DE60317847T2

DE60317847T2 - Erhöhung des Niveaus der Automatisierung, wenn Sitzungen festgelegt und gehandhabt werden

Info

Publication number: DE60317847T2
Application number: DE60317847T
Authority: DE
Inventors: Daniel Edward Redmond Walther; Joseph Patrick Renton Masterson
Original assignee: Microsoft Corp
Current assignee: Microsoft Corp
Priority date: 2002-05-14
Filing date: 2003-05-12
Publication date: 2008-04-10
Anticipated expiration: 2023-05-13
Also published as: EP1363221B1; ATE380372T1; JP2004005652A; DE60317847D1; JP4416433B2; EP1363221A3; US20030217073A1; EP1363221A2

Description

Hintergrund der Erfindung
1. Der Bereich der Erfindung
Die vorliegende Erfindung bezieht sich auf die Planung und Verwaltung von Besprechungen. Genauer gesagt bezieht sich die vorliegende Erfindung auf Systeme, Verfahren und Computerprogrammprodukte zur Erhöhung des Automatisierungsgrades, wenn elektronische Daten zur Planung von Besprechungen und zur Benachrichtigung von Besprechungsteilnehmern über die mit der gegenwärtig geplanten Besprechung verknüpften relevanten Informationen verwendet werden.
2. Hintergrund und verwandter Stand der Technik
Computersysteme sind oft miteinander über Netzwerke gekoppelt, die es den Computersystemen erlauben, Daten elektronisch auszutauschen. Dies ist von Vorteil, da die Übertragung von Daten auf elektronischem Wege oftmals viel schneller ist, als die Übertragung von Daten unter Verwendung anderer Verfahren. Der elektronische Datentransfer hat den für die Planung einer Besprechung erforderlichen Aufwand deutlich reduziert. Typischerweise speichern Planungsanwendungen elektronische Daten, die angeben, wann einzelne Teilnehmer verfügbar sind und wann sie beschäftigt sind („Verfügbar/Beschäftigt-Zeiten"). In vielen Fällen sieht ein einzelner Besprechungsorganisator die Verfügbar/Beschäftigt-Zeiten der potentiellen Besprechungsteilnehmer und versucht eine geeignete Besprechungszeit auf Basis der gesamten Verfügbar/Beschäftigt-Zeiten aller potentiellen Besprechungsteilnehmer zu identifizieren. Das bedeutet, dass der einzelne Besprechungsorganisator die elektronischen Daten verwendet, um zu versuchen, ein Zeitintervall zu identifizieren, in dem alle potentiellen Besprechungsteilnehmer über freie Zeit verfügen.
Die gegenwärtigen Planungsanwendungen, die elektronische Daten zur Unterstützung der Planung von Besprechungen verwenden, haben jedoch bestimmte Nachteile. Sowie die Zahl der potentiellen Besprechungsteilnehmer zunimmt, ist es oft schwierig, wenn nicht unmöglich, die Verfügbar/Beschäftigt-Zeiten für alle potentiellen Besprechungsteilnehmer glei chzeitig zu sehen. Das gleichzeitige Sehen der Verfügbar/Beschäftigt-Zeiten kann insbesondere auf einem mobilen Computersystem problematisch sein, welches oft ein Anzeigegerät mit einer reduzierten Anzeigefläche beinhaltet.
Ein anderer Nachteil ist, dass die herkömmlichen Planungsanwendungen keine Daten zusätzlich zu den Verfügbar/Beschäftigt-Zeiten berücksichtigen, wenn eine Besprechung geplant wird. Faktoren wie Ort, Verkehr und Wetter können die Teilnahme eines potentiellen Besprechungsteilnehmers an einer Besprechung behindern, selbst wenn der potentielle Besprechungsteilnehmer ansonsten über freie Zeit verfügt. Wenn z. B. ein potentieller Besprechungsteilnehmer 30 Minuten benötigt, um zu der Besprechung zu gelangen, muss dieser potentielle Teilnehmer um 13.30 h verfügbar sein, um eine Besprechung um 14 h ansetzen zu können. Bei der Planung einer Besprechung kann ein einzelner Besprechungsorganisator mit der Bestimmung dieser Daten für jeden einzelnen potentiellen Besprechungsteilnehmer belastet sein.
Weitere Probleme können auftreten, wenn sich die für eine geplante Besprechung relevante Information ändert. Herkömmlichen Planungsanwendungen fehlt die Verwaltungsfähigkeit, Besprechungsteilnehmer zu benachrichtigen, wenn sich die für eine geplante Besprechung relevanten Informationen ändern. Wenn sich z.B. die Verfügbarkeit eines Teilnehmers für eine geplante Besprechung ändert, insbesondere während der kritischen Zeit unmittelbar vor der Besprechung, könnten andere Besprechungsteilnehmer nicht benachrichtigt werden. Dies führt zu einer Zeitverschwendung der Besprechungsteilnehmer, oder wenn die Besprechung nur für zwei Personen geplant war, möglicherweise zu einer vollständigen Vernichtung des Vorteils der Besprechung.
Was demzufolge gewünscht ist, sind Systeme, Verfahren und Computerprogrammprodukte zur Erhöhung des Automatisierungsgrades bei der Planung von Besprechungen und der Zurverfügungstellung relevanter Informationen für die Teilnehmer.
US 5,790,974 bezieht sich auf ein persönliches Kalendersystem, das ein tragbares