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Die
vorliegende Erfindung betrifft ein System und ein Verfahren zur
Handhabung elektronischer Mail in einer von mehreren Benutzern geteilten
Umgebung. Des Weiteren betrifft die Erfindung ein computerlesbares
Medium zum Implementieren eines solchen Systems in einem Computernetzwerk.
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In
der zurückliegenden
Dekade hat die Kommunikation mittels elektronischer Mail (E-Mail)
laufend zugenommen. In einem laufend zunehmendem Ausmaß ersetzt
diese E-Mail-Korrespondenz die normale postalische Briefkorrespondenz,
nicht nur persönliche,
private Korrespondenz, sondern auch geschäftsbezogene Informationen werden
zunehmend über
Mail ausgetauscht. Aktuelle Umfragen zeigen, dass etwa 60% der geschäftsbezogenen
Informationen und Dokumente in einem Geschäftsbüro als E-Mails verteilt und
gespeichert werden.
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In
vielen Büros
ist ein elektronisches Mailsystem im Computernetzwerk des Büros installiert und
die Büroangehörigen sind
mit ihrer individuellen E-Mail-Adresse und zugeordneter Mailbox
ausgerüstet,
mit welcher die individuellen Personen ihre E-Mails senden und empfangen,
ungeachtet der Art des Mailinhalts.
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In
einem solchen E-Mailsystem werden E-Mails über einen Mailserver gesendet
und empfangen, welcher eingehende Mail zu der Mailbox des registrierten
Benutzers leitet, an den die Mail adressiert ist. Folglich werden
die Mails in der Mailbox (Datenbank) der bestimmten Benutzer (Empfänger) gespeichert.
Die individuellen Benutzer sind verantwortlich für die Speicherung und Protokollierung
der empfangenen E-Mails, die Benutzer haben keinen Zugang zu den
Mailboxen der anderen Benutzer, d.h. der Kollegen. Ein großer Anteil
der Informationen, die über E-Mail
kommuniziert werden, ist Dokumentation, Anzeigen, Besprechungszeitpläne mit Kollegen
und Kunden. Da E-Mails, welche solche Informationen enthalten, nur
von den Empfängern
zugegriffen werden können,
erfordert dies, dass die Benutzer ihre Information aktiv speichern
und teilen müssen,
so dass die Information für
die Organisation zugänglich
ist, so dass Kundenin formation und wichtige Geschäftsdokumente
und -information innerhalb der Organisation geteilt werden. Andernfalls
besteht ein beträchtliches Risiko,
dass wichtige Information verloren geht, was einen nachteiligen
Effekt auf das Geschäft
haben kann. Das Risiko ist insbesondere vorhanden, wenn ein Unternehmensangehöriger die
Organisation verlässt
oder wenn Daten auf einem Laptop-Computer gespeichert
sind, der ausfällt.
Obwohl die Daten, welche bei jedem der registrierten Benutzer gespeichert sind,
d.h. bei den individuellen Unternehmensangehörigen in einer Organisation,
zurückgewonnen
werden können,
beispielsweise durch einen Expert-Benutzer, kann wertvolle Zeit
verloren gehen.
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Ein
Beispiel eines Mailverwaltungssystems ist aus
US 6,615,241 B1 bekannt.
Aus
US 6,615,241 B1 ist
ein Korrespondent-zentriertes E-Mail-Verwaltungssystem bekannt, in dem auch
eine Möglichkeit besteht,
dass jeder Klient ein Nachricht-Korrespondent-Verhältnis aufbauen
kann. Jedoch reduziert dies nicht den Umfang der E-Mails, welche
in einer von mehreren Benutzern benutzten Umgebung gehandhabt werden
müssen,
sondern automatisiert lediglich die Organisation der E-Mails nach
Korrespondent für
jeden der individuellen Nutzer.
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Um
das Risiko des Verlustes von Information zu eliminieren, können verschiedene
Prozeduren eingeführt
werden, jedoch wurde bislang kein verlässliches, automatisches System
eingeführt.
