DE19639258A1

DE19639258A1 - Digital archiving of printed document data

Info

Publication number: DE19639258A1
Application number: DE19639258A
Authority: DE
Inventors: Frank Dombrowski; Thomas Claudius
Original assignee: Individual
Current assignee: Individual
Priority date: 1996-06-26
Filing date: 1996-09-25
Publication date: 1998-01-02

Abstract

The archiving method for paper documents 11 involves having the input from a scanner 12 coupled to the hard disc 16 of a computer 13. An empty floppy disc 14 is formatted and contains an identification for accessing the data. The hard disc document data is combined with an access code and is transferred onto a compact disc CD 19 using a CD programming unit 18. The disc data can only be accessed using the protective code and can then be transferred to the data base 23 of a separate system.

Description

Die Erfindung betrifft ein Verfahren zur digitalen Ar chivierung von zu archivierenden Unterlagen.The invention relates to a method for digital Ar archiving of documents to be archived.

Die Archivierung und Aufbewahrung von Dokumenten und Informationen, die auf Papier festgehalten sind, erfor dert einen erheblichen Platz-, Material- und Verwal tungsaufwand. Kleine bis mittlere Archive umfassen oft zig-millionen von DIN-A4-Seiten von Papier. Dabei wiegt beispielsweise ein Archiv von 60 Millionen DIN-A4- Seiten ca. 300 Tonnen und hat eine Länge von etwa 13,5 km. Es ist also nicht nur das Bereitstellungsproblem von Lagerraum für derartige Archive, beispielsweise Steuerunterlagen, Personalakten, Konstruktionsbeschrei bungen Verkaufsschriftwechsel, allgemeine Informationen usw., wie sie in jedem Betrieb in immer größer werden den Mengen anfallen, sondern auch ein Gewichtsproblem.The archiving and storage of documents and Information on paper is required takes up a considerable amount of space, material and administration effort. Small to medium archives often include tens of millions of A4 pages of paper. It weighs for example an archive of 60 million A4 Pages about 300 tons and has a length of about 13.5 km. So it's not just the deployment problem of storage space for such archives, for example Tax documents, personnel files, design descriptions exercises exchange of letters, general information etc., as they are getting bigger in every business the quantities accrued, but also a weight problem.

Für Streitfälle und Prüfungen müssen diese Originalun terlagen aber aufbewahrt und zur Verfügung gestellt werden können. Nur an den Originalunterlagen kann fest gestellt werden, ob Manipulationen vorgenommen worden sind oder nicht.For disputes and examinations, these must but stored and made available can be. Only the original documents can be fixed be asked whether manipulations have been made are or not.

Aufgabe der vorliegenden Erfindung ist es, ein Verfah ren zu schaffen, mit dem originale Papierarchive doku mentenecht und manipulationsnachweisbar elektronisch gespeichert und archiviert werden können.The object of the present invention is a method with the original paper archives doku Resistant to tamper evidence and tamper evident electronically can be saved and archived.

Gelöst wird die Aufgabe dadurch, daß ein erster Daten speicher mit einer sich beim Kopieren verändernden In formation versehen wird, ein mit einer individuellen Kennung versehener Schlüssel auf einem zweiten Daten speicher generiert wird, ein nur zu dem Schlüssel pas sendes Schloß auf einem dritten Datenspeicher generiert wird, ein Schloß den zu archivierenden Unterlagen auf dem dritten Datenspeicher zugeordnet wird und die so erweiterten Unterlagen auf den ersten Datenspeicher übertragen wird.The task is solved by a first data memory with a changing In when copying formation is provided, one with an individual Identified key on a second data memory is generated, only for the key pas sending lock generated on a third data storage a lock on the documents to be archived is assigned to the third data store and so extended documents on the first data storage is transmitted.

Bei einer speziellen Ausführung ist es vorgesehen, daß ein erster elektronischer Datenspeicher mit einer sich beim Kopieren verändernden elektronischen Information versehen wird, ein mit einer individuellen Kennung ver sehener elektronischer Schlüssel auf einem zweiten elektronischen Datenspeicher generiert wird, ein nur zu dem elektronischen Schlüssel passendes elektronisches Schloß auf einem dritten elektronischen Datenspeicher generiert wird, das Schloß den zu archivierenden Unter lagen auf dem dritten elektronischen Datenspeicher zu geordnet und die so erweiterte Unterlagen auf den er sten elektronischen Datenspeicher übertragen wird.In a special embodiment, it is provided that a first electronic data storage with one when copying changing electronic information is provided, a with an individual identifier seen electronic key on a second electronic data storage is generated, only one electronic matching the electronic key Locked on a third electronic data storage device is generated, the lock of the sub to be archived were on the third electronic data store ordered and the documents so extended to the he Most electronic data storage is transferred.

