte wird eine vom Verfasser der Ursprungsnachricht durch Markieren ausgewählte Position auf einen Datenelement (Selektionskennzeichen) abgebildet, indem deren Absolutposition innerhalb des Datenteils der Ursprungsnachricht durch Zählen der Zeichen ermittelt und gemeinsam mit den vom Benutzer nach Aufforderung durch das Tool angegebenen E-Mail-Adressen der für den Empfang dieser Position ausgewählten Empfänger als Selektionskennzeichen dem Datenteil angefügt wird. Weiterhin erzeugen die Softwarecodeabschnitte (Routinen) beim Zusammenwirken des Speichermittels mit dem Computer durch Auswerten aller Selektionskennzeichen im Hauptspeicher des Computers oder in diesem zugeordneten Speichermitteln (z.B. Computerfestplatte) eine Zuordnungstabelle, in der für jeden Empfänger der E-Mail alle ihn betreffenden Positionen abgelegt sind und schließlich im Zuge der weiteren Verarbeitung der Zuordnungstabelle eine der Anzahl der Empfängergruppen entsprechende Anzahl zu versendender E-Mails. Dabei werden in den Datenteil bzw. -bereich jeder dieser E-Mails jeweils die den jeweiligen Empfänger betreffenden Positionen (gegebenenfalls die gesamte Ursprungsnachricht) aus der Ursprungsnachricht hineinkopiert.On solving the task Tool for sending personalized emails is as one with a microcontroller, a computer or a data processing system (hereinafter Computer) interacting storage means (DVD, CD-ROM, hard disk, Floppy disk, memory module with semiconductor memories or other Storage medium) trained, its physical structure under Formation of different storage states influenced in the way is that there are loadable software code sections in the computer's internal memory includes, by which when the storage medium interacts with the presented method can be carried out on the computer. When processing this piece of software code becomes one from the originator of the original message selected by marking Position mapped to a data element (selection indicator), by placing their absolute position within the data part of the original message by counting the character is determined and shared with those requested by the user email addresses specified by the tool for receiving this position chosen receiver is added to the data part as a selection indicator. Continue generating the software code sections (routines) in the interaction of the storage means with the computer by evaluating all selection indicators in the main memory of the computer or in memory means assigned to it (e.g. Computer hard drive) an assignment table in which for each receiver all positions concerning him are stored in the email and finally in In the course of further processing of the assignment table one of the number corresponding to the recipient groups Number of emails to send. The data part or -Area of each of these e-mails, each relating to the respective recipient Positions (if applicable the entire original message) from the Copied original message.

Gemäß einer möglichen Ausführungsform ist das Tool ein integraler Bestandteil von Softwarecodeabschnitten eines Speichermittels, durch welche beim Zusammenwirken dieses Speichermittels mit dem Computer ein E-Mail-Client realisiert wird. Entsprechend einer anderen vorteilhaften Möglichkeit ist das erfindungsgemäße Tool in der Form eines Plug-In's bzw. Add-On's ausgebildet, welches mit einem E-Mail-Client zusammenwirkt.According to one potential embodiment the tool is an integral part of software code sections a storage medium, by means of which, when this storage medium interacts an e-mail client is realized with the computer. Corresponding another advantageous option is the tool according to the invention in the form of a plug-in or add-ons, which works with an email client.

Gemäß einer bevorzugten Ausführungsform handelt es sich bei dem Tool um eine Java-Applikation, welche den Textteil der E-Mail zur Auswahl und zur Erfassung ausgewählter Positionen als Instanz der Klasse JtextArea behandelt. Das Auslesen des Textes erfolgt dabei mit der Methode String getText() und das Auslesen markierter Positionen mit den Methoden int getSelectionStart() und int getSelectionEnd(). Die möglichen Empfänger einer Position werden von einem entsprechenden Java-Tool mit Hilfe von Instanzen der Klasse Jcheckbox zur Auswahl anzeigt, wobei es die ausgewählten Empfänger mittels der Methode boolean get State() ausliest.According to one preferred embodiment is the tool a Java application that the Text part of the email for the selection and entry of selected positions treated as an instance of the JtextArea class. Reading the text is done with the method String getText () and the readout is marked Positions with the methods int getSelectionStart () and int getSelectionEnd (). The possible receiver a position will be assisted by an appropriate Java tool of instances of the Jcheckbox class to choose from, where it the selected ones receiver using the boolean get State () method.