Es ist daher das Ziel der vorliegenden Erfindung, ein automatisches
Handhabungssystem zum Organisieren von E-Mails in einer von mehreren
Benutzern genutzten Umgebung bereitzustellen.
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Dieses
Ziel wird durch ein elektronisches Mailverwaltungssystem (EMM) nach
Anspruch 1 erreicht.
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Durch
ein System gemäß der Erfindung
wird ein elektronisches Mailsystem für eine von mehreren Benutzern
genutzten Umgebung bereitgestellt, worin eine E-Mail-Datenbank zusammen mit einer Sucheinrichtung
bereitgestellt wird, so dass elektronische Mailelemente unabhängig von
dem Server und Klienten suchbar sind. Die hierzu bislang bekannten
Technologien, wie Microsoft Exchange, Lotus Notes und Novell Groupwise,
beinhalten, dass E-Mails von verschiedenen Datenquellen empfangen
werden, typischerweise dem Internet oder dem lokalen LAN. Die E-Mails
werden zu einer oder mehreren E-Mail-Mailboxen geschickt. Gemäß des E-Mail-Verwaltungssystems
(EMM) nach der vorliegenden Erfindung ist dieses Mailbox-Paradigma
nicht weiter existent, da die empfangenen und gesendeten E-Mails
erfasst werden und der E-Mail-Verwaltungsdatenbank zugeschickt werden
und tatsächlich
nicht zu den individuellen Benutzermailboxen weitergeleitet werden.
Statt dessen greifen die individuellen Benutzer des EMM-Systems auf die E-Mails
in der EMM-Datenbank zu, indem sie eine Anzahl von Suchanfragen ausführen. Diese
Suchanfragen können
vordefiniert oder direkt eingegeben sein.
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Obwohl
das traditionelle Mailbox-Paradigma tatsächlich in dem EMM-System gemäß der Erfindung
nicht existiert, können
die individuellen Benutzer diese traditionelle Mailbox simulieren,
indem sie ein Protokoll gemäß einer
vordefinierten Suche in der EMM-Datenbank erstellen. Zum Beispiel
ist bei einer Suche nach E-Mails,
in denen der eigene Name des Benutzers in den Datenfeldern „to", „Cc" oder „Bcc" der Hinweissätze vorhanden
ist, das resultierende Protokoll gleich der traditionellen Inbox,
die aus traditionellen E-Mail-Systemen bekannt ist. In gleicher Weise
kann ein „sent
items" („gesendete
Mail")-Protokoll
erstellt werden.
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Jedoch
ist der einzigartige Vorteil des E-Mail-Verwaltungssystems gemäß der Erfindung, dass
jede Art von Protokoll erstellt werden kann, unabhängig von
den Empfängern
oder Sendern. Wie erkannt werden wird, erlaubt das EMM-System gemäß der Erfindung
eine unendliche Anzahl von Möglichkeiten
des Zugriffs auf E-Mails im Gegensatz zu den traditionellen Systemen,
welche nur einen Weg des Zugriffs auf E-Mails ermöglichen,
d.h. die direkte Übertragung
zu einer Mailbox.
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Durch
das EMM-System gemäß der vorliegenden
Erfindung erlauben die Möglichkeiten
in dem EMM-System eine vollständig
neue Gedankenstruktur innerhalb einer Organisation, welche die Ergebnisse
der Organisation, wie den Kundenservice, die Produktivität und die
Gewinnmargen, ebenso wie eine Kooperation über Abteilungen hinweg innerhalb einer
Organisation erleichtern kann.
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Zum
Beispiel ist es durch das EMM-System möglich, ein Protokoll zu erstellen,
welches alle E-Mail-Korrespondenz in Bezug auf einen bestimmten
Kunden ent hält,
oder ein bestimmtes Aktenzeichen, einen bestimmten Betreff, etc.
Hierdurch sind Benutzer in einer von mehreren Benutzern genutzten Umgebung
nicht abhängig
von der Präsenz
des anderen in der Organisation, um die Information zu erhalten
und das Risiko, nicht alle relevanten Informationen betreffend einer
bestimmten Aktivität
zu erhalten wird vermieden oder zumindest wesentlich reduziert,
beispielsweise weil ein Kollege abwesend ist, die Organisation verlassen
hat oder die Information nicht durch Weiterleiten relevanter E-Mails
mit anderen relevanten Kollegen geteilt hat.