Durch diese Maßnahmen wird ein Verfahren geschaffen, mit dem Papierarchive auf elektronische Datenträger übertragen werden können. Diese elektronische Datenträ ger, nämlich eine beschreibbare WORM-CD, eine sog. WORM-CD - steht für den englischsprachigen Ausdruck Write Once Read Multiple Compact Disc, was soviel heißt wie einmal beschreibbare, mehrfach lesbare kompakte Diskette - wird speziell vorbereitet, indem eine sich beim Kopieren verändernde, elektronische Information aufgebrannt wird. Diese elektronische Information ver ändern sich beim Versuch des Kopierens. Beim Vergleich zwischen Original und Kopie kann diese Veränderungen festgestellt werden, indem ein einfacher Bytevergleich vorgenommen wird. Wenn die sich beim Kopieren verän dernde, elektronische Information nicht auf die Kopie übertragen wird, so kann anhand des Fehlens dieser In formation festgestellt werden, daß es sich um eine Ko pie handelt.These measures create a process with the paper archives on electronic data carriers can be transferred. This electronic data carrier ger, namely a recordable WORM CD, a so-called WORM-CD - stands for the English language expression Write Once Read Multiple Compact Disc, which means so much like once writable, multi-read compact Diskette - is specially prepared by one electronic information that changes when copying is burned up. This electronic information ver change when trying to copy. When comparing These changes can occur between the original and the copy can be determined by a simple byte comparison is made. If it changes when copying changing electronic information not on the copy is transmitted, the absence of this In formation that it is a Ko pie acts.

Das Verfahren nutzt eine bisher nicht bekannte Eigen schaft des ISO-spezifischen Formats einer WORM-CD. Die Worm-CD wird mit einer als Klang-Datei getarnten Text- Datei beschrieben. Die getarnte Text-Datei ist die sich beim Kopieren verändernde, elektronische Informa tion. Die Tarnung der Text-Datei erfolgt durch das er stellen eines Headers, der einer Klang-Datei ent spricht. Die Klang-Datei wird nicht als Datei als sol che auf die Worm-CD geschrieben, sondern als ein ISO-kon former Sound-Track. Die Text-Datei wird als eine 8- Bit-Klang-Datei getarnt. Beim Schreiben auf die Worm-CD wird aus der 8-Bit-Klang-Datei ein 16-Bit-Sound-Track. Bei einem Kopierversuch der CD mittels eines Computers erkennt dieser ausschließlich einen 16-Bit-Sound-Track und interpretiert darin die vorgegebene kleinere Klang datei, beispielsweise eine 8-Bit-Klang-Datei. Die Mehr plätze werden zwangsläufig zu 16-Bit aufgefüllt und es entstehen immer Informationsveränderungen, die eine Ko pie erkennbar machen. Erst nachdem der Sound-Track auf die CD-Worm geschrieben wurde, können die zu archivie renden Unterlagen auf die CD-Worm gebrannt werden. In der Regel liegen diese Unterlagen nicht als Klang-Datei vor, sondern in anderen gängigen Formaten. Es existie ren somit u. U. zwei unterschiedliche Formate auf der CD-Worm. Einerseits der Sound-Track und andererseits das Format der zu archivierenden Unterlagen.The method uses a previously unknown Eigen shaft of the ISO-specific format of a WORM CD. The Worm-CD comes with a text disguise as a sound file File described. The camouflaged text file is the changing electronic information when copying tion. The text file is camouflaged by the user create a header that corresponds to a sound file speaks. The sound file is not considered a file as such che written on the worm CD, rather than an ISO con former sound track. The text file is saved as an 8- Bit sound file camouflaged. When writing to the worm CD the 8-bit sound file becomes a 16-bit sound track. When trying to copy the CD using a computer it only recognizes a 16-bit sound track and interprets the given smaller sound file, for example an 8-bit sound file. The more spaces are inevitably filled up to 16-bit and it there are always changes in information that a knockout Make pie recognizable. Only after the sound track is on the CD-Worm was written can be archived documents are burned onto the CD-Worm. In as a rule, these documents are not available as sound files before, but in other popular formats. There is ren u. U. two different formats on the CD worm. On the one hand the sound track and on the other hand the format of the documents to be archived.