Die Erfindung soll nachfolgend in der Art eines Ausführungsbeispiels nochmals näher erläutert werden. Dazu soll zunächst beispielhaft der sich zwischen einen E-Mail Client und einem Mailserver beim Versenden einer E-Mail nach dem Standardprotokoll SMTP vollziehende Datenaustausch erläutert werden. In dem dargestellten Ablauf bezeichnen Zeilen mit einem vorangestellten S Aufrufe bzw. Antworten des Mailservers und mit einem C beginnende Zeilen Aufrufe bzw.The The invention will be explained again in the following in the manner of an exemplary embodiment. To do this, first of all for example the one between an e-mail client and a mail server when sending an e-mail according to the standard SMTP protocol Data exchange explained become. In the sequence shown, lines denote with a preceding S calls or responses from the mail server and with lines starting with a C or

Antworten des E-Mail Clients. Danach gestaltet sich der Ablauf beim Versenden einer E-Mail im Wesentlichen wie folgt:
S: 220 test.de SMTP server ready
C: Helo xyz.de
S: 250 xyz.de., pleased to meet you
C: MAIL From:adam@xyz.de
S: 250 adam@xyz.de Sender ok
C: RCPT To:eva@test.de
S: 250 eva@test.de Recipient ok
C: RCTP To:aom@test.de
S: 250 tom@test.de Recipient ok
C: DATA
S: 354 Enter mail
C: Hallo Eva, hallo Tom!
C: Beispiel für den Mail-Versand mit SMTP
C: Adam
C:.
S: 250 Mail accepted
C: QUIT
S: 221 test.de delivering mailReply from the email client. After that, the process for sending an email is essentially as follows:
S: 220 test.de SMTP server ready
C: Helo xyz.de
S: 250 xyz.de., pleased to meet you
C: MAIL From: adam@xyz.de
S: 250 adam@xyz.de Sender ok
C: RCPT To: eva@test.de
S: 250 eva@test.de Recipient ok
C: RCTP To: aom@test.de
S: 250 tom@test.de Recipient ok
C: DATA
S: 354 Enter mail
C: Hello Eva, hello Tom!
C: Example for sending mail with SMTP
C: Adam
C :.
S: 250 mail accepted
C: QUIT
S: 221 test.de delivering mail

Dabei werden der oder die Empfänger in dem Aufruf „C: RCPT To:eva@test.de" und die Daten nach dem Aufruf „C: DATA S: 354 Enter mail" gesendet, wobei zu den Daten neben dem Text der E-Mail auch deren Betreff und eventuell vorhandene Attachments gehören.there become the recipient (s) in the call "C: RCPT To: eva@test.de "and the data after the call "C: DATA S: 354 Enter mail "sent, the subject of the data in addition to the text of the email and any attachments that may exist.

Gemäß der bevorzugten Ausführungsform der Erfindung arbeiten das Verfahren bzw. das Tool unter Beibehaltung dieser dargestellten grundsätzlichen Struktur. Allerdings erhält der Nutzer der Erfindung die Möglichkeit, bei einer von ihm verfassten E-Mail einzelne Teile, also beispielsweise Teile des nach dem Aufruf „C: DATA S: 354 Enter mail" eingeleiteten Datenteils der E-Mail, zu markieren und diesen markierten Teilen, beispielsweise nach Klicken der rechten Maustaste selektiv Empfänger zuzuweisen. Für das Zuweisen der Empfänger werden diese entweder vom Nutzer unmittelbar eingegeben oder er wird dadurch von dem Tool unterstützt, dass dieses ihm die im Adressbuch des E-Mail Clients enthaltenen Empfänger zur Auswahl anbietet.According to the preferred embodiment According to the invention, the method and the tool work while maintaining of these basic illustrated Structure. However, receives the user of the invention the possibility in an email composed by him, individual parts, for example Parts of the after the call "C: DATA S: 354 Enter mail " Data part of the email, to mark and these marked parts, for example, selectively assign recipients after clicking the right mouse button. For the Assign the recipient these are either entered directly by the user or he is supported by the tool that this gives him the im Address book of the e-mail client offers recipients to choose from.

Für das im folgenden veranschaulichte Beispiel wird angenommen, dass der Textteil „C: DATA S: 354 Enter mail" Textpositionen T, U, V, W entsprechend der vom Nutzer getroffenen Auswahl an Empfänger A, B, C, D und E versendet werden sollen. Dabei sollen der Textteil T (beispielsweise Zeichenpositionen 0 – 27 des Textteils) an alle vorgenannten Empfänger, der Textteil U (beispielsweise Zeichenpositionen 28 – 145 des Textteils) nur an die Empfänger A und B, der Textteil V (beispielsweise Zeichenpositionen 146 – 215 des Textteils) wiederum an alle Empfänger sowie der Textteil W (beispielsweise Zeichenpositionen 216 – 287 des Textteils) nur an die Empfänger A und C übermittelt werden. Das Tool verarbeitet nun diese ausgewählten und den entsprechenden Empfängern zugewiesenen Textteile gemäß dem in 1 dargestellten Schema.For the example illustrated below, it is assumed that the text part “C: DATA S: 354 Enter mail” text positions T, U, V, W are to be sent to recipients A, B, C, D and E in accordance with the selection made by the user The text part T (for example character positions 0-27 of the text part) should be sent to all of the aforementioned recipients, the text part U (for example character positions 28-145 of the text part) only for the recipients A and B, and the text part V (for example character positions 146-215 of the Text part) in turn to all recipients and the text part W (for example character positions 216 - 287 of the text part) only to the recipients A and C. The tool now processes these selected text parts and assigned to the corresponding recipients according to the in 1 shown scheme.