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Die
Schwierigkeiten in der Protokollierung der Mail durch die traditionellen
E-Mail-Systeme liegen in dem Prinzip begründet, dass empfangene und gesendete
E-Mail zu den individuellen Mailboxen geschickt werden, woraufhin
die Mail nicht mehr in dem „Postamt" des Mailservers
verfügbar
ist. Das traditionelle E-Mail-Post-Office
kann eher als ein Verweisungsmechanismus als eine Datenbank betrachtet werden.
Diese Ausgestaltung des traditionellen E-Mail-Systems ist historisch
gegründet
auf eine Peer-to-peer-Kommunikation, worin Informationen typischerweise
zwischen zwei Individuen ausgetauscht werden. Die Idee einer Mailbox
ist eine grundlegende Gestaltungskomponente von den traditionellen
Systemen, aber durch die Erfindung wird erkannt, dass diese grundliegende
Idee erfolgreiche Bemühungen,
um E-Mail-Systeme an IT-Zusammenarbeits-Systeme, worin Information archiviert
und protokolliert und für
eine Vielzahl von Benutzern zugänglich
gemacht wird, zu adaptieren, verhindert.
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In
dem System gemäß der Erfindung
beinhalten die Erfassungsmittel Mittel zum Formatieren jeder abgehörten elektronischen
Mail. Des weiteren wird diese formatierte elektronische Mail an
die E-Mail-Verwaltungsdatenbank (EMM DB) kopiert. Hierdurch werden
die E-Mails in der Datenbank in einem suchbaren Format gespeichert.
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Vorzugsweise
ist die EMM-Datenbank eine Verhältnisdatenbank,
vorzugsweise gehosted auf einem SQL-Server. Hierdurch wird eine
durchsuchbare Datenbankstruktur bereitgestellt, welche die Protokollierungsmittel
des EMM-Systems gemäß der Erfindung
vereinfacht.
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Die
Daten in dem Hinweissatz beinhalten eine Hinweismitteilung für jede E-Mail,
wobei die Hinweismitteilung Informationen aus dem E-Mail-Kopf enthält, beinhaltend
wenigstens eine der folgenden Daten: Empfangszeit (Datum); Information
betreffend den Absender („von"); Informationen
betreffend den Empfänger
oder die Empfänger
(„an"); Information betreffend
die Kopieempfänger
(„cc") und/oder Blindkopieempfänger („bcc"); Nachrichtidentifikation;
Referenzdaten, wie „in
Beantwortung zu";
Betreff; Kommentare und Schlüsselwörter.
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Diese „Metadaten" in der Hinweismitteilung werden
in der EMM-Datenbank gespeichert, so dass die E-Mail, an welche
der Hinweissatz angefügt
ist, einfach identifizierbar und daher wieder auffindbar ist.
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Vorzugsweise
ist das EMM ausgebildet, um mit jeglichen SMTP-protokollbasierten E-Mail-Systemen zusammenzuarbeiten.
Hierdurch kann das EMM-System gemäß der Erfindung auf bestehenden Systemen
als „add-on" Modul zu einem traditionellen E-Mail-System
implementiert werden.
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Die
spezifizierte Gruppe von Benutzern, welche den Erfassungsmitteln
zugeordnet ist, sind vorzugsweise alle Benutzer in der Mehrfachbenutzerumgebung,
wenigstens zwei Benutzer. Durch Einbeziehen aller Benutzer, d. h.
aller Klienten zu dem Server, kann eine allumfassende Protokollierung
von allen E-Mails sichergestellt werden. Es wird erkannt werden,
dass die Mehrfachbenutzerumgebung eine mehrseitige Kundenumgebung
sein kann; jede Seite hat einen lokalen Client-Server oder die Mehrfachbenutzerumgebung
kann eine einfachseitige Kundenumgebung sein, mit einem einzelnen
Client-Server.