Beim Formatieren einer elektromagnetischen Leerdiskette mit Hilfe eines Computers entstehen auf einer elektro magnetischen Leerdiskette eine Datenträgerkennung, näm lich eine Seriennummer. Zusätzlich zu dieser Datenträ gerkennung wird die Diskette mit dem Computerprogramm und mit codierten Individualdaten, beispielsweise dem Namen des Anwenders, Registriernummer, Paßwort und dgl. versehen. Diese Diskette mit dem Programm und den elek tronischen Individualdaten ist quasi der elektronische Schlüssel für die zu archivierenden Unterlagen. Die zu archivierenden Unterlagen werden in den Rechner einge geben und mit dem Computerprogramm auf der Diskette, das auf die elektronischen Individualdaten zugreift, versiegelt und auf die mit einer sich beim Kopieren verändern, elektronischen Information versehenen WORM- CD gebrannt. Das Programm erstellt mit Hilfe der Indi vidualdaten eine für die zu archivierenden Unterlagen eindeutige Sammlung von verschlüsselten Informationen. Diese Sammlung von verschlüsselten Informationen wird den zu archivierenden Unterlagen auf dem ersten Datenträ ger zugeordnet und ebenfalls auf die mit einer sich beim Kopieren verändernden, elektronischen Information versehenen WORM-CD gebrannt. Diese Sammlung von ver schlüsselten Informationen ist quasi das Schloß, mit denen das Original versehen wird. Die Sammlung von ver schlüsselten Informationen sind Prüfsummen der zu ar chivierenden Unterlagen. Die Basis der Berechnung der Prüfsummen sind die Verfahren CRC16 und CRC32, die aus der Literatur bekannt sind. Um die Komplexität der Prüfsummenberechnung zu vergrößern, fließen noch zu sätzlich die anwenderspezifischen Informationen aus dem Schlüssel in die Verfahren CRC16 und CRC32 ein. Das wird erreicht, indem Bit-Verschiebungen und Byte- Verknüpfungen an Zwischen- und Endprüfsummen vorgenom men werden.When formatting an empty electromagnetic disk with the help of a computer emerge on an electro magnetic blank disk a disk identifier, näm a serial number. In addition to this volume The diskette is recognized with the computer program and with coded individual data, for example the Name of the user, registration number, password and the like Mistake. This diskette with the program and the elec tronic individual data is quasi electronic Key for the documents to be archived. The too archiving documents are entered into the computer give and with the computer program on the floppy disk, that accesses the electronic individual data, sealed and on the one with itself when copying change, electronic information provided WORM CD burned. The program created with the help of Indi vidual data one for the documents to be archived unique collection of encrypted information. This collection of encrypted information will the documents to be archived on the first data medium ger assigned and also to those with one when copying changing electronic information provided WORM CD burned. This collection of ver keyed information is like the lock, with to whom the original is provided. The collection of ver keyed information are checksums of the to ar chivative documents. The basis of the calculation of the Checksums are the CRC16 and CRC32 procedures that are made up of are known in the literature. To the complexity of the Enlarging the checksum calculation still flows In addition, the user-specific information from the Key in the procedures CRC16 and CRC32. The is achieved by bit shifts and byte Links to intermediate and final checksums made men.

Die mit dem elektronischen Schloß versehenen zu archi vierenden, elektronischen Unterlagen können zwar jeder zeit benutzt und in entsprechend ausgelegten Computern und Rechnern ver- und bearbeitet werden. Eine Verände rung der Daten, ist jedoch nicht möglich, ohne daß dies festgestellt werden kann. Aufgrund der Komplexität der Prüfsummen ist es nicht möglich die archivierten Unter lagen zu verändern, ohne daß sich die Prüfsummen än dern. Mit einem Computerprogramm, das im Schlüssel in tegriert ist, können die veränderten Unterlagen erkannt werden.The archi equipped with the electronic lock Anyone can have four electronic documents time used and in appropriately designed computers and computers are processed and edited. A change data, however, is not possible without this can be determined. Due to the complexity of the Checksums do not allow the archived sub were to be changed without the checksums changing other. With a computer program that is in the key the changed documents can be recognized will.