Dabei werden für jeden der angegebenen Empfänger die für ihn vorgesehenen Positionen des Textteils zusammengestellt. Hiernach ergibt sich eine Zusammenstellung entsprechend der Zeile 3 bzw. 4 (Zeilennummerierung entsprechend der Zeilen mit Kästen) des Schemas in 1. Nach der Zusammenstellung dieser grundsätzlichen Zuordnung muss diese Zusammenstellung nun noch in eine entsprechende Anzahl von E-Mails umgesetzt werden. Das heißt für jede Empfängergruppe muss ein spezielle E-Mail erzeugt werden, welche wiederum einen Aufruf zum Senden des oder der entsprechenden Empfänger sowie, eingeleitet durch die entsprechenden Aufrufe, den kompletten für die Empfängergruppe bestimmten Text enthält. Das Tool stellt folglich folgende vier E-Mails zusammen:The positions of the text section intended for him are compiled for each of the specified recipients. This results in a compilation according to line 3 or 4 (line numbering corresponding to the lines with boxes) of the scheme in 1 , After compiling this basic assignment, this compilation must now be converted into a corresponding number of emails. This means that a special e-mail must be generated for each recipient group, which in turn contains a call to send the recipient (s) and, initiated by the corresponding calls, the complete text intended for the recipient group. The tool therefore compiles the following four emails:

Mail an Empfänger A:

Mail to recipient A:

Mail an Empfänger B:

Mail to recipient B:

Mail an Empfänger C:

Mail to recipient C:

Mail an Empfänger D und E:

Mail to recipients D and E:

Die vier Mails werden nun nacheinander an den Mailserver übermittelt. Dieser verteilt sie dann seinerseits auf die jeweiligen E-Mailserver der Empfänger. Gemäß einer anderen Variante werden durch das Tool nicht vier quasi separate E-Mails erzeugt, sondern es wird, nach Durchführung der Phasen I und II eine E-Mail erzeugt, welche zusätzliche von dem Mailserver zu verarbeitende Aufrufe enthält. Das Separieren einzelner E-Mails (Phase III) erfolgt dann auf dem Mailserver. Allerdings wäre eine solche E-Mail nicht mehr SMTP konform. Zudem wären die das Tool repräsentierenden Softwarecodeabschnitte auf den Computer mit dem E-Mail-Client zum verfassen der E-Mail und den Mailserver verteilt. Bezogen auf das vorstehend dargestellte Beispiel könnte die Mail wie nachfolgend angegeben aussehen:

The four mails are then sent to the mail server one after the other. This in turn distributes them to the recipient's respective email server. According to another variant, the tool does not generate four quasi-separate e-mails, but rather, after phases I and II have been carried out, an e-mail generated, which contains additional calls to be processed by the mail server. The individual emails (phase III) are then separated on the mail server. However, such an email would no longer be SMTP-compliant. In addition, the software code sections representing the tool would be distributed on the computer with the email client for composing the email and the mail server. Based on the example shown above, the mail could look like the following:

Die Aufrufe der Form „Position: 0,27" oder „Position: 146,287" dienen dabei als Kommando, welches die Positionen ausgewählter E-Mail-Teile bezeichnet, die an den mit dem vorhergehenden Aufruf der Form „S: 250 <E-Mail-Adresse von C> Recipient ok" bezeichneten Empfänger (hier Empfänger C) zu übermitteln sind und den Mailserver durch das Kommandowort „Position" darüber informieren, dass es sich um eine hinsichtlich einzelner Teile selektiv an unterschiedliche Empfänger zu versendende E-Mail handelt und ihn zur Abarbeitung der Phase III veranlassen.The Calls of the form "Position: 0.27 "or" Position: 146.287 "serve as a command, which shows the positions of selected email parts referred to that with the previous call of the form "S: 250 <email address of C> Recipient ok "designated recipient (here receiver C) to be transmitted and the mail server through the command word "Position" above it inform that it is a selective with respect to individual parts to different recipients e-mail to be sent and it to process the phase III cause.