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Vorzugsweise
beinhalten die Mittel zum Erzeugen eines Protokolls E-Mail-Verwaltungsdialogmittel
für jeden
Benutzer zum Anzeigen des Eingangs und des Ausgangs von E-Mails.
Durch diese Dialogmittel (Toaster) kann eine Interaktion zwischen den
Benutzern und dem EMM-System ausgeführt werden und ein Zeichen
für den
Benutzer gesetzt werden, welches eine E-Mail, die zu protokollieren ist,
anzeigt. Mit dem Begriff Protokollieren ist eine Operation gemeint,
worin der Benutzer entscheidet, ob eine E-Mail für ein Suchergebnis verfügbar sein sollte
oder nicht. Die Dialogmittel können
bereitstellen, die Zustimmung des Benutzers zum Protokollieren für jede ankommende
und verlassende E-Mail nachzusuchen.
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Die
Dialogmittel können
einen Hinweiszeitplaner beinhalten, welcher Mittel zum Aktualisieren der
Protokollierungsmittel aufweist, wobei die Mittel zum Aktualisieren
ein vordefiniertes, protokollierbares Akzeptanzkriterium beinhalten.
Dieses protokollierbare Akzeptanzkriterium ist entweder wenn die spezifische
E-Mail zu mehreren Benutzern gesendet wurde, dass alle Benutzer
akzeptieren müssen,
dass die spezifische E-Mail protokolliert wird; oder dass die Protokollierung
ausgeführt
wird, wenn nur einer der Benutzer die spezifische E-Mail zur Protokollierung
akzeptiert.
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In
einer alternativen Ausführungsform
können
die Dialogmittel eine automatische Protokollierung für jede ankommende
und ausgehende E-Mail vorsehen.
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In
einer bevorzugten Ausführungsform
der Erfindung kann eine Vielzahl von Protokollen erstellt werden,
und ein kombiniertes Protokoll kann erstellt werden durch Vergleichen
von zwei oder mehr der mehreren Protokolle durch Bool'sche Operatoren.
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Die
Erfindung betrifft auch ein Verfahren zum Verwalten von E-Mails
in einer von mehreren Benutzern genutzten Umgebung auf einem System
wie gemäß des ersten
Aspekts der Erfindung beschrieben. Gemäß eines dritten Aspekts der
Erfindung wird ein computerlesbares Medium bereitgestellt, welches
einen computerlesbaren Programmcode aufweist, der bei Ablauf auf
einem Computersystem die Computermittel so anweist, dass das Verfahren
zum Verwalten von E-Mails gemäß der Erfindung
ausgeführt
wird und dadurch ein EMM-System gemäß der Erfindung auf dem Computersystem
implementiert wird.
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Nachfolgend
wird die Erfindung in Bezug auf eine bevorzugte Ausführungsform
der Erfindung und unter Bezugnahme auf die anhängenden Zeichnungen beschrieben,
worin:
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1 eine
prinzipielle Darstellung eines traditionellen Mail-Systems ist;
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2 eine
prinzipielle Darstellung eines Mail-Systems gemäß der Erfindung ist;
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3 eine
schematische gegenständliche Darstellung
eines elektronischen Mailverwaltungssystems gemäß einer bevorzugten Ausführungsform der
Erfindung ist;
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4 eine
schematische Darstellung eines elektronischen Mailverwaltungssystems
gemäß einer bevorzugten
Ausführungsform
der Erfindung ist; und
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5 eine Wiedergabe eines Datenflusses zum
Empfangen und Protokollieren elektronischer E-Mail ist.
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Wie
gezeigt in 1 wird in einem traditionellen
Mail-System in einer Organisation, welche mehrere Benutzer umfasst,
ein elektronischer Mailgegenstand 10 empfangen und in einem
zugewiesenen Speicherplatz 20 des Empfängers gespeichert. Die Mail
wird in der Eingangsbox 30 des Empfängers gezeigt, wo die Mail
gelesen und zu anderen Teilnehmern 31 der Organisation
weitergeleitet (siehe Pfeil 40) werden kann. Wenn der Mailgegenstand
nicht weitergeleitet wird, können
die anderen Teilnehmer 31 nicht auf die Information in
der Mail zugreifen.