Indem einerseits die zu archivierenden Daten mit einem Schloß versehen werden, und andererseits die CD-WORM mit einer sich beim Kopieren verändernden Information beschrieben wird, erreicht die Erfindung eine dokumen tenechte Archivierung von Unterlagen. Erfindungsgemäß wird das technische Anwendungsgebiet einer herkömmliche CD-WORM, die bisher ausschließlich als Kopiermedium galt, um die Möglichkeit der dokumentenechten Archivie rung von Unterlagen erweitert.On the one hand, by archiving the data to be archived with a Lock are provided, and on the other hand the CD WORM with changing information when copying is described, the invention achieves a document Real archiving of documents. According to the invention the technical application becomes a conventional one CD-WORM, previously only used as a copy medium was about the possibility of document-safe archiving Documentation expanded.

Durch ein weiteres Computerprogramm, daß die Zugriffs modalitäten auf die zu archivierenden Unterlagen re gelt, kann nachgewiesen werden, wann und auf welchem Rechner, sprich von wem, welche Manipulationen vorge nommen worden sind. Der Zugriff kann sowohl über ein lokales Netzwerk (LAN) als auch über ein weltweites Netzwerk (WAN) geregelt werden.Through another computer program that access modalities on the documents to be archived right applies, it can be demonstrated when and on which Calculator, by whom, what manipulations performed have been taken. Access can be via both local area network (LAN) as well as over a worldwide Network (WAN) can be regulated.

Die zu archivierende Unterlagen werden beispielsweise mit Hilfe eines Scanners auf die Festplatte eines Com puters eingelesen und mit dem Schloß versehen. Diese erweiterten Unterlagen werden von der Festplatte auf einen CD-Rohling, eine sog. WORM-CD gebrannt. Die Schloßinformationen sind danach auf der CD versiegelt.The documents to be archived are, for example using a scanner on the hard drive of a Com Puters read in and provided with the lock. This advanced documents are on the hard drive a blank CD, a so-called WORM CD burned. The The lock information is then sealed on the CD.

Eine weitere Aufgabe der vorliegenden Erfindung ist es, eine Vorrichtung zur Verfügung zu stellen, mit der Pa pierarchive elektronisch gespeichert werden können.Another object of the present invention is to to provide a device with which Pa Pier archives can be stored electronically.

Gelöst wird diese Aufgabe dadurch, daß eine elektroni sche Vorrichtung zur Übertragung eines Papierarchivs auf einen dritten elektronischen Datenspeicher vorgese hen ist, ein formatierbarer und mit Individualdaten be schreibbarer zweiter elektronischer Datenspeicher vor gesehen ist, ein den zweiten elektronischen Datenspei cher formatierendes und beschreibendes Gerät vorgesehen ist, zur Aufnahme der von weiteren Individualdaten und der zu archivierenden Unterlagen geeigneter erster elektronischer Datenspeicher vorgesehen ist und der mit den zu archivierenden Unterlagen und den weiteren Indi vidualdaten versehene erste elektronische Datenspeicher mittels eines elektronischen Schreibgerätes dokumente necht versiegelbar ist. This problem is solved in that an electronic cal device for transferring a paper archive vorese on a third electronic data storage hen is a formattable and with individual data writable second electronic data storage device is seen, the second electronic data storage cher formatting and descriptive device provided is to record additional individual data and the first suitable documents to be archived electronic data storage is provided and with the documents to be archived and the other indi vidualdaten provided first electronic data storage documents using an electronic writing instrument is not sealable.

Bei einer bevorzugten Ausführung ist es vorgesehen, daß ein elektronischer Scanner zur Übertragung eines Pa pierarchivs auf die Festplatte eines Computers vorgese hen ist, eine formatierbare und mit individuellen Schloßdaten beschreibbare elektromagnetische Leerdis kette vorgesehen ist, die elektromagnetische Leerdis kette mittels des Computers formatierbar und beschreib bar ist, zur Aufnahme der mit den Schloßdaten versehe ner zu archivierenden Unterlagen eine beschreibbare CD vorgesehen ist und die mit den Schloßdaten versehenen zu archivierenden Unterlagen auf der CD mittels eines CD-Brenners dokumentenecht versiegelbar sind.In a preferred embodiment it is provided that an electronic scanner for transmitting a Pa pierarchivs on the hard drive of a computer hen is a formattable and with individual Lockable recordable electromagnetic blank dis chain is provided, the electromagnetic Leerdis chain can be formatted and written using the computer bar to record the lock data a recordable CD for the documents to be archived is provided and those provided with the lock data documents to be archived on the CD using a CD burner are sealable according to the document.