Claims

Method for sending personalized e-mails, by means of which selected parts (positions) of an e-mail intended for a plurality of recipients (group of recipients), such as subject lines, text lines or attachments, selectively to only a few recipients that can be specified by the sender of the e-mail (Recipient group) of the recipient population can be sent by a) the selection made by the sender by marking a relevant position of the e-mail he wrote by means of an e-mail client (original message) and assigning the recipient for this position in each case to a data element (Selection indicator) is mapped, which is stored within the data part of the original message and contains at least one unique identifier for the selected item and identifier for the recipient (s) selected for receiving this item, b) as a result of the later evaluation of all in the data portion of the Ursprungsnachric If the selection indicator is included, a table (assignment table) is set up in which each recipient of the email contains all of them relevant positions are assigned, these positions being all unmarked and selectively assigned positions of the original message and the positions to which the respective recipient was assigned by the sender in accordance with method step a), c) a number corresponding to the number of recipient groups is generated by e-mails, in the data parts of which, in accordance with the content of the assignment table, the positions relating to the respective recipient group are copied from the original message, with a recipient group possibly also belonging to only one recipient of the recipient population and / or an E intended for a recipient group -Mail contains the entire original message, d) the emails generated from the original message are sent to the relevant recipient groups.

A method according to claim 1, characterized in that steps a) through c) through a routine of the email client of the sender of the email and to the mail server one of the number of in the original message specified recipient groups corresponding number of SMTP-compliant emails is sent, after which this forwards the emails to the mail servers of the individual recipients.

A method according to claim 1, characterized in that process step a) or process steps a) and b) executed by a routine of the sender's email client and an e-mail with one or more selection indicators extended data part is transferred to the mail server where the steps b) and c) or step c) and the resulting Emails are sent to the recipient's mail server, with the Selection indicator in the one sent by the sender to the mail server Email each contain a command word assigned to them, which the mail server for implementation steps b) and c) or step c).

A method according to claim 2 or 3, characterized in that process step a) during editing the email is, and the process steps b) and c) after issuing a Command to send the email are processed.

A method according to claim 2, characterized in that procedural steps a) and b) while editing the email accomplished be and execution step c) after issuing a command to send the e-mail takes place, steps a) and b) taking place in parallel accomplished be immediately after marking a position of the Original message and assignment of those intended for its receipt receiver the assignment table is updated and only afterwards marking another position is enabled.

A method according to claim 1, characterized in that as an identifier for the selected one Position of their absolute, by counting the character determined position within the data part of the original message is used.

A method according to claim 1, characterized in that as an identifier for the selected one Position in case of an attachment the corresponding file name is used.

A method according to claim 6 or 7, characterized in that that as an identifier for the recipients a position whose email address serves.

A method according to claim 1 or 8, characterized in that assigning the recipient a position is done by the sender of the email E-mail address immediately or from one to choose from selects the address book offered by the email client.

Tool for sending personalized e-mails, by means of which selected parts (positions) of an e-mail intended for a plurality of recipients (group of recipients), such as subject lines, text lines or attachments, selectively to only a few recipients that can be specified by the sender of the e-mail (Recipient group) of the recipient population can be sent and which is designed as a storage medium which interacts with a microcontroller, a computer or a data processing system (hereinafter referred to as a computer), the physical structure of which is influenced by the formation of different storage states in such a way that it internal memory of the computer includes loadable software code sections, by means of which, when the storage means interacts with the computer to carry out the method according to claim 1 or 2, a position selected by the author of the e-mail (original message) by marking on a data element (selection identifier hen) is mapped by determining their absolute position within the data part of the original message by counting the characters and common sam is added to the data part with the e-mail addresses specified by the user when requested by the tool of the recipient selected to receive this position, furthermore by the software code sections when the storage medium interacts with the computer by evaluating all selection indicators in the main memory of the computer or an allocation table is generated in this assigned storage means, in which all positions relating to him are stored for each recipient of the email and in the course of further processing of the allocation table a number of emails to be sent corresponding to the number of recipient groups is generated, in whose number Data parts, in each case the positions relating to the respective recipient are copied from the original message.

Tool according to claim 10, characterized in that this integral part of software code sections of a Storage means is by which when this storage means cooperates an e-mail client is realized with the computer.

Tool according to claim 10, characterized in that this in the form of a realizing with an email client Software code sections of a memory means cooperating Plug-in's or add-ons is formed.

Tool according to claim 11 or 12, on the storage means through change of its physical structure generated software code sections represent a Java application, which is the text part of the e-mail for selection and entry of selected positions treated as an instance of the JtextArea class, reading the text with the method GetText () and reading out marked positions with the methods int getSelectionStart () and int getSelectionEnd () realized and what the possible receiver a position using instances of the Jcheckbox class Displays selection as well as the selected ones receiver using the boolean get State () method.