DE19844013A1 - Strukturierter Arbeitsordner - Google Patents

Description

Die Erfindung bezieht sich allgemein auf die Verwaltung von Dokumenten und insbesondere auf einen strukturierten Arbeitsordner zum Verwalten von elektronischen Dokumenten.

In vielen geschäftlichen Transaktionen ist es häufig erforderlich, einen komplexen Satz von Dokumenten zusammenzustellen, um die Transaktion abzuschließen. Derartige Dokumente werden üblicherweise in Ordnern organisiert. Einige der Dokumente stehen möglicherweise schon zu Beginn der Transaktion zur Verfügung, während andere erst während der laufenden Transaktion eingehen oder erzeugt werden. Bestimmte Dokumente müssen vor Beginn der Arbeit an verschiedenen transaktionsspezifischen Aufgaben bereitstehen. Zudem muß eine Anzahl von Personen gleichzeitig an der Transaktion arbeiten können, von denen alle einen gleichzeitigen Zugriff auf die Transaktionsinformationen benötigen. Hierzu ist es nötig, daß alle eine einzelne Transaktion betreffenden Dokumente verfolgt werden können und keines der für den Abschluß der Transaktion benötigten Dokumente fehlt.

Bei einem herkömmlichen elektronischen Dateisystem können Dokumente mit Hilfe einer hierarchischen Anordnung benannter Ordner oder Verzeichnisse verwaltet werden, in denen weitere Ordner oder Dokumente abgelegt werden. Normalerweise sind die Verzeichnisse so gegliedert, daß sie Dokumente nach gemeinsamen Kriterien, z. B. nach dem Gegenstand oder der Kunden-Nummer gruppieren. Die Benutzer können dann mit den üblichen Werkzeugen, z. B. mit Hilfe eines Dateimanagers, d. h. eines Programms, mit dem der Benutzer sich inner­ halb eines Verzeichnisbaums bewegen und ein gewünschtes Dokument auswählen kann, direkt auf die Dokumente zugreifen.

Ein wesentlicher Nachteil der Verwendung eines hierarchischen Dateisystems für die Ver­ waltung von Dokumenten besteht darin, daß der Transaktions-Ordner keine separate Einheit darstellt, sondern eng mit der Speicherhierarchie der elektronischen Speichereinrichtung ver­ knüpft ist. Dadurch ist die Verteilung der Ordner an Benutzer, die sich eventuell außerhalb des Unternehmens befinden, ausgeschlossen. Außerdem erschwert dies die gemeinsame Nutzung von Transaktionsdokumenten durch mehrere Personen in Fällen, in denen nicht alle Personen Zugang zu denselben elektronischen Speichereinrichtungen haben, wie dies zum Beispiel in einem verteilten Datenverarbeitungsumfeld der Fall ist. Ein weiterer Nachteil ist darin zu sehen, daß Dateisystem-Ordner relativ unstrukturiert sind, wodurch es schwierig wird, gleichbleibende Verfahrensabläufe zwischen den einzelnen Transaktionen zu gewähr­ leisten.

Manche Programme bieten gemeinsam genutzte, strukturierte Datenobjekte zur Nutzung in einem Arbeitsumfeld für eine Arbeitsgruppe an. Zum Beispiel organisiert Lotus Notes Infor­ mationen in Form von "Formularen", wobei jedes Formular aus Feldern besteht, die bestimmte Datenarten, wie Text, Zahlen, Zeiten und formatierten Text enthalten kann. Dem Notes-Formular können elektronische Dokumente entweder als eingebettete oder verknüpfte Dokumente beigefügt werden. Allerdings sieht Lotus Notes keinen Mechanismus vor, der es den Benutzern ermöglicht, nicht nur im voraus festzulegen, wo Dokumente einer bestimmten Art gespeichert werden sollen, sondern auch Dokumente zu kennzeichnen, die erwartungs­ gemäß in Zukunft erzeugt werden. Außerdem sieht Lotus Notes keine ausreichend flexible Struktur für die optimale Organisation und Verwaltung von Sammlungen von Transaktions­ dokumenten vor.

Aufgabe der Erfindung ist es, ein Datenumfeld bereitzustellen, in dem alle Dokumente, zusätzlichen Daten und mit einer Arbeitseinheit verbundenen Ablaufinformationen zusam­ mengefaßt werden.

Des weiteren hat die Erfindung zur Aufgabe, ein Datenumfeld bereitzustellen, in dem alle mit einer Arbeitseinheit in Zusammenhang stehenden Daten für viele verschiedene Benutzer in einfacher Weise zugänglich sind.

Eine weitere Aufgabe der Erfindung besteht darin, ein Datenumfeld bereitzustellen, daß bezüglich Prozeß-Management und Datenfluß einen veränderlichen Grad an Steuerung und Anleitung bietet.

Die vorstehend genannten und weitere Aufgaben werden durch die Bereitstellung eines strukturierten Arbeitsordners zum Verwalten von elektronischen Dokumenten erfüllt, der Abschnitte zum Gruppieren von miteinander in Zusammenhang stehenden Dokumenten sowie Platzhalter für Dokumente enthält, die erwartungsgemäß in den Arbeitsordner eingebracht werden sollen. Der Arbeitsordner ermöglicht es Benutzern, eine Sammlung von Dokumenten und unterstützender Meta-Daten in einem einzigen Datenobjekt anzusammeln und zu verwal­ ten, zu dem mehrere Benutzer gleichzeitig Zugriff haben und an dem sie Aktualisierungen vornehmen können.

Erfindungsgemäß können in einem Arbeitsordner enthaltene Dokumente Bilder, Textver­ arbeitungsdateien, Spreadsheets, elektronische Formulare, Voice-, Video- oder andere For­ matarten enthalten. Es ist möglich, dem Arbeitsordner ein Dokument hinzuzufügen und seinen Inhalt in dem Arbeitsordner zu speichern oder aber den Arbeitsordner über eine Datei­ system-Referenz mit einem "externen" Dokument, über eine ODMA-Programmschnittstelle (Open Document Management Application) mit einem Dokumentenverwaltungssystem, über eine URL-Adresse (Universal Resource Locator) mit einem Netz-Repository oder über einen anderen Mechanismus, der Verknüpfungen zu externen Datenquellen unterstützt, mit Doku­ menten zu verknüpfen.

Der Arbeitsordner kann auch einen oder mehrere Einträge über Aufgaben (Tasks) enthalten, die dazu verwendet werden, den Fortgang der mit einem Arbeitsordner in Zusammenhang stehenden Arbeit zu verfolgen. Außerdem können in dem Arbeitsordner unterstützende Meta- Dateien in Form von Informationsfeldern, verbundenen Kommentaren sowie einem detail­ lierten History-Protokoll aller an einem Arbeitsordner vorgenommenen Änderungen gespei­ chert werden. Der Arbeitsordner bietet prozeßspezifische Funktionen dadurch, daß er Auf­ gaben, einschließlich Zuweisungen und Termine, verfolgt, aufgezeichnete Makros entweder auf Verlangen oder in Abhängigkeit von verschiedenen Ereignissen ausführt und für die Ab­ stimmung von widersprüchlichen Datenaktualisierungen sorgt, wenn mehrere Benutzer den­ selben Arbeitsordner aktualisieren.

Der Arbeitsordner wird als spezialisiertes Datenobjekt implementiert, auf das der Benutzer über eine Programmoberfläche und auf das Dritt-Anwendungen über eine automatische Schnittstelle Zugang haben und das der Benutzer verwalten und konfigurieren kann. Bei dem Computerumfeld kann es sich um einen einzelnen Computer handeln, oder es kann sich um viele Computer handeln, die über ein oder mehrere Netze miteinander verbunden sind, ein­ schließlich lokaler Netze, Intranets und das Internet, wobei die Computer fortlaufend oder mit Unterbrechungen miteinander verbunden sind. Vorzugsweise ist das Arbeitsordnerprogramm unter einem herkömmlichen Betriebssystem implementiert, wie z. B. Microsoft Windows, das über eine Benutzeroberfläche mit herkömmlichen grafischen Elementen (GUI) (Graphical User Interface) verfügt und über eine automatische Schnittstelle verfügt, die auf herkömm­ lichen Standards wie (Object Linking and Embedding) OLE Automatisierung oder COM (Common Object Model) aufsetzt. Das Arbeitsordner-Datenobjekt ist durchgängig so gespei­ chert, daß es in einem Netz gespeichert, transportiert und verteilt werden kann und daß es für den Zugriff und die Änderung mittels Software bereitsteht, die auf einer Vielzahl verschie­ dener Plattformen läuft. Bevorzugt wäre eine Art der durchgängigen Wiedergabe, die den gängigen Nachrichtenübermittlungsstandards entspricht.

Die Erfindung wird im folgenden anhand eines in der Zeichnung dargestellten Ausführungs­ beispiels näher erläutert.

Es zeigen:

Fig. 1 ein Diagramm der strukturellen Beziehungen der verschiedenen Datenelemente in einem erfindungsgemäßen Arbeitsordner;

Fig. 2 ein Diagramm, aus dem Struktur und Dateninhalt der Platzhalter-Daten gemäß Fig. 1 ersichtlich sind;

Fig. 3a und 3b Flußdiagramme der Erzeugung und Verarbeitung von Ereignissen gemäß einer Ausführungsform der Erfindung;

Fig. 4 ein Systemdiagramm einer vernetzten Computerumgebung, die mit erfindungs­ gemäßen gemeinsam genutzten Arbeitsordnern arbeitet;

Fig. 5 eine Darstellung des Hauptbildschirms des Arbeitsordner-Programms gemäß einer bevorzugten Ausführungsform der Erfindung;

Fig. 6 einen Programmbildschirm gemäß einer bevorzugten Ausführungsform der Erfin­ dung bei einem für die Verwaltung von Arbeitsgängen einer Patentanmeldung konfigurierten Arbeitsordner;

Fig. 7 einen Programmbildschirm gemäß einer bevorzugten Ausführungsform der Erfin­ dung, der das Registerfeld mit ausgewähltem Felder-Register darstellt;

Fig. 8 einen Programmbildschirm gemäß einer bevorzugten Ausführungsform der Erfin­ dung, der das Registerfeld mit ausgewähltem Aufgaben-Register darstellt;

Fig. 9 einen Programmbildschirm gemäß einer bevorzugten Ausführungsform der Erfin­ dung, der das Registerfeld mit ausgewähltem Kommentar-Register darstellt;

Fig. 10 einen Programmbildschirm gemäß einer bevorzugten Ausführungsform der Erfin­ dung, der das Registerfeld mit ausgewähltem History-Register darstellt;

Fig. 11 einen Programmbildschirm gemäß einer bevorzugten Ausführungsform der Erfin­ dung, der einen Ereignis-Scripteditor darstellt;

Fig. 12 einen Programmbildschirm, aus dem das Ergebnis der Ausführung des in Fig. 11 dargestellten Scripts ersichtlich ist;

Fig. 13 eine Konfliktvermittlungs-Dialogbox gemäß einer bevorzugten Ausführungsform der Erfindung; und

Fig. 14 einen Programmbildschirm gemäß einer bevorzugten Ausführungsform der Erfin­ dung, in dem die Konflikt-Unterelemente zu erkennen sind, die erzeugt werden, wenn ein zu vermittelnder Konflikt auftritt, die Vermittlung aber nicht erfolgt.

In Fig. 1 sind die strukturellen Beziehungen zwischen den verschiedenen Datenelementen in einem erfindungsgemäßen Arbeitsordner in Form eines Diagramms dargestellt. Bei der bevor­ zugten Ausführungsform ist der Arbeitsordner als einzelnes strukturiertes Datenobjekt 5 kon­ figuriert, und die Datenelemente sind in Form eines geordneten Baums miteinander verbun­ den. Wurzel des Baums ist der Arbeitsordner-Knoten 10. Der Arbeitsordner-Knoten 10 ver­ fügt über eine Verbindung zu einem Inhalts-Knoten 12, der seinerseits mit dem Haupt-Daten- und Strukturbereich des Arbeitsordners verknüpft ist. Der Arbeitsordner-Knoten 10 kann auch ein oder mehrere Aufgaben-Datenelemente 14, ein Kommentar-Datenelement 16, ein History- Datenelement 18, ein Felder-Datenelement 20 und ein Script-Datenelement 22 enthalten. Diese Elemente enthalten Meta-Daten, die sich auf die unter dem Inhalts-Knoten 12 gespei­ cherten Primärdaten beziehen. Die einzelnen Knoten und Elemente werden im folgenden noch näher erläutert. Da der Arbeitsordner 10 als strukturiertes Datenelement organisiert ist, kön­ nen Objekte und Knoten mittels herkömmlicher, mit verknüpften Listen, Verbindungsbäumen und dergleichen arbeitender Programmiertechniken hinzugefügt, verschoben und entfernt werden. Der Inhalts-Knoten 12 dient als Basis, mit der strukturelle Elemente des Arbeitsord­ ners 10 verknüpft sind. Es gibt drei Hauptelemente, die mit dem Inhalts-Knoten 12 verknüpft werden können: Dokumente 28, Platzhalter 24 und Abschnitte 26. Durch Hinzufügen und Konfigurieren dieser Elemente kann ein Benutzer ein Arbeitsordner-Datenobjekt mit einer für die Verwaltung und Speicherung von Dokumenten für eine Vielzahl unterschiedlicher Ge­ schäftstransaktionen geeigneten Struktur herstellen.

Ein Dokument-Element 28 besteht entweder aus einem angehängten Dokument oder einer Verknüpfung mit einem außerhalb des Arbeitsordners 10 gespeicherten Dokument. Da die Arbeit mit Hilfe einer Vielzahl unterschiedlicher, an verschiedenen Orten gespeicherter Dokumentarten ausgeführt wird, sieht das Arbeitsordner-Programm keine Einschränkungen für die Dokument-Arten, die in einem Arbeitsordner enthalten sein können, oder für den Ort vor, an dem sie gespeichert sind. Anders gesagt, werden alle Dokument-Dateien vom Arbeits­ ordner gleich behandelt. Bei den Dokumenten 28 kann es sich daher um Bilder, Textver­ arbeitungs-Dateien, Spreadsheets, Voice- oder Video-Dateien oder beliebige andere Daten­ formate handeln.

Wenn dem Inhalts-Knoten 12 ein Dokument hinzugefügt wird, wird ein Dokument-Element 28 erzeugt, das den Dokumentinhalt als eingebettete Dateidaten enthält. Somit werden das Dokument und sein Inhalt Bestandteil des Arbeitsordners 10. Alternativ kann ein Dokument- Element 28 auch aus einer Verknüpfung mit einem externen Dokument bestehen. Die Ver­ knüpfung kann aus einer beliebigen Datei-Adresse bestehen, die von dem Computer-Umfeld erkannt wird. Normalerweise werden als Datei-Adressen Hinweise auf ein Dokument unter­ stützt, das in einem lokalen oder vernetzten Dateisystem gespeichert ist, ferner ODMA- Dokumentkennzeichen für ein in einem Dokument-Verwaltungssystem gespeichertes Element oder eine URL-Adresse für ein Intranet- oder Internet-Dokumentrepository. Abhängig von der Computer-Plattform und ihrer Konfiguration können auch andere Speicherplätze unterstützt werden.

Wenn der Benutzer später auf das Dokument zugreift, werden die Dokumentdaten entweder durch das Arbeitsordner-Programm dem Dokumentelement 28 entnommen, oder die Doku­ mentverknüpfung wird an das Betriebssystem übermittelt, das dann die Datei in dem entspre­ chenden Speicherbereich aufruft. Nach Extraktion oder Aufruf des Dokuments gibt das Arbeitsordner-Programm es an das Betriebssystem weiter, das dann die Art des Dokuments feststellt und die für die Verarbeitung des Dokuments geeignete Anwendung ausführt.

Das zweite wichtige Element, das dem Inhalts-Knoten hinzugefügt werden kann und einen wesentlichen Aspekt der Erfindung darstellt, ist ein Platzhalter 24. Ein Platzhalter 24 ist ein Element, das für ein oder mehrere spezielle Dokumente reserviert ist, die noch nicht erzeugt wurden oder noch nicht eingegangen sind. Es ist möglich, einen oder mehrere Platzhalter 24 mit dem Inhalts-Knoten 12 zu verknüpfen; vorzugsweise erfolgt die Verknüpfung der Platz­ halter 24 mit dem Inhalts-Knoten 12 in Form einer geordneten Liste. Wenn der Arbeitsordner zur Organisation von Dokumenten für einen bestimmten Arbeitsschritt verwendet wird, zeigt das Vorhandensein von Platzhaltern 24 im Arbeitsordner dem Benutzer an, daß voraussicht­ lich noch bestimmte Dokumente erzeugt werden und dort gespeichert werden sollen.

Ein Beispiel der Struktur des Platzhalter-Datenelements 24 ist in Fig. 2 dargestellt. Jeder Platzhalter 24 hat einen Namen 30, der den Dateninhalt des in den Platzhalter 24 einzubrin­ genden Dokuments angibt, sowie einen Datenobjekt-Verknüpfungshaken 34, an den später eine tatsächliche Datei angehängt oder mit dem sie verknüpft werden kann. Wenn Platzhalter als geordnete Liste implementiert werden, kann ein Platzhalter 24 auch eine Position 32 auf­ weisen, die angibt, an welcher Stelle der Liste dieser spezielle Platzhalter 24 plaziert ist. Außerdem kann ein Platzhalter 24, je nach der Programm-Umgebung, auch ein einmaliges internes Kennzeichen 36 aufweisen.

Bei einer bevorzugten Ausführungsform der Erfindung kann der Dateiobjekt-Verknüpfungs­ haken 34 mit jeder beliebigen Dokumentart verknüpft werden. Bei einer alternativen Ausfüh­ rungsform kann ein Platzhalter 24 auf einen bestimmten, vom Benutzer angegebenen Datei­ namen und/oder Dateityp beschränkt sein. Ein Platzhalter 24 wird dadurch "ausgefüllt", daß ein (eingebettetes oder verknüpftes) Dokument an den Datenobjekt-Verknüpfungshaken 34 angehängt wird, ähnlich wie dies vorstehend für das Hinzufügen eines Dokumentelements 28 besprochen wurde. Bei der bevorzugten Ausführungsform ist ein Platzhalter 24 nur für ein einziges Dokument reserviert. Allerdings kann ein Platzhalter 24 auch so implementiert wer­ den, daß eine Dokumentensammlung hinzugefügt werden kann, etwa dadurch, daß während des Hinzufügens oder Verknüpfens von Dokumenten weitere Datenobjekt-Verknüpfungs­ haken 34 hinzugefügt werden.

Mit einem Platzhalter 24 können auch eine Vielzahl zusätzlicher Datenelemente verknüpft werden. Bei der bevorzugten Ausführungsform enthält ein Platzhalter 24 ein Statuselement 38, das dazu dienen kann, dem Benutzer den Status des den Platzhalter 24 ausfüllenden Dokuments anzuzeigen. Der Status 38 umfaßt Zustände, denen bestimmte Bedeutungen zu­ gewiesen sind, wie "noch nicht begonnen", "in Bearbeitung" und "abgeschlossen". Außerdem kann ein Platzhalter durch Speichern einer einmaligen Benutzer-ID (z. B. einer e-Mail- Adresse) im Zuweisungselement 40 einem bestimmten Benutzer zugeordnet werden. Bei der bevorzugten Ausführungsform erzeugt die Zuweisung eines Platzhalters 24 an einen Benutzer ein Programmereignis, das dann eine e-Mail auslöst und absendet, die den betreffenden Benutzer über diese Zuweisung unterrichtet. Bei einer noch stärker bevorzugten Ausführungs­ form enthält die Benachrichtigungs-Mitteilung eine Verknüpfung mit dem in Rede stehenden Arbeitsordner 10 und Informationen über den zugewiesenen Platzhalter.

Ein Platzhalter 24 kann auch ein Kommentarelement 44 enthalten, das dazu dienen kann, zu­ sätzliche Informationen in freier Form über den Platzhalter mitzuteilen. Darüber hinaus kann ein Platzhalter 24 ein Terminelement 24 enthalten, das eine auslösende Bedingung und eine Frist angibt, bis zu der der Termin eingehalten sein muß. Termine werden weiter unten noch im einzelnen im Zusammenhang mit Aufgaben erörtert.

Das dritte wichtige Element, das an den Inhalts-Knoten 12 angehängt werden kann, ist ein Abschnittselement 26. Ein Abschnitt 26 dient als Ankerpunkt für zusätzliche Platzhalter 24 und Dokumente 28 und kann in einer alternativen Ausführungsform auch weitere Unterab­ schnitte umfassen. Die Abschnittselemente 26 dienen als strukturelle Elemente, die die Orga­ nisation des Inhalts 12 des Arbeitsordners 10 nach großen Kategorien ermöglichen. Jedes Ab­ schnittselement hat einen Namen, der den Inhalt bezeichnet, der in diesem Element aufge­ nommen werden soll. Bei der bevorzugten Ausführungsform werden innerhalb eines Abschnitts 26 positionierte Dokumente 28 und Platzhalter 24 als Elemente einer geordneten Liste gespeichert.

Gemäß einem weiteren Aspekt der Erfindung weist der Arbeitsordner 10 ein Aufgaben- Datenelement 14 auf, in dem Aufgaben als Gruppe von Arbeitsschritten definiert sind, die zur Abwicklung einer Arbeitseinheit erforderlich sind und von denen jeder einem Benutzer zuge­ wiesen und mit einem Termin versehen werden kann. Jede in einem Aufgaben-Datenelement 14 gespeicherte Aufgabe hat einen Namen, der die auszuführende Aufgabe und deren Status beschreibt. Vorzugsweise wird der Status aus einer Gruppe von Bedingungen ausgewählt, die als "begonnen", "in Bearbeitung" und "abgeschlossen" definiert sind.

Außerdem besitzt jede Aufgabe innerhalb des Aufgaben-Datenelements 14 vorzugsweise bestimmte Attribute, wie zum Beispiel einen Zuweisungsvermerk, ein Kommentarfeld und einen Termin. Ein Termin für eine Aufgabe kann ebenso wie der vorstehend besprochene Termin für einen Platzhalter 24 entweder ein absolutes Enddatum oder eine Frist ab einem auslösenden Ereignis sein. Die Angabe eines relativen Datums zeigt an, daß die Frist erst mit Eintritt der auslösenden Bedingung zu laufen beginnt. Der Ablauf einer Frist löst ein Ablauf- Ereignis aus, das mittels einer herkömmlichen, dem Fachmann bekannten Event-Handler- Routine verarbeitet werden kann. Bei der bevorzugten Ausführungsform kann jede Hinzu­ fügung, jede Löschung und jede Änderung von Arbeitsordner-Daten, unter anderem auch das Ausfüllen eines Platzhalters, der Abschluß einer Aufgabe, die Zuweisung einer Aufgabe oder eines Platzhalters sowie der Ablauf einer Frist für eine Aufgabe oder einen Platzhalter, eine auslösende Bedingung darstellen. Das Setzen und die Bearbeitung von Ereignissen wird wei­ ter unten noch im Zusammenhang mit Fig. 3a und 3b erörtert.

Neben dem Haupt-Inhaltsknoten 12 und dem Aufgaben-Datenelement 14 kann der Arbeits­ ordner verschiedene weitere Meta-Datenelemente enthalten. Gemäß einem Aspekt der Erfin­ dung befindet sich im Arbeitsordner 10 ein History-Datenelement 18. Das History-Daten­ element 18 enthält ein Protokoll der Hinzufügungen, Änderungen und Löschungen, die an anderen Datenelementen in dem betreffenden Arbeitsordner 10 vorgenommen wurden. Das Protokoll wird im Zuge der Durchführung von Änderungen entweder über die Benutzerober­ fläche oder die automatische Schnittstelle vom Arbeitsordner-Programm automatisch erzeugt. Vorzugsweise umfaßt jeder Protokolleintrag bestimmte Informationen, zum Beispiel darüber, wann die Änderung und durch wen sie erfolgt ist, welcher Art die Änderung war, und auch Angaben zum Wert des Datenelements vor und nach der Änderung. Von Zeit zu Zeit kann der Arbeitsordner eine Kopie der neuesten Protokolleinträge zum Zwecke der konsolidierten Protokollerstellung an ein zentrales Repository weiterleiten. Bei der bevorzugten Ausfüh­ rungsform erfolgt dies in der Weise, daß das Protokoll jedesmal, wenn der Arbeitsordner ge­ sichert wird, über e-Mail an einen bekannten Ort übersandt wird. Dabei ist zu beachten, daß der Arbeitsordner 10 von der Software, die zur Erzeugung und Änderung von im Arbeits­ ordner 10 gespeicherten oder mit ihm verknüpften Dokumenten verwendet wird, unabhängig ist und das Protokoll der an Dokumenten ausgeführten Änderungen daher im allgemeinen keine Detailangaben zum Inhalt der an den Dokumenten vorgenommenen Änderungen ent­ hält.

Die History-Daten können dazu verwendet werden, die Entwicklung eines Arbeitselements zu verfolgen und kritische Informationen über den Arbeitsfortgang abzuleiten. Außerdem können sie als Quelle für die Beurteilung und Überwachung der Leistung, zum Feststellen und Beheben von Engpässen und dazu verwendet werden, die Unternehmen bei ihrer kontinuier­ lichen Verbesserung ihrer geschäftlichen Prozesse insgesamt zu unterstützen. Vorzugsweise ist jeder Eintrag im History-Protokoll durch einen Identifikator einem bestimmten Knoten oder Datenelement, zum Beispiel einem Platzhalter 24, einem Abschnitt 26 oder einem Dokument 28, zugeordnet, und die Einträge werden in einer einzigen geordneten Liste gespei­ chert. Somit können die History-Protokolleinträge für den gesamten Arbeitsordner 10 ange­ zeigt werden. Alternativ kann nur die History eines einzelnen Objektes im Arbeitsordner 10, zum Beispiel eines Platzhalters 24, angezeigt werden. In diesem Fall präsentiert das Arbeits­ ordner-Programm eine Auswahl der History-Protokolleinträge, die nur die das gewünschte Objekt betreffenden Informationen enthalten.

Bei der bevorzugten Ausführungsform enthält der Arbeitsordner 10 auch ein Felder- Datenelement 20, in dem vom Benutzer definierbare Meta-Daten untergebracht sind, die sich auf eine oder mehrere Eigenschaften eines Arbeitsordners beziehen. Bei der bevorzugten Aus­ führungsform enthält das Felder-Element 20 herkömmliche Formularverarbeitungs- Datenelemente, die über eine Benutzeroberfläche definiert werden, mittels derer ein Benutzer zum Erstellen von Datenelementen verschiedene Eigenschaften einfügen, entfernen, neu ord­ nen und zuweisen kann. Jedes Datenelement verfügt über einen Namen und eine Datenart (wie Datum, Währung oder Textfolge) und kann einen entsprechenden Datenwert aufweisen. Vorzugsweise werden die Felder 20 auf der Ebene des Arbeitsordners 10 definiert. Allerdings können sie auch auf niedrigerer Ebene definiert werden, etwa in den einzelnen Abschnitten 26, Platzhaltern 24 oder Dokumenten 28. Wenn Felder hinzugefügt, editiert und/oder gelöscht werden, wird das im History-Datenelement 18 geführte Protokoll entsprechend fortgeschrie­ ben.

Gemaß einem Aspekt der Erfindung stehen einige oder alle Dateninhalte des Felder- Datenelements 20 mittels üblicher Mechanismen dem Betriebssystem und über dieses anderen Anwendungsprogrammen zur Verfügung. Bei der bevorzugten Ausführungsform wird dies in der Weise bewerkstelligt, daß öffentliche Datenfelder mit nach MAPI ("Programmieroberfläche für Nachrichtenübermittlungs-Anwendungen") benannten Eigen­ schaften dargestellt werden. Welcher spezielle Mechanismus verwendet wird, hängt von dem betrieblichen Umfeld ab. Die im Felder-Datenelement 20 gespeicherten Daten können so mit Suchmaschinen Dritter gesucht und von außerhalb des Arbeitsordner-Programms durchsucht werden.

Gemäß einem weiteren Aspekt der Erfindung ist im Arbeitsordner 10 ein Kommentar- Datenelement 16 gespeichert. Das Kommentar-Datenelement 16 bildet einen Ort für die lau­ fende Kommunikation über eine Anzahl von mit der laufenden Arbeit verbundenen Themen. Bei der bevorzugten Ausführungsform umfassen die Kommentare sowohl einen Themen- Identifikator, der den Gegenstand des Kommentartexts beschreibt, sowie Daten, die den Autor identifizieren und angeben, wann der Kommentar geschrieben wurde. Zur leichteren Benut­ zung können die Kommentare nach dem Muster eines herkömmlichen, verbundenen Kom­ mentarbaums sortiert und ähnlich wie im USENET-Bulletinboard-System des Internet ver­ arbeitet werden.

Ein weiteres Datenelement, das vorzugsweise mit dem Arbeitsordner 10 verknüpft wird, ist das Script-Datenelement 22. Gemäß einem Aspekt der Erfindung umfaßt das Arbeitsordner- Programm eine Script-Oberfläche, über die der Benutzer die Funktionalität des Arbeitsordners erweitern kann. Das Script-Datenelement 22 bietet einen Ort, an dem ein Benutzer-Script oder auch mehrere im Arbeitsordner 10 eingebettet werden können. Jedes Script kann auf Verlan­ gen ausgeführt werden und kann in jeder beliebigen Script-Sprache erstellt werden, die von einer verfügbaren Script-Einrichtung unterstützt wird. Normalerweise werden als Scriptspra­ chen unter anderem VBScript und JavaScript unterstützt. Bei einer Ausführungsform der Erfindung können Scripts den Inhalt und die Struktur des Arbeitsordners selbst ändern und auch mit anderer Anwendungssoftware über eine OLE-Automatisierungs-Schnittstelle kom­ munizieren. Vorzugsweise wird das Script-Datenelement 22 in Verbindung mit einem Event- Handler eingesetzt. Bei einer bevorzugten Ausführungsform enthält das Script-Datenelement 22 ein Haupt-Ereignisscript, aus dem hervorgeht, welche Ereignisse vom Event-Handler zu überwachen sind und welche Scripts bei Eintritt der verschiedenen auslösenden Ereignisse ausgeführt werden sollen. Das Haupt-Ereignisscript kann zusätzlichen Scriptcode enthalten oder ist in seiner einfachsten Form einfach eine Script-Steuerungsroutine.

Fig. 3a und 3b zeigen Flußdiagramme der Erzeugung und Verarbeitung von Ereignissen ge­ mäß einer Ausführungsform der Erfindung. Fig. 3 ist ein Flußdiagramm, das das Setzen von Arbeitsordner-Ereignissen gemäß einer Ausführungsform der Erfindung darstellt. Vorzugs­ weise werden Arbeitsordner-Ereignisse, die auf Aktualisierungen eines Arbeitsordners basie­ ren, nur bei Sicherung des Arbeitsordners ausgelöst. Wird ein Arbeitsordner gesichert (Block 250), prüft das Arbeitsordner-Programm, ob Änderungen im Arbeitsordner vorgenommen wurden (Block 252). Vorzugsweise besteht diese Prüfung aus einem elementweisen Vergleich zwischen dem zu sichernden Arbeitsordner und dem zu überschreibenden Arbeitsordner. Wurde der Arbeitsordner geändert, wird eine Liste der vorgenommenen Änderungen erzeugt (Block 254), und jede Änderung wird daraufhin geprüft, ob sie einem überwachten Ereignis entspricht (Block 256). Überwachte Ereignisse können Änderungen eines Arbeitsordners sein. Typische Beispiele hierfür sind unter anderem die Zuweisung einer Aufgabe und das Aus­ füllen eines Platzhalters. Wenn eine Änderung dem überwachten Ereignis entspricht, wird der entsprechende Indikator für das Programm-Ereignis gesetzt und zeigt dem Event-Handler an, welches Ereignis eingetreten ist (Block 258). Die Prüfung setzt sich solange fort, bis alle am Arbeitsordner vorgenommenen Änderungen geprüft und die entsprechenden Ereignisse ge­ setzt sind (Block 260). Andere Arbeitsordner-Ereignisse, wie der Ablauf einer Frist, können, wie dies dem Fachmann bekannt ist, mittels einer herkömmlichen Terminplaner-Routine ge­ setzt werden.

Fig. 3b ist ein Flußdiagramm, in dem die Überwachung von Arbeitsordner-Ereignissen gemäß einer Ausführungsform der Erfindung dargestellt ist. Normalerweise werden Arbeitsordner- Ereignisse durch eine Event-Handler-Routine überwacht, die eine kontinuierliche Prüfung daraufhin durchführt, ob ein Ereignis gesetzt wurde (Block 262). Ist dies der Fall, werden die Ereignisdaten daraufhin geprüft, ob diesem Ereignis eine vordefinierte Arbeitsordner-Aktion zugeordnet ist (Block 264). Wenn dies der Fall ist, wird die Aktion ausgeführt (Block 266). Eine typische vordefinierte Aktion ist zum Beispiel die Erzeugung und Übersendung einer e- Mail-Information als Reaktion auf ein Ereignis, durch das eine Aufgabe zugewiesen wird. Es ist ersichtlich, daß vordefinierte Aktionen - anders als vom Benutzer definierte Scripts - nicht besonders in einen Arbeitsordner aufgenommen werden müssen. Wenn dem Ereignis keine vordefinierte Aktion zugeordnet ist, prüft der Event-Handler, ob dem Ereignis ein benutzer­ definiertes Script zugeordnet wurde (Block 268). Ist dies der Fall, wird das benutzerdefinierte Script dem Arbeitsordner entnommen und mittels der entsprechenden Script-Einrichtung aus­ geführt.

Gemäß einem weiteren Aspekt der Erfindung kann der Arbeitsordner 10 als Arbeitsordner- Vorlage ausgegeben werden, sobald der Benutzer eine geeignete Struktur und Anordnung des Platzhalterelements 24, des Abschnittselements 26 und des Dokumentelements 28 in einem Arbeitsordner 10 definiert hat. In der Vorlage bleibt die Struktur des Arbeitsordners 10 erhal­ ten, einschließlich des Namens, der Ordnung der Platzhalter 24 und der Abschnitte 26 im Inhaltsknoten 12 sowie der eingebetteten Aufgaben 14, der Felder 20 und der Scripts 22. Wenn ein Arbeitsordner als Vorlage ausgegeben wird, hat der Benutzer vorzugsweise die Wahl, bestimmte Daten, wie eingebettete oder verknüpfte Dateien und Feldwerte, nach Wunsch beizubehalten oder zu löschen. Vorhandene Kommentardaten 16 und Historydaten 18 werden gesperrt, da sie sich auf das spezielle Arbeitsordner-Objekt 10, nicht auf die neu erzeugte Vorlage beziehen (Wenn der Benutzer die Vorlage wie vorstehend beschrieben edi­ tiert, wird ein die Vorlage selbst betreffendes Protokoll erzeugt). Eine einmal erzeugte Vor­ lage kann zur Erzeugung mehrerer Arbeitsordner-Objekte verwendet werden, die dieselbe Struktur aufweisen wie die Vorlage, aber spezielle Arbeitselemente betreffen.

Im Rahmen der Arbeitsordner-Programminitialisierungsdaten wird eine Grund- Arbeitsord­ nervorlage bereitgestellt, die den Inhaltsknoten 12 und vorzugsweise das Aufgaben- Datenelement 14, das Kommentar-Datenelement 16, das History-Datenelement 18, das Fel­ der-Datenelement 20 und das Script-Datenelement 22 enthält. Der Inhaltsknoten 12 der Grundvorlage enthält keine vordefinierten Platzhalter 24, Abschnitte 26 oder Dokumente 28, und die Datenelemente 14 bis 22 sind leer. Diese Arbeitsordner-Vorlage dient als Ausgangs­ punkt, von dem aus der Benutzer durch Hinzufügen von Platzhalter-Datenelementen 22, Abschnitts-Datenelementen 26 und Dokument-Datenelementen 28 sowie verschiedener Auf­ gaben 14, Scripts 22 und Felder 20, wie dies weiter oben beschrieben wurde, einen speziell angepaßten Arbeitsordner erzeugen kann.

Erfindungsgemäß ist ein Arbeitsordner 10 also ein in sich geschlossenes Daten-Repository für alle ein bestimmtes Arbeitselement (ausgenommen externer verknüpfter Dokumente) betref­ fenden Daten, die als eine Datendatei gespeichert und verarbeitet werden. Die Struktur des Arbeitsordners 10 wird durch speziell geordnete Platzhalterelemente 24, Abschnittselemente 26 und Dokumente 28 definiert, die alle unter dem Inhaltsknoten 12 gespeichert werden. Bei der bevorzugten Ausführungsform können andere Programme in der Betriebsumgebung auf den gesamten Arbeitsordner zugreifen. Der Arbeitsordner kann über die vorstehend erläuterte Arbeitsordner-Benutzeroberfläche oder mittels anderer Programme über eine automatische Schnittstelle manipuliert werden.

Ein strukturiertes Arbeitsordner-Umfeld kann auf einer Einzelcomputer-Plattform erzeugt werden; vorzugsweise werden die strukturierten Arbeitsordner und das Arbeitsordner-Pro­ gramm aber auf einem vernetzten System implementiert. Fig. 4 zeigt ein Grund-Diagramm eines vernetzten Computerumfeldes, das erfindungsgemäß mit gemeinsam genutzten Arbeits­ ordnern arbeitet. Die Arbeitsordner und Arbeitsordner-Vorlagen werden in einer elektroni­ schen Speichereinrichtung 50 geführt, die mit einem Netz 52 und damit mit einer Vielzahl von Benutzern 54-59 verbunden ist. Als Benutzer-Terminal ist ein Einzelcomputer (Benutzer 56), ein an einen lokalen Prozessor angeschlossenes Terminal (Benutzer 54), ein mit einem entfernten Prozessor 62 verbundenes Anzeigeterminal (Benutzer 58) oder ein an einen Inter­ net-Server 61 angeschlossener Web-Browser (Benutzer 59) denkbar. Das Netz 52 kann auch Zugang zu einem oder mehreren "externen" Dokument-Repositories 64 bieten. Dabei ist klar, daß die Datenverbindungen zwischen den in Fig. 4 dargestellten Elementen sowohl aus physi­ schen Verbindungen als auch aus Fern-Datenverbindungen (z. B. drahtlosen Verbindungen, wie etwa Zellular-Telefon-Modems) bestehen können.

Zwar wird der Arbeitsordner-Speicher 50 als separates, gemeinsames Hardwareelement dar­ gestellt, doch Fachleuten ist selbstverständlich klar, daß es unerheblich ist, ob dieses Spei­ cherelement eine physisch getrennte Einheit ist, ob es sich in einem mit dem Netz verbunde­ nen lokalen oder entfernten Prozessor befindet oder ob es sich um ein verteiltes Speicher­ system handelt. Es ist lediglich erforderlich, daß der Speicherbereich 50 für jeden Benutzer zugänglich ist. Außerdem kann das Netz 52 jede denkbare Konfiguration aufweisen, insbe­ sondere kann es ein herkömmliches lokales Netz sein, ein Intranet, das Internet oder eine Kombination verschiedener Netzkonfigurationen. Das elektronische Dokument-Repository 64 kann ein oder mehrere lokale Dokumentverwaltungssysteme umfassen, ein Datenarchiv in Form eines CD-ROM-Wechslers oder einen beliebigen, im Zugriff befindlichen Datenserver, etwa einen Internet-Server, der über eine URL-Adresse zugänglich ist.

Gemäß einem weiteren Aspekt der Erfindung kann ein Arbeitsordnerumfeld in einer mobilen Datenumgebung eingerichtet werden. Hierfür ist es nötig, daß ein oder mehrere Benutzer einen Arbeitsordner in einen entfernten oder mobilen Computer laden können, der später vom Netz getrennt wird und in der Lage sein muß, nicht nur auf die Daten in dem Arbeitsordner, sondern auch auf den Inhalt entfernter verknüpfter Dateien zuzugreifen. Erfindungsgemäß wird ein Arbeitsordner zunächst mittels herkömmlicher Netz-Dateiübertragungsprotokolle von einem zentralen Speicherbereich in einen entfernten Speicherbereich übertragen. Die ent­ fernte Einheit wird so konfiguriert, daß der Arbeitsordner initiiert wird, wenn die Übertragung eines Arbeitsordners erkannt wird. Das auf der entfernten Einheit laufende Arbeitsordner-Pro­ gramm extrahiert dann alle im Arbeitsordner enthaltenen Verknüpfungen, die auf externe Dokumente verweisen. Anschließend sucht der Arbeitsordner einige oder alle verknüpften Dokumente im Netz. Die gefundenen Dokumente werden in einem hierfür vorgesehenen Bereich des entfernten Systems gespeichert. Die Dokumentverknüpfungen in der auf dem entfernten System gespeicherten Kopie des Arbeitsordners werden dann so verändert, daß sie auf die im entfernten System gespeicherten gesuchten Dateien, nicht mehr auf die im Netz vorhandenen Dateien verweisen. Wenn der entfernte Benutzer einen Arbeitsordner wieder zum Hauptsystem überträgt, läuft der Prozeß in umgekehrter Folge ab. Nach Bedarf kann auch eine Konfliktprüfung durchgeführt werden.

Bei einer bevorzugten Ausführungsform läuft eine Arbeitsordner-Umgebung unter der Bezeichnung WFX, die einen oder mehrere Arbeitsordner enthält und unterstützt, unter Microsoft Windows 95 oder Windows NT 4.0 in Verbindung mit einer Microsoft-Exchange- Messaging-Infrastruktur. Die Exchange-Messaging-Infrastruktur unterstützt in einfacher Weise ein Arbeitsumfeld für eine Arbeitsgruppe, unter anderem auch Funktionen wie gemein­ sam genutzte Nachrichten-Repositories, sogenannte Public Folders, ein globales Adreßbuch und die Möglichkeit der Übermittlung von Mitteilungen an jeden im globalen Adreßbuch ent­ haltenen Benutzer. Die Microsoft Exchange-Messaging-Infrastruktur ist im Microsoft Back- Office Software Development Kit (SDK), insbesondere im Microsoft Exchange Software Development Kit und im MAPI Software Development Kit definiert, die beide bei der Microsoft Corporation in Redmond, Washington, USA, erhältlich sind. Eine umfangreiche und unterstützende Dokumentation findet sich in technischen Artikeln der Microsoft Develo­ pers Network-Bibliothek. Allerdings können alle diese Funktionen bei Bedarf auch direkt in das WFX-Programm integriert werden.

Vorzugsweise umfaßt die Hardware-Umgebung einen High-end-Netzserver, auf dem Microsoft Exchange Server 5.0 oder höher läuft, und eine oder mehrere Client-Workstations, auf denen Microsoft Windows 95 oder Microsoft Windows NT 4.0 oder höher läuft, sowie einen Microsoft Exchange oder Microsoft Outlook-Client. Das WFX-Arbeitsordnerprogramm ist in der Programmiersprache C++ geschrieben, wobei jedoch klar ist, daß auch andere Pro­ grammiersprachen verwendet werden können.

Bei einer besonders bevorzugten Ausführungsform ist das WFX-Programm ein MAPI-For­ mular-Handler, der in der Exchange-Umgebung als Anzeigeanwendung für eine Gruppe von MAPI-Nachrichtenklassen registriert ist. Dieses Registrierverfahren besteht daraus, daß das WFX-Programm herkömmliche MAPI-Funktionsaufrufe tätigt, die Exchange anweisen, von da ab immer das WFX-Programm aufzurufen, wenn der Benutzer versucht, eine beliebige Mitteilung einer bestimmten Gruppe von aus dem WFX-Programm abgeleiteten Mitteilungs­ klassen anzuzeigen. Nach dem Aufruf führt das WFX-Programm zusätzliche MAPJ-Funk­ tionsaufrufe aus, um die aktuellen Arbeitsordnerdaten zu laden, die in der MAPI-Mitteilung auf einem Microsoft Exchange-Server gespeichert sind. Wenn der Benutzer verschiedene Datenelemente des Arbeitsordners verändert oder weitere Datenelemente hinzugefügt hat und den Arbeitsordner sichern will, führt das WFX-Programm zusätzliche MAPI-Funktionsauf­ rufe durch, um den Arbeitsordner wieder als MAPI-Mitteilung auf den Microsoft Exchange- Server zurückzuschreiben.

Es gibt weitere Fälle, in denen das WFX-Programm mit Exchange zusammenwirkt, während der Benutzer mit einer Arbeitsordner-Mitteilung arbeitet. Hierzu gehören die Zuweisungs­ funktion, die Terminfunktion, die History-Exportfunktion, die Funktionen "Senden" und "in Ordner verschieben" und die Abstimmungsfunktion, die alle vorzugsweise in das WFX-Pro­ gramm aufgenommen werden und im folgenden noch besprochen werden. In allen vorstehend und weiter unten genannten Fällen benutzt das WFX-Programm dem auf dem Gebiet ge­ schulten Programmierer bekannte, herkömmliche MAPI-Funktionsaufrufe und/oder Funk­ tionsaufrufe des Microsoft Exchange Software Development Kit.

Bei dieser besonderen Ausführungsform der Erfindung verfügt WFX über verschiedene ein­ gebaute (d. h. vordefinierte) Ereignis-Scripts, die die Funktionalität des Arbeitsordners verbes­ sern. Um zu erkennen, wenn ein Platzhalter oder eine Aufgabe einem Benutzer zugewiesen wurde, ist eine Zuweisungsfunktion vorgesehen. Ist dieses Ereignis eingetreten, wird eine e- Mail-Mitteilung erzeugt und an die betreffende Person übersandt, um sie über die Zuweisung zu unterrichten. Eine Terminfunktion erkennt den Umstand, daß ein Arbeitsordner-Termin berechnet oder geändert wird. Als Reaktion darauf wird eine e-Mail-Mitteilung erzeugt und dann an eine vordefinierte e-Mail-Adresse (z. B. eine Microsoft Exchange-Mailbox) übersandt. Desgleichen wird, sobald der Ablauf eines Termins erkannt wird, vom WFX-Programm eine e-Mail-Mitteilung erzeugt und an einen oder mehrere vordefinierte Benutzer (d. h. die Person, der die abgelaufene Aufgabe oder der Platzhalter zugewiesen worden war) übersandt, um sie über den Ablauf des Termins zu unterrichten.

Ferner kann eine History-Exportfunktion vorgesehen sein, die das Arbeitsordner-Protokoll führt und es für den Export, vorzugsweise als e-Mail-Mitteilung formatiert, die an eine vorde­ finierte Benutzer-Adresse übersandt werden kann. Vorzugsweise wird die Mitteilung so for­ matiert, daß die angesammelte History dann in eine Datenbank für die zentrale Berichterstat­ tung und Statistik importiert werden kann.

Auch kann eine Sendefunktion vorgesehen sein, die es dem Benutzer gestattet, einen Arbeits­ ordner als e-Mail-Mitteilung an einen anderen Benutzer zu übermitteln. Der Inhalt des Arbeitsordners kann in eine e-Mail-Mitteilung eingebettet werden, oder die Mitteilung kann einfach eine Verknüpfung zum Arbeitsordner enthalten, um den Ordner leichter wieder auf­ finden zu können.

Vorzugsweise werden diese Funktionen mittels des e-Mail-Subsystems von Microsoft Exchange implementiert, um e-Mail-Mitteilungen unterschiedlichen Inhalts an bekannte, im globalen Adreßbuch von Microsoft Exchange enthaltene Mailbox-Adressen übersenden zu können. In allen Fällen macht man für diese Funktionen von herkömmlichen MAPI-Funk­ tionsaufrufen Gebrauch.

Die Funktion "an Ordner senden" ermöglicht es dem Benutzer, den Arbeitsordner an einen anderen Platz innerhalb des Microsoft Exchange-Mitteilungsspeichers zu verschieben. Dies erfolgt mittels herkömmlicher Funktionsaufrufe, wie sie im Microsoft Exchange Soffware Development Kit dargestellt sind.

Bei einer besonders bevorzugten Ausführungsform werden Arbeitsordner-Vorlagen als Microsoft Exchange-Formulare implementiert, die an beliebiger Stelle im Formular-Sub- System von Microsoft Exchange gespeichert werden können, unter anderem auch in Unter­ nehmens- und persönlichen Formular-Bibliotheken oder in einer Ordner-Formularbibliothek. Jede Arbeitsordner-Mitteilung kann dadurch zu einer Arbeitsordner-Vorlage werden, daß sie mittels im WFX-Programm implementierter Mechanismen als Microsoft Exchange-Formular in einer benutzerspezifizierten Formularbibliothek ausgegeben werden. Diese Mechanismen bewirken die im Development Kit beschriebenen Funktionsaufrufe in der Microsoft Exchange Software, die aus den Arbeitsordnerdaten, die dann in der Arbeitsordner-Mitteilung enthalten sind, ein neues Microsoft Exchange-Formular erzeugen, das die Benutzer als Vorlage für neue Arbeitsordner-Mitteilungen verwenden können.

Wenn das Formular in Microsoft Exchange ausgegeben wird, erhalten die Arbeitsordner-Fel­ der, die der Benutzer als "öffentlich" bezeichnet hat, unter der Microsoft Exchange-Um­ gebung Namens-Eigenschaften. Dies geschieht dadurch, daß diese Feldnamen und Datenarten während der Ausgabe des Formulars an Microsoft Exchange übermittelt werden und gleich­ zeitig angezeigt wird, daß sie als öffentlich zu behandeln sind. Sobald das Formular ausgege­ ben ist und die Felder Namens-Eigenschaften erhalten haben, können sie von einer Dritt-An­ wendung gesucht und dann angezeigt und dazu verwendet werden, Arbeitsordner-Mitteilun­ gen im Microsoft Exchange-Client des Benutzers zu gruppieren, zu filtern und zu sortieren.

Das WFX-Arbeitsordner-Programm kann auch dazu verwendet werden, auf dem Arbeits­ ordner basierende Microsoft Exchange-Formulare direkt und ohne eine Arbeitsordner-Mittei­ lung anzuzeigen und zu editieren. Man nennt dies den Vorlagen-Editiermodus. Anstatt eine Arbeitsordner-Mitteilung mittels des vorstehend beschriebenen Mechanismus zu laden, tätigt das WFX-Arbeitsordner-Programm Funktionsaufrufe in der Microsoft Exchange Software, um ein benutzerspezifiziertes, auf einem Arbeitsordner basierendes Formular direkt zum Edi­ tieren zu laden. Nach dem Laden wird das Formular mittels der im WFX-Programm verfüg­ baren Ausgabefunktionen an denselben oder einen anderen Platz im Microsoft Exchange- Formular-Subsystem ausgegeben, und zwar wiederum unter Verwendung von Funktionsauf­ rufen der Microsoft Exchange Software.

Bei dieser speziellen Ausführungsform formatiert das WFX-Programm jeden Arbeitsordner als Exchange-Mitteilung. Daher können Arbeitsordner in einem öffentlichen Exchange-Ord­ ner so plaziert werden, daß mehrere Benutzer gleichzeitig auf denselben Arbeitsordner zugrei­ fen und an ihm arbeiten können. WFX benutzt die Exchange-Mail-Infrastruktur dazu, Arbeit zu verteilen und zu bearbeiten. Damit kann ein Arbeitsordner auch direkt von einem Benutzer an einen anderen übersandt werden. Die Feld-Datenelemente werden für Drittanwendungen dadurch bereitgestellt, daß sie unter Exchange Namens-Eigenschaften definiert werden. Die Arbeitsordner-Vorlagen werden im Exchange-Format-Subsystem gespeichert. Jede Arbeits­ ordner-Vorlage wird mit Anwendungsdaten gekennzeichnet, die Exchange anweisen, das WFX-Programm aufzurufen, wenn der Benutzer ein Dokument unter Verwendung einer Arbeitsordner-Vorlage erzeugt.

Bei der bevorzugten Ausführungsform der Erfindung ist die vorstehend beschriebene Abstimmfunktion serverseitig und clientseitig implementiert. Beide Komponenten machen von einer Kombination von Funktionsaufrufen der Microsoft Exchange Software und- von MAPI-Funktionsaufrufen Gebrauch, um (1) zu erkennen, daß eine Arbeitsordner-Mitteilung eine Exchange-Konfliktmitteilung erzeugt hat, (2) Konfliktinformationen zu extrahieren und sie einem Benutzer anzuzeigen und (3) den Konflikt zu lösen. Da bevorzugt der Arbeitsordner Konflikte abstimmt, muß der normale Konfliktbearbeitungsmechanismus von Microsoft Exchange umgangen werden. Dies kann, wie für den Fachmann ersichtlich ist, in einfacher Weise mit Hilfe der Standardfunktionen der Microsoft Exchange und MAPI Software Deve­ lopment Kits geschehen.

Im folgenden soll nun die bevorzugte Ausführungsform unter Bezugnahme auf Fig. 5-Fig. 14 erläutert werden, die verschiedene, vom WFX-Programm erzeugte Computer-Bildschirm­ anzeigen darstellen. Im allgemeinen präsentiert das WFX-Programm dem Benutzer die Arbeitsordner-Informationen mittels eines herkömmlichen Microsoft Windows-GUI-Proto­ kolls mit Pulldown-Menüs und Werkzeugleisten. Mittels der üblichen Befehle, wie Einfügen, Löschen, Kopieren, Ausschneiden, Zwischenspeichern und Einfügen, kann dann ein Arbeits­ ordner erzeugt und editiert werden.

Die bevorzugte Ausführungsform unterstützt den Vorgang des Rückgängigmachens, so daß ein Benutzer irrtümlich am Arbeitsordner vorgenommene Änderungen korrigieren kann. Die Funktion des Rückgängigmachens ist dem Fachmann bekannt. Zu beachten ist jedoch, daß beim Rückgängigmachen einer Änderung an einem Arbeitsordner das History-Protokoll in jenem Arbeitsordner ebenfalls fortgeschrieben und der Hinweis auf die rückgängig gemachte Änderung entfernt werden muß. Vorzugsweise wird beim Rückgängigmachen nur eine Ebene unterstützt, jedoch können bei entsprechend komplizierterer Codierung auch mehrere Ebenen unterstützt werden.

In Fig. 5 ist der WFX-Hauptverarbeitungsbildschirm 100 für den Arbeitsordner dargestellt. Der Bildschirm besteht aus einem oberen Inhaltsfeld 102 und einem unteren Registerfeld 104. Das Inhaltsfeld 102 dient zur Organisation und Darstellung der Struktur und der unter dem Inhaltsknoten 12 eines speziellen Arbeitsordner-Objekts 10 gespeicherten Daten. In Fig. 5 wurden noch keine Arbeitsordnerdaten definiert, so daß das Inhaltsfeld 102 leer ist.

Das Registerfeld 104 dient der Darstellung von Informationen, die in den Datenobjekten der Felder 20, Aufgaben 14, Kommentar 16 und History 18 im Arbeitsordner 10 gespeichert sind. Auf den Inhalt jedes der Datenobjekte 14-20 wird durch Auswahl des entsprechenden Fel­ der-, Aufgaben-, Kommentar- oder History-Registers 106-112 zugegriffen. Außerdem weist der Haupt-Arbeitsordner-Bildschirm 100 herkömmliche Pulldown-Menüpositionen 116 und über Symbole betätigte Werkzeugleisten 118 auf. Datenobjekte wie Dokumente 28, Ab­ schnitte 26 und Platzhalter 24 kann der Benutzer über entsprechende Befehle, wie "Einfügen" oder "Neues Objekt" hinzufügen, die er aus dem Menüsystem oder über eine Folge von Mausklicks auswählt.

In Fig. 6 ist ein Arbeitsordner 10 dargestellt, der für die Organisation der Arbeitsabläufe einer Patentanmeldung konfiguriert ist. Dabei ist zu beachten, daß das Inhaltsfeld 102 auf die Größe des gesamten Bildschirms vergrößert wurde. Der Arbeitsordner 10 wurde so konfiguriert, daß er verschiedene Abschnitte 26 aufweist. Diese Abschnitte werden im Inhaltsfeld 102 als Fen­ ster 120 dargestellt. Die Bezeichnung jedes Abschnitts-Fensters 120 entspricht der Bezeich­ nung des Abschnitts 26. In diesem Beispiel ist der Arbeitsordner in Abschnitte für Mandan­ ten-Korrespondenz, Patentamt-Korrespondenz, Zeichnungen und Auslandsanmeldungen unterteilt.

In jedem Abschnitt 120 befindet sich eine Anzahl von Platzhaltern 24. Leere Platzhalter sind als leere Fächer 122 neben dem Platzhalter-Namen 124 dargestellt. Ausgefüllte Platzhalter 24 werden als Fach dargestellt, das ein Symbol 126 für die Dokumentart enthält, die im Platz­ halter 24 gespeichert ist oder auf die der Platzhalter verweist. Der Benutzer kann einen Platz­ halter dadurch ausfüllen, daß er den entsprechenden Platzhalter auswählt und das hinzuzu­ fügende Dokument angibt, zum Beispiel indem er die Dokument-Adresse eingibt, das Doku­ ment aus einer Dateimanager-Anwendung auswählt oder von einer Ausschneiden/Einfügen- Funktion Gebrauch macht. Nach dem Ausfüllen eines Platzhalters wird das entsprechende Symbol vom Betriebssystem auf herkömmliche Weise extrahiert. Außerdem werden Informa­ tionen über Position und Art des Dokuments in einer Statuszeile, z. B. 130, 132, nach dem Namen des Platzhalters angezeigt.

Bei diesem Beispiel enthält der Platzhalter 126 eine URL-Verknüpfung zu einem externen Internet-Dokument, während der Platzhalter 134 einen Hinweis auf ein Microsoft Word- Dokument enthält, das im Laufwerk "C" des Benutzers gespeichert ist. Die Anzahl nicht aus­ gefüllter Platzhalter 128 wird in einer Statuszeile 129 unten im Arbeitsordner-Fenster 100 angezeigt.

So ermöglicht das WFX-Programm gemäß einem Aspekt der Erfindung eine sichtbare Unter­ scheidung zwischen nicht ausgefüllten Platzhaltern, ausgefüllten Platzhaltern und nicht in einem Platzhalter befindlichen Dokumenten, die als nicht mit einem Platzhalter-"Korb" ver­ bundene Symbole dargestellt werden (nicht dargestellt). Außerdem wird eine sichtbare Unter­ scheidung zwischen Arbeitsordner-Elementen, die von einer Vorlage importiert werden, und "speziell angepaßten" Elementen durch die Darstellung in unterschiedlichen Farben ermög­ licht.

Fig. 7 zeigt die Registerfläche 104 mit ausgewähltem Felder-Register 106. Wie bereits er­ wähnt, enthält das Feld-Element 20 herkömmliche Formularverarbeitungs-Datenelemente 136, die über einen herkömmlichen Formularprozessor definiert werden. Es ist möglich, Fel­ der einzufügen, zu löschen, neu zu ordnen und ihnen verschiedene Eigenschaften zuzuweisen. In diesem Beispiel werden die Felder dazu verwendet, Informationen über den Mandanten, die Patentanmeldungs- und Erteilungsdaten und die Nummer der Anmeldung anzugeben.

Außerdem ist aus Fig. 7 ersichtlich, daß der Platzhalter 137 mit einem angehängten Bitmap- Bild ausgefüllt wurde; dies ist in der Statuszeile 138 angegeben. Darüber hinaus zeigt die Statuszeile für den Platzhalter 139 - "Anmeldungs-Entwurf" - den Platzhalter-Status 140 (hier "abgeschlossen"), die Zuweisung des Platzhalters zu einem Benutzer 142 und den Termin für das Ausfüllen des Platzhalters 144 an.

Fig. 8 zeigt das Registerfeld 104 mit ausgewähltem Aufgaben-Register 108. In Fig. 8 wurden zwei Aufgaben 148, 150 definiert. Aufgaben können mittels herkömmlicher Eingabemecha­ nismen, etwa Popup-Dialogboxen, definiert und aktualisiert werden. In diesem Beispiel ist der Status für beide Aufgaben "noch nicht begonnen". Die Aufgabe 148 ("Anmeldung erstellen") ist mit einem absoluten Termin versehen, während der Termin für die Aufgabe 150 ("Anmeldung einreichen") relativ, d. h. abhängig vom Datum der Fertigstellung der Aufgabe 148 "Anmeldung erstellen" ist. Jede Aufgabe wird visuell durch ein einmaliges Aufgaben- Symbol 152 dargestellt.

Fig. 9 zeigt das Registerfeld 104 mit ausgewähltem Kommentar-Register 110. Jeder Kom­ mentar 156, 158 wird in einem entsprechenden benannten Themenordner 154 gespeichert. Die Kommentare werden als verbundener Kommentar dargestellt, so daß Antworten auf Kom­ mentare 158 mit dem ursprünglichen Kommentar 156 verknüpft werden. Bei Auswahl eines Kommentar-Titels 160 wird der Text des Kommentars 162 in einem Kommentarfenster ange­ zeigt.

Fig. 10 zeigt die Registerfläche 104 mit ausgewähltem History-Register 112. Wie bereits be­ sprochen, wird jede Veränderung der Struktur eines Arbeitsordners 10 im History-Daten­ element 18 aufgezeichnet. Bei Auswahl des History-Registers 112 wird das Protokoll 164 angezeigt. Die Historydaten für jedes Element im Protokoll 164 werden entsprechend der Spalten-Überschriftsleiste in Spalten angezeigt. Es können alle Attribute einer Änderung an­ gezeigt werden, zum Beispiel wer die Änderung wann vorgenommen hat, was geändert wurde und auch die alten und die neuen Werte. Zusätzlich zur Darstellung des Gesamtprotokolls kann der Benutzer durch Auswahl einer bestimmten Position mittels der History-Funktion eine Protokoll-Auswahl für ein bestimmtes Arbeitsordnerelement, zum Beispiel einen Ab­ schnitt oder einen Platzhalter, treffen.

Fig. 11 zeigt einen Ereignis-Scripteditor 168. Ereignis-Scripts können mittels eines her­ kömmlichen Texteditors editiert werden. Alternativ können aber auch spezielle Anwendungen zum Erstellen eines Scripts in Script-Sprachen wie Visual Basic Script und Java Script einge­ setzt werden. Das als Beispiel gewählte einfache Script ist in Visual Basic geschrieben und gibt bei Eintritt eines Arbeitsordner-Ereignisses, das durch eine Veränderung von Daten in einem Feld ausgelöst wurde, eine entsprechende Mitteilung ab. Wenn das Script im Script- Datenelement 22 gespeichert ist, wird das ausgewählte Ereignis vom Script-Prozessor des Arbeitsordners in Verbindung mit dem Event-Handler überwacht. Bei Eintritt des Ereignisses wird das Script, wie vorstehend erwähnt, automatisch ausgeführt. Fig. 12 zeigt das Ergebnis der Ausführung des in Fig. 11 dargestellten Scripts.

In Fig. 13 ist eine Konfliktvermittlungs-Dialogbox 170 dargestellt, die dem Benutzer während eines Konfliktabstimmungsverfahrens angezeigt wird. Gemäß einem weiteren Aspekt der Er­ findung erfordert das Arbeitsordner-Programm vorzugsweise keinen Sperrmechanismus, der Datenkonflikte verhindert, wenn zwei oder mehr Benutzer den Inhalt eines Arbeitsordners gleichzeitig aktualisieren. Wenn zwei Benutzer gleichzeitig Änderungen an einem Arbeits­ ordner vornehmen und diese dann sichern, werden gemäß diesem Aspekt der Erfindung die Änderungen daraufhin analysiert, ob sie in direktem Widerspruch zueinander stehen oder ob die Änderungen zusammengeführt werden können. Wenn zum Beispiel der Benutzer 1 einem Platzhalter ein Dokument hinzufügt, während der Benutzer 2 Daten in ein damit nicht zu­ sammenhängendes Adreßfeld eingibt, kollidieren diese Änderungen nicht miteinander und können zusammengeführt werden. Wird ein Arbeitsordner gesichert und dabei ein Konflikt mit Änderungen eines anderen Benutzers festgestellt, wenn zum Beispiel Benutzer 1 und Be­ nutzer 2 demselben Platzhalter unterschiedliche Dokumente hinzugefügt haben, werden dem Benutzer, dessen Änderungen zu dem Konflikt geführt haben (normalerweise ist dies der Be­ nutzer, der den aktualisierten Arbeitsordner als zweiter sichert) Konfliktlösungsdaten ange­ zeigt, damit er den Konflikt lösen kann. Im vorliegenden Beispiel werden durch die vom Be­ nutzer vorgenommenen Änderungen zwei Konflikte erzeugt. In der Darstellung zeigt die Kon­ flikt-Dialogbox das geänderte Datenelement 172 an, ferner daß die Änderung vom Benutzer 174 vorgenommen wurde, sowie die von einem früheren Benutzer eingegebene kollidierende Änderung 176 und die betreffende ID 178. Mit dieser Information kann der Benutzer dann den Konflikt durch Auswahl jenes der beiden Werte lösen, der erhalten bleiben soll. Die Auswahl kann entweder jeweils einzeln erfolgen, oder der Benutzer kann - zum Beispiel durch Betätigen des entsprechenden Funktions-Buttons 180 - anzeigen, daß alle von einer gegebenen ID vorgenommenen Änderungen erhalten bleiben sollen.

Alternativ ist es möglich, die Konfliktvermittlung aufzuschieben. Eine solche aufgeschobene Konfliktvermittlung wird vorzugsweise dann implementiert, wenn die Arbeitsordner automa­ tisch an verschiedenen Stellen in einem vernetzten Umfeld dupliziert werden. In einem sol­ chen Umfeld können Konflikte während des Dupliziervorgangs erkannt werden, d. h. zu einem Zeitpunkt, zu dem die betroffenen Benutzer für die Beteiligung an einem sofortigen Konflikt­ vermittlungsdialog nicht zur Verfügung stehen. In einer solchen Situation werden die kollidie­ renden Elemente als alternative Unterelemente gesammelt und als Konfliktelemente gekenn­ zeichnet. Bei Zugriff auf den Arbeitsordner werden diese Konfliktelemente angezeigt, so daß der Benutzer wählen kann, welche Änderung er aufrechterhalten will.

In Fig. 14 ist eine Bildschirmanzeige dargestellt, in der kollidierende Unterelemente angezeigt sind, die erzeugt wurden, als ein eine Vermittlung erfordernder Konflikt auftrat, die Vermitt­ lung aber nicht erfolgte (z. B. während einer unbeaufsichtigten Abstimmung). Bei Einsicht in einen Arbeitsordner, der ein Konfliktelement enthält, werden beide Versionen des Konflikt­ elements als Unterelemente 184, 186 unter einer Konfliktüberschrift 182 dargestellt. Im be­ schriebenen Beispiel entstand ein Konflikt, als der Benutzer 1 den Status des Platzhalters "Offenlegung der Erfindung" mit "Begonnen" definierte, während ein zweiter Benutzer den Status mit "Noch nicht begonnen" angab. Der Konflikt wird dadurch gelöst, daß ein entspre­ chend autorisierter Benutzer auswählt, welches der beiden Unterelemente 184, 186 erhalten bleiben soll.

Die Erfindung wurde vorstehend unter besonderer Bezugnahme auf bestimmte, bevorzugte Ausführungsformen im einzelnen beschrieben; es versteht sich jedoch, daß Abweichungen und Modifikationen möglich sind, ohne den Rahmen der Erfindung zu verlassen.

Claims (58)

1. Computerlesbarer Speicher mit einer Vielzahl von Speicherplätzen zum Speichern von Datensätzen im computerlesbaren Speicher mit
mindestens einem strukturierten Arbeitsordner (10) zum Speichern und Verwalten elektronischer Dokumente (28),
wobei der Arbeitsordner (10) ein Inhalts-Element (12) zum Speichern von Primär­ daten enthält, das einen oder mehrere Platzhalter (24) zum Kennzeichnen von Doku­ menten (28) enthält, die erwartungsgemäß über diesen Platzhalter (24) in den Arbeits­ ordner (10) eingebracht werden sollen.

2. Speicher nach Anspruch 1, dadurch gekennzeichnet, daß das Inhalts-Element (12) ferner ein oder mehrere Abschnitts-Elemente (26) zum Kategorisieren der Primärdaten enthält.

3. Speicher nach Anspruch 2, dadurch gekennzeichnet, daß die Abschnitts-Elemente (26) einen oder mehrere Platzhalter (24), eine Verknüpfung mit einem Dokument (28) und ein verschachteltes Abschnitts-Element (26) umfassen.

4. Speicher nach Anspruch 3, dadurch gekennzeichnet, daß die Verknüpfung ein im Arbeitsordner (10) eingebettetes Dokument (28) kennzeichnet.

5. Speicher nach Anspruch 3, dadurch gekennzeichnet, daß die Verknüpfung ein für den Arbeitsordner (10) externes Dokument (28) kennzeichnet.

6. Speicher nach Anspruch 1, dadurch gekennzeichnet, daß das Inhalts-Element (12) ferner mindestens eine Verknüpfung mit einem Dokument (28) enthält.

7. Speicher nach Anspruch 6, dadurch gekennzeichnet, daß die Verknüpfung ein in dem Arbeitsordner (10) eingebettetes Dokument (28) kennzeichnet.

8. Speicher nach Anspruch 6, dadurch gekennzeichnet, daß die Verknüpfung ein für den Arbeitsordner (10) externes Dokument (28) kennzeichnet.

9. Speicher nach Anspruch 1, dadurch gekennzeichnet, daß der Platzhalter (24) ferner ein Namensfeld (30) zum Anzeigen des Dateninhalts des Dokuments (28), das in den Arbeitsordner (10) eingebracht werden soll, sowie einen Dateiobjekt-Haken (34) auf­ weist, mit dem später ein Primärdaten-Dokument (28) verknüpft werden kann.

10. Speicher nach Anspruch 1, dadurch gekennzeichnet, daß der Platzhalter (24) ferner ein Feld aufweist, das Grenzen für mindestens den Dateinamen oder den Dateityp eines mit dem Platzhalter (24) zu verknüpfenden Primärdaten-Dokuments (28) enthält.

11. Speicher nach Anspruch 1, dadurch gekennzeichnet, daß der Platzhalter (24) ferner ein Status-Element (38) umfaßt, das den Status eines mit dem Platzhalter (24) verknüpften Dokuments (28) anzeigt.

12. Speicher nach Anspruch 1, dadurch gekennzeichnet, daß der Platzhalter (24) ferner ein Zuweisungs-Feld (40) umfaßt, das einen oder mehrere für das Ausfüllen des Platzhalters (24) verantwortliche Benutzer anzeigt.

13. Speicher nach Anspruch 1, dadurch gekennzeichnet, daß der Platzhalter (24) ferner ein Termin-Element (42) mit einem Feld enthält, das eine Frist für die Ausführung einer be­ stimmten, dem Platzhalter (24) zugeordneten Aktion angibt.

14. Speicher nach Anspruch 13, dadurch gekennzeichnet, daß das Termin-Element (42) ferner ein Feld für den auslösenden Zustand umfaßt, in dem ein auslösendes Ereignis gespeichert werden kann, und daß die angegebene Frist abhängig ist vom Eintritt dieses auslösenden Ereignisses.

15. Speicher nach Anspruch 1, dadurch gekennzeichnet, daß der Platzhalter (24) ferner ein Kommentar-Element (16) zum Speichern von den Platzhalter (24) betreffenden Infor­ mationen umfaßt.

16. Speicher nach Anspruch 1, dadurch gekennzeichnet, daß der Platzhalter (24) ferner einen Positions-Indikator umfaßt, der eine Position (32) des Platzhalters (24) bezüglich einer Vielzahl anderer, in dem Inhalts-Element (12) enthaltener Platzhalter (24) anzeigt.

17. Speicher nach Anspruch 1, dadurch gekennzeichnet, daß der Platzhalter (24) ferner einen einmaligen Identifikator (36) enthält.

18. Speicher nach Anspruch 1, dadurch gekennzeichnet, daß der Arbeitsordner (10) ferner ein Aufgaben-Datenelement (14) umfaßt, das eine oder mehrere Aufgaben enthält, die eine zum Abschluß einer Arbeitseinheit erforderliche Gruppe von Arbeitsschritten defi­ nieren, wobei jede Aufgabe über ein Namensfeld, das die auszuführende Aufgabe an­ zeigt, und ein Statusfeld verfügt, das den Status dieser Aufgabe angibt.

19. Speicher nach Anspruch 18, dadurch gekennzeichnet, daß das Aufgaben-Element (14) ferner ein Zuweisungs-Feld zum Anzeigen eines oder mehrerer für die Ausführung der Aufgabe verantwortlicher Benutzer umfaßt.

20. Speicher nach Anspruch 18, dadurch gekennzeichnet, daß das Aufgaben-Element (14) ferner ein Termin-Element mit einem Feld zum Anzeigen einer Frist für die Ausführung der Aufgabe umfaßt.

21. Speicher nach Anspruch 20, dadurch gekennzeichnet, daß das Termin-Element ferner ein Feld für einen auslösenden Zustand umfaßt, in dem ein auslösendes Ereignis gespei­ chert werden kann, und daß die angegebene Frist abhängig ist vom Eintritt des aus­ lösenden Ereignisses.

22. Speicher nach Anspruch 1, dadurch gekennzeichnet, daß der Arbeitsordner (10) ferner Meta-Daten enthält, die sich auf die unter dem Inhalts-Knoten (12) gespeicherten Primärdaten beziehen.

23. Speicher nach Anspruch 22, dadurch gekennzeichnet, daß die Meta-Daten ein History- Element (18) zum Speichern eines Protokolls der an dem Arbeitsordner (10) vorge­ nommenen Änderungen umfassen.

24. Speieher nach Anspruch 23, dadurch gekennzeichnet, daß das Protokoll für jede der an dem Arbeitsordner (10) vorgenommenen Änderungen Datenfelder zur Aufnahme min­ destens einer der folgenden Informationen aufweist: Wann die Änderung vorgenommen wurde, wer sie vorgenommen hat, welcher Art die Änderung war, sowie die Werte/Struktur des geänderten Bereichs des Arbeitsordners vor und nach der Änderung.

25. Speicher nach Anspruch 22, dadurch gekennzeichnet, daß die Meta-Daten ein Felder- Element (20) umfassen, in das benutzerdefinierbare Datenfelder aufgenommen werden können, die sich auf eine oder mehrere Eigenschaften des Arbeitsordners (10) beziehen.

26. Speicher nach Anspruchs 22, dadurch gekennzeichnet, daß die Meta-Daten ein Kom­ mentar-Element (16) umfassen, in das Benutzer-Mitteilungen aufgenommen werden können, die sich auf den Inhalt des Arbeitsordners (10) beziehen.

27. Speicher nach Anspruch 22, dadurch gekennzeichnet, daß die Meta-Daten ein Script- Element (22) zur Aufnahme eines oder mehrerer eingebetteter Computerprogramm- Scripts enthält, die bei Ausführung durch einen Computer bestimmte, den Arbeitsordner (10) betreffende Funktionen ausführen.

28. Computerlesbarer Speicher mit einer Vielzahl von Speicherplätzen zum Speichern von Datensätzen in dem computerlesbaren Speicher mit
einer Vorlage, die zum Erzeugen eines oder mehrerer spezieller strukturierter Arbeitsordner (10) zum Speichern und Verwalten elektronischer Dokumente (28) ver­ wendet wird,
wobei die Vorlage ein Inhalts-Element (12) umfaßt,
das einen Platzhalter (24) zum Anzeigen von Dokumenten (28) aufweist, die erwar­ tungsgemäß mit dem speziellen Arbeitsordner (10) verknüpft werden sollen, wobei die Dokumente (28) über einen bestimmten Platzhalter (24) in dem speziellen Arbeitsordner (10) mit diesem verknüpfbar sind.

29. Speicher nach Anspruch 28, dadurch gekennzeichnet, daß die Vorlage ferner ein Auf­ gaben-Datenelement (14) umfaßt, das eine oder mehrere Aufgaben enthält, die eine Gruppe von Arbeitsschritten definieren, die zum Abschluß einer diesem speziellen Arbeitsordner (10) zugeordneten Arbeitseinheit erforderlich sind, wobei jede Aufgabe über ein Namensfeld, das die auszuführende Aufgabe anzeigt, und ein Statusfeld ver­ fügt, das den Status dieser Aufgabe angibt.

30. Speicher nach Anspruch 28, dadurch gekennzeichnet, daß das Inhalts-Element in der Vorlage ferner ein oder mehrere Abschnitts-Elemente (26) zum Kategorisieren der in dem speziellen Arbeitsordner (10) gespeicherten Daten enthält, wobei jedes Abschnitts- Element (26) einen den vorgesehenen Inhalt kennzeichnenden Namen (30) hat.

31. Speicher nach Anspruch 24, dadurch gekennzeichnet, daß die Vorlage ferner Meta- Daten enthält, die sich auf die Vorlage beziehen.

32. Speicher nach Anspruch 31, dadurch gekennzeichnet, daß die Meta-Daten ein History- Element (18) zum Speichern eines Protokolls der an der Arbeitsordner-Vorlage vorge­ nommenen Änderungen umfassen.

33. Speicher nach Anspruch 32, dadurch gekennzeichnet, daß das Protokoll für jede der an dem Arbeitsordner (10) vorgenommenen Änderungen Datenfelder zur Aufnahme min­ destens einer der folgenden Informationen aufweist: Wann die Änderung vorgenommen wurde, wer sie vorgenommen hat, welcher Art die Änderung war, sowie die Werte/Struktur des geänderten Bereichs der Arbeitsordner-Vorlage vor und nach der Änderung.

34. Speicher nach Anspruch 31, dadurch gekennzeichnet, daß die Meta-Daten ein Kom­ mentar-Element (16) umfassen, in das Benutzer-Mitteilungen aufgenommen werden können, die sich auf den Inhalt der Arbeitsordner-Vorlage beziehen.

35. Speicher nach Anspruch 28, dadurch gekennzeichnet, daß die Vorlage ferner ein Script- Element (22) zur Aufnahme eines oder mehrerer eingebetteter Computerprogramm- Scripts enthält, die bei Ausführung durch einen Computer bestimmte, den speziellen Arbeitsordner (10) betreffende Funktionen ausführen.

36. Speicher nach Anspruch 28, dadurch gekennzeichnet, daß die Vorlage ferner ein Felder- Element (20) mit Formulardatenfeldern umfaßt, die sich auf eine oder mehrere Eigen­ schaften des speziellen Arbeitsordners (10) beziehen.

37. Verfahren zum Erzeugen eines strukturierten Arbeitsordners (10) zum Verwalten elek­ tronischer Dokumente (28) in einem computerlesbaren Speicher mit den Schritten:
Erzeugen eines strukturierten Arbeitsordner-Stammknotens, der ein Inhalts-Element (12) zum Speichern von Primärdaten enthält, und
Erzeugen mindestens eines Platzhalters (24) zum Anzeigen von Dokumenten (28), die erwartungsgemaß über den Platzhalter (24) mit dem Arbeitsordner (10) verknüpft werden sollen.

38. Verfahren nach Anspruch 37, ferner dadurch gekennzeichnet, daß ein oder mehrere Ab­ schnitts-Elemente (26) unter dem Inhalts-Element (12) zum Kategorisieren der Primär­ daten erzeugt werden, wobei jedes Abschnitts-Element (26) einen den vorgesehenen In­ halt kennzeichnenden Namen (30) aufweist.

39. Verfahren nach Anspruch 38, ferner dadurch gekennzeichnet, daß mindestens einer der Platzhalter (24) einem der Abschnitts-Elemente (26) zugeordnet ist.

40. Verfahren nach Anspruch 39, ferner dadurch gekennzeichnet, daß ein oder mehrere Platzhalter-Elemente (24), eine Verknüpfung zu einem Dokument (28) und ein ver­ schachteltes Abschnitts-Element unter dem Abschnittselement (26) erzeugt werden.

41. Verfahren nach Anspruch 37, ferner dadurch gekennzeichnet, daß der Inhalt eines Do­ kuments (28) in dem Arbeitsordner (10) eingebettet und eine Verknüpfung mit dem ein­ gebetteten Dokument (28) über den Platzhalter (24) vorgenommen wird.

42. Verfahren nach Anspruch 37, ferner dadurch gekennzeichnet, daß der Arbeitsordner (10) über den Platzhalter (24) mit einem externen Dokument (28) verknüpft wird.

43. Verfahren nach Anspruch 37, dadurch gekennzeichnet, daß die Erzeugung des minde­ stens einen Platzhalters (24) ferner die folgenden Schritte umfaßt Bereitstellen eines Namens (30) für den Platzhalter (24), der auf den Dateninhalt eines in den Arbeitsordner (10) einzubringenden Dokuments (28) hinweist, und Bereitstellen eines Dateiobjekt- Hakens (34) in dem Platzhalter (24), mit dem das Dokument (28) verknüpft werden kann.

44. Verfahren nach Anspruch 37, ferner dadurch gekennzeichnet, daß Grenzen mindestens für den Dateinamen oder die Dateiart eines mit dem Platzhalter (24) zu verknüpfenden Dokuments (28) bestimmt werden.

45. Verfahren nach Anspruch 37, ferner dadurch gekennzeichnet, daß ein Status-Element (38) unter dem Platzhalter (24) erzeugt wird, das den Status der Arbeit anzeigt, die mit der Erzeugung eines mit dem Platzhalter (24) zu verknüpfenden Dokuments (28) ver­ bunden ist.

46. Verfahren nach Anspruch 37, ferner dadurch gekennzeichnet, daß ein dem Platzhalter (24) zugeordnetes Zuweisungs-Element (40) erzeugt wird, das einen oder mehrere für die Verknüpfung eines entsprechenden Dokuments (28) mit dem Platzhalter (24) ver­ antwortliche Personen anzeigt.

47. Verfahren nach Anspruch 37, ferner dadurch gekennzeichnet, daß ein Termin-Element (42) erzeugt wird, das ein Feld enthält, das eine Frist für die Ausführung einer be­ stimmten, mit dem Platzhalter (24) verbundenen Aktion anzeigt.

48. Verfahren nach Anspruch 37, ferner dadurch gekennzeichnet, daß ein Kommentar-Ele­ ment (16) zum Speichern von Informationen erzeugt wird, die sich auf den Platzhalter (24) beziehen.

49. Verfahren nach Anspruch 37, ferner dadurch gekennzeichnet, daß jeder der Platzhalter (24) mit einem Positions-Indikator versehen wird, der die Position (32) des Platzhalters (24) bezüglich der anderen im Arbeitsordner (10) enthaltenen Platzhalter (24) anzeigt.

50. Verfahren nach Anspruch 37, ferner dadurch gekennzeichnet, daß der Platzhalter (24) mit einem einmaligen Identifikator (36) versehen ist.

51. Verfahren nach Anspruch 37, ferner dadurch gekennzeichnet, daß ein Aufgaben- Datenelement (14) zur Aufnahme einer oder mehrerer Aufgaben erzeugt wird, die eine für den Abschluß einer Arbeitseinheit erforderliche Gruppe von Arbeitsschritten definie­ ren, wobei das Aufgaben-Datenelement (14) für jede darin enthaltene Aufgabe ein Na­ mensfeld zur Bezeichnung der jeweiligen auszuführenden Aufgabe und ein Statusfeld zur Anzeige des Status der betreffenden Aufgabe aufweist.

52. Verfahren nach Anspruch 51, ferner dadurch gekennzeichnet, daß ein Zuweisungs-Feld (40) für eine bestimmte, in dem Aufgaben-Datenelement (14) enthaltene Angabe er­ zeugt wird, wobei das Zuweisungs-Feld (40) einen oder mehrere für die Ausführung der betreffenden Aufgabe verantwortlichen Benutzer angibt.

53. Verfahren nach Anspruch 51, ferner dadurch gekennzeichnet, daß ein Termin-Element (42) bereitgestellt wird, das einer in dem Aufgaben-Datenelement (14) enthaltenen be­ stimmten Aufgabe zugeordnet ist und das ein Feld zum Anzeigen einer Frist für die Ausführung der betreffenden Aufgabe enthält.

54. Verfahren nach Anspruch 37, ferner dadurch gekennzeichnet, daß ein Meta-Datenele­ ment in dem Arbeitsordner (10) zum Speichern von Meta-Daten erzeugt wird, die sich auf die unter dem Inhalts-Knoten (12) gespeicherten Primärdaten beziehen.

55. Verfahren nach Anspruch 54, ferner dadurch gekennzeichnet, daß ein dem Meta-Da­ tenelement zugeordnetes History-Datenelement (18) zum Speichern eines Protokolls der am Arbeitsordner (10) vorgenommenen Änderungen erzeugt wird.

56. Verfahren nach Anspruch 54, ferner dadurch gekennzeichnet, daß ein dem Dokument (28) zugeordnetes Felder-Element (20) zur Aufnahme benutzerdefinierbarer Datenfelder erzeugt wird, die sich auf eine oder mehrere Eigenschaften des Arbeitsordners (10) be­ ziehen.

57. Verfahren nach Anspruch 54, ferner dadurch gekennzeichnet, daß ein dem Arbeitsord­ ner (10) zugeordnetes Kommentar-Element (16) zur Aufnahme von den Arbeitsordner- Inhalt betreffenden Benutzer-Mitteilungen erzeugt wird.

58. Verfahren nach Anspruch 54, ferner dadurch gekennzeichnet, daß ein dem Arbeitsord­ ner (10) zugeordnetes Script-Element (22) zur Aufnahme eines oder mehrerer eingebet­ teter Computerprogramm-Scripts erzeugt wird, die bei Ausführung der Scripts durch einen Computer den Arbeitsordner (10) betreffende Funktionen bereitstellen.