Weitere vorteilhafte Maßnahmen sind in den Unteransprü chen beschrieben. Die Erfindung ist in der beiliegenden Zeichnung schematisch dargestellt und wird nachfolgend näher beschrieben.Further advantageous measures are in the subclaims Chen described. The invention is in the accompanying Drawing is shown schematically and is below described in more detail.

Mit Hilfe der erfindungsgemäßen elektronischen Archi vierung 10 soll ein Papierarchiv 11 dokumentenecht, elektronisch gespeichert werden. Dazu wird das Papier archiv 11 mit Hilfe eines Scanners 12 auf die Festplat te 16 eines Computers 13 gelesen.With the help of the electronic archi vation 10 according to the invention, a paper archive 11 is to be stored electronically in a document-correct manner. For this purpose, the paper archive 11 is read using a scanner 12 on the hard disk 16 of a computer 13 .

In das Diskettenlaufwerk 15 des Computers 13 wird eine Leerdiskette 14 eingelegt und formatiert. Diese Leer diskette 14 erhält dabei eine Datenträgerkennung. Diese Datenträgerkennung ist die Identität der nunmehr forma tierten Diskette. Diese Diskette wird zusätzlich mit einem anwenderspezifischen Computerprogramm ergänzt und dient als ein elektronischer Schlüssel.An empty diskette 14 is inserted and formatted in the diskette drive 15 of the computer 13 . This empty diskette 14 receives a disk identifier. This disk identifier is the identity of the now formatted disk. This diskette is supplemented with a user-specific computer program and serves as an electronic key.

Den auf der Festplatte 16 gespeicherten Informationen des Papierarchivs werden Schloßdaten zugeordnet, die nur zu dem elektronischen Schlüssel passen. Mit Hilfe eines CD-Brenners 18 werden diese Daten auf eine ent sprechend vorbereitete, einmalig beschreibbare CD 19 übertragen. Es entsteht eine dokumentenecht versiegelte CD 19.The data from the paper archive stored on the hard disk 16 are assigned lock data which only match the electronic key. With the help of a CD burner 18 , this data is transferred to a suitably prepared, write-once CD 19 . A CD 19 sealed in accordance with the document is created

Diese versiegelte CD 19 ist jetzt ein Original und ein äquivalenter Ersatz für das Original-Papierarchiv 11. Diese CD 19 kann zwar manipuliert, nicht aber in dieser manipulierten Form neu versiegelt werden, ohne daß dies erkannbar ist. Sie kann auch auf separaten Rechnern 20 eingelesen und über Arbeitsnetzwerke 21 den jeweiligen Bearbeitungsstellen zugesandt werden. Auch können ihre Daten über eine ISDN-Verbindung 22 an separate, individuelle Rechnerplätze 24 weiter gegeben werden. Dabei findet ein selektiver Informationsfluß statt.This sealed CD 19 is now an original and an equivalent replacement for the original paper archive 11 . This CD 19 can be manipulated, but cannot be resealed in this manipulated form without this being recognizable. It can also be read in on separate computers 20 and sent to the respective processing points via work networks 21 . Your data can also be forwarded to separate, individual computer locations 24 via an ISDN connection 22 . There is a selective flow of information.

Durch entsprechende Schlüsselinformationen und einem weiteren Computerprogramm kann sichergestellt werden, daß nur ganz bestimmte Rechner 24 nur ganz bestimmte Informationen von der CD 19 über eine bestimmte Daten bank 23 erhalten. Sollten ON-line auf der Datenbank Ma nipulationen vorgenommen worden sein, so können sie auf diese Weise zugeordnet werden, und es kann somit nach gewiesen werden, wer, wann, wo diese Manipulationen vorgenommen hat.Corresponding key information and a further computer program can ensure that only very specific computers 24 receive only very specific information from the CD 19 about a specific database 23 . If manipulations have been carried out ON-line in the database, they can be assigned in this way, and it can thus be proven who, when and where they have carried out these manipulations.

BezugszeichenlisteReference list

10 Archivierung
11 Papierarchiv
12 Scanner
13 Computer
14 Leerdiskette
15 Diskettenlaufwerk
16 Festplatte
17 CD-Laufwerk
18 CD-Brenner
19 versiegelte CD
20 separater Rechner
21 Arbeitsnetzwerk
22 ISDN-Verbindung
23 Datenbank
24 Rechnerplatz 10 archiving
11 paper archive
12 scanners
13 computers
14 empty disk
15 floppy disk drive
16 hard drive
17 CD drive
18 CD burner
19 sealed CD
20 separate computers
21 work network
22 ISDN connection
23 database
24 computer workstations

Claims

1. A method for digital archiving of documents to be archived, characterized in that a first data store is provided with information that changes during copying, a key with a unique identifier is generated on a second data store, one only for the key suitable lock is generated on a third data memory, the lock is assigned to the documents to be archived on the third data memory and the documents thus expanded are transferred to the first data memory.