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Wie
prinzipiell in 2 gezeigt, wird dieses Problem
mit einem Mailhandhabungssystem gemäß der Erfindung überwunden.
Wie in 2 gezeigt, wird die eingehende Mail 10 in
einer elektronischen Mailverwaltungsdatenbank 50 (EMM DB)
gespeichert. In dieser EMM-Datenbank 50 ist es möglich, eine
dynamische Suche 60 auszuführen, wobei die Benutzer, welche
Zugriff auf das Computernetzwerk in der Organisation haben, relevante
Information, die zu jeglichem Teilnehmer 32 der Organisation
in einer elektronischen Mail kommuniziert wurde, gewinnen können. Eine
Suchstruktur wird definiert, so dass an den Arbeitsstationen in
dem Computernetzwerk die Benutzer eine Suchanfrage definieren können und alle
E-Mails, die mit den benutzerdefinierten Kriterien übereinstimmen,
welche in dieser Suchanfrage definiert sind, auffinden kann.
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Die
Suchanfragen können
sowohl gesendete als auch empfangene E-Mails zu/von den Mailadressen
der Benutzer auf dem Computernetzwerk beinhalten. Erfassungsmittel
(ECA) fangen alle eingehenden und ausgehenden E-Mails auf dem Austauschserver
ein. Ein Hinweissatz wird erzeugt, beinhaltend einen Satz von Metadaten,
durch Protokollierungsmittel (EMP) für jede Mail. Der Hinweissatz
wird in der EMM-Datenbank gespeichert.
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Die
EMM (E-Mail-Management) Anwendung gemäß der Erfindung überwacht
den Austauschserver in einem Computernetzwerk nach eingehender und
ausgehender E-Mails für
eine spezifizierte Gruppe von Benutzern, z.B. alle Benutzer auf
dem Server. Die überwachten
E-Mails werden innerhalb einer zentralen Datenbank gespeichert.
Während
des Ausführens
des Speicherns einer E-Mail wird auch ein Hinweis zu dem Anzeigesystem
des eingeloggten EMM-Benutzers gesendet, welcher die Ankunft/den Ausgang
der E-Mail anzeigt und nach der Zustimmung des Benutzers zur Protokollierung
nachsucht. Abhängig
von der Antwort des EMM-Benutzers wird die E-Mail protokolliert.
Sollte der EMM-Benutzer darin versagen, auf die Hinweisanzeige innerhalb
eines vordefinierten Fensters zu antworten, kann dies in der Arbeitsreihenfolge
in dem EMM-Speicher gespeichert werden. Der Benutzer kann die Arbeitsreihenfolge über die
Wiedergabe zugreifen und kann die E-Mails zu einem späteren, passenden
Zeitpunkt protokollieren.
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Bezugnehmend
auf 3 werden die Untersysteme eines E-Mail-Verwalters
(EMM) gemäß der bevorzugten
Ausführungsform
der Erfindung schematisch beschrieben.
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Datenspeicher:
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Im
Kern der EMM sind zwei Datenspeicher:
- 1. EMM-DB.
Dies ist der Hauptdatenspeicher. Der EMM-DB beinhaltet alle E-Mails, welche von
dem ECA empfangen wurden. Der EMM-DB beinhaltet weiterhin alle Metadaten,
die durch eine Anwendung erzeugt wurden, welche das EMM benutzt.
- 2. QUERY-DB. Die ist der Datenspeicher, welcher die vordefinierten
und ad-hoc erzeugten
EMM Suchanfragen beinhaltet. Vordefinierte Suchanfragen könnten Eingangsbox
Simulationssuchanfragen sein. Ad-hoc Suchanfragen könnten eine Anfrage
für alle
E-Mails von/zu einem spezifischen Kunden sein.
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Die
zwei Datenspeicher können
einfach auf dem gleichen physikalischen Server liegen – und vorzugsweise
in einer SQL Umgebung.