2. The method according to claim 1, characterized in that that a first electronic data storage device with a changing electronic information when copying mation is provided, one with an individual Ken electronic key on one second electronic data storage is generated, an elek that only matches the electronic key tronic lock on a third electronic Da is generated, the electronic lock the documents to be archived on the third elec tronic data storage is assigned and so he further documents on the first electronic Da memory is transferred.

3. The method according to claims 1 and 2, characterized ge indicates that on the third electronic Data storage available with the electronic lock provided documents to be archived on a WORM CD will be burned.

4. The method according to claims 1 to 3, characterized ge indicates that the documents to be archived the third electronic data carrier by means of a Scanners are transmitted.

5. The method according to claims 1 to 4, characterized ge indicates that the second electronic data carrier ger a new, not formatted the electronic Key storing electromagnetic disk ver is applied.

6. The method according to claim 1 to 5, characterized indicates that the key is a user-specific computer program provided with information.

7. The method according to claims 1 to 6, characterized ge indicates that the electronic lock is a collection encrypted information.

8. The method according to claim 1 to 6, characterized records that the castle is a collection of encrypted is rarely checksums of the documents to be archived.

9. The method according to claim 8, characterized in that the checksum of the documents to be archived is dependent.

10. The method according to claim 8 and / or 9, characterized ge indicates that the checksum from the creation time point of the electronic documents to be archived is dependent.

11. The method according to claim 8 and / or 9 and or 10, characterized in that the checksum of individu dependent data.

12. The method according to claims 1 to 11, characterized ge indicates that the copy on the WORM CD changing electronic information becomes.

13. The method according to claim 1 to 12, characterized records that the changing when copying, elec tronic information in an ISO-specific format is stored on the WORM CD.

14. The method according to claim 1 to 12, characterized records that the changing when copying, elec tronic information as sound track on the WORM CD is filed.

15. The method according to claim 1 to 12, characterized in records that the changing when copying, elec tronic information as a 16-bit sound track on the WORM CD is stored.

16. The method according to claims 1 to 15, characterized ge indicates that the change in copying, electronic information disguised as a sound file is encoded text file.

17. The method according to claims 1 to 15, characterized ge indicates that the change in copying, electronic information as an 8-bit sound file camouflaged encoded text file is.

18. The method according to claims 1 to 17, characterized ge indicates that the program creates the lock.

19. Device for electronic archiving of paper archives, characterized in that an electronic device ( 12 ) for transmitting a paper archive ( 11 ) to a third electronic data memory ( 16 ) is provided, a formattable and writable with individual data second electronic data storage ( 14 ) is provided, a second electronic data memory ( 14 ) formatting and descriptive device ( 13 ) is provided for receiving the additional electronic data and the documents to be archived suitable first electronic data memory ( 19 ) is provided and with the documents that are to be archived and the further individual data provided first electronic data memory ( 19 ) can be sealed in a document-safe manner by means of an electronic writing instrument ( 18 ).

20. Device for electronic archiving of paper archives, characterized in that an electronic scanner ( 12 ) for transmitting a paper archive ( 11 ) to the hard disk ( 16 ) of a computer ( 13 ) is provided, a formattable and with individual key data Writable electromagnetic blank disk ( 14 ) is provided, the electromagnetic blank disk ( 14 ) can be formatted and written by means of the computer ( 13 ), a recordable CD ( 19 ) is provided for receiving the documents to be archived which are provided with the lock data and which can be used with the documents to be archived and the lock data provided CD ( 19 ) by means of a CD burner ( 18 ) is sealed in a document-safe manner.

21. Device according to claims 19 and 20, characterized in that the first electronic data memory is a WORM-CD (write once read multiple compact disc) ( 19 ).

22. Device according to claims 19 and 20, characterized in that the second electronic data memory is an electromagnetic disk ( 14 ).

23. Device according to claims 19 and 20, characterized in that the third electronic Datenpei cher the electromagnetic hard disk ( 16 ) of a computer ( 13 ).