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EMM Zugriffssteuerung
(EAC):
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Die
EAC ist ein umgebungsspezifischer Sicherheitsmechanismus, welcher
spezifischen EMM-Benutzern Zugriff zu Gegenständen in der EMM-DB und QUERY-DB gewährt/verweigert.
Dies wird ermöglichen,
vertrauliche Informationen zu schützen. In einer Microsoftumgebung
wird die EAC eine Erweiterung des Active Directory (AD) sein.
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EMM Erfassungsagent (ECA):
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Der
ECA ist verantwortlich zum Erfassen von E-Mails von der E-Mail-Quelle
und zum Speichern dieser in der EMM-DB. Eine E-Mail-Quelle könnte ein E-Mail-System für grundsätzliche
Zwecke sein, wie Microsoft Exchange, Lotus Notes oder Novell GroupWise.
Die E-Mail-Quelle könnte
auch eine direkte SMTP (Simple Mail Transport Protocol) Quelle sein.
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EMM Metadatenprovider
(EMP):
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Der
EMP ist eine umgebungsspezifische Anwendung, welche Metadaten zu
den E-Mails in der EMM-DB hinzufügt.
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EMM Suchanfragenbilder
(EQB):
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Der
EQB ist eine umgebungsspezifische Anwendung zum Erzeugen vordefinierter
und ad-hoc Suchanfragen.
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Suchanfragenergebnisformatierer
(QRF):
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Der
QRF ist eine umgebungsspezifische Anwendung, welche die Ergebnisse
einer Suchanfrage von dem QUERY-DB gegen den EMM-DB darstellt. Der
QRF kann die Ergebnisse als eine Zusammenstellung in der E-Mail-Anwendung
des Benutzers (wie Microsoft Outlook) wiedergeben, als eine Webseite,
als eine Datenliste in einem Spreadsheet, als eine Erweiterung zu
einem ERP-System (wie Microsoft Navision) als eine Erweiterung zu
einem CRM-System (wie Microsoft CRM) auf einer mobilen Vorrichtung,
etc.
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Bezugnehmend
zu 4 beinhaltet ein Hinweissatz 52 eine
E-Mail 10 und einen Satz von zugeordneten Metadaten 54.
Dieser Hinweissatz 52 wird in der EMM-Datenbank 50 gespeichert.
Durch den Inhalt der Metadaten 54 ist die E-Mail 10 suchbar
und kann in einem benutzerdefinierten Protokoll 62 ausgewählt werden.
Ein benutzerspezifisches Protokoll 62 kann durch Definieren
einer Suchanfrage 70, welcher eines oder mehrere Suchkriterien 72, 74 beinhaltet,
erstellt werden. Die Suchkriterien können mit jeglicher Art eines
Bool'schen Operators,
z.B. „und", „oder", „und nicht" verglichen werden.
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Ein
zweites Protokoll 64 kann erstellt werden durch Vergleichen
von zwei oder mehreren Durchsuchungen 62.1; 62.2,
um ein neues Protokoll 64 auszubilden. Auf diese Weise
ermöglicht
die dynamische Sucheinrichtung dem Benutzer, fortgeschrittene Suchen
nach relevanten E-Mails in der EMM-Datenbank auszuführen.
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Die
Speicherung von E-Mails in einem EMM-System gemäß der Erfindung bietet viele
Vorteile, wie zuvor beschrieben. Es wird auch erkannt werden, dass
es vorteilhaft ist, eine ausreichend große Speicherkapazität bereitzustellen,
so dass keine E-Mails gelöscht
werden müssen
aufgrund fehlenden Speicherplatzes in dem zentralen Server in der
Organisation. Der benötigte
Speicherplatz wird auch minimiert, da nur eine Kopie einer E-Mail
gespeichert zu werden braucht, selbst wenn sie zu einer Mehrzahl von
Empfängern
gesendet wird. Indem eine Löschfunktion
in dem EMM-System nicht bereitgestellt wird, wird eine einzigartige
vollständige
elektronische Maildokumentation für die Organisation bereitgestellt,
welche ein EMM-System installiert hat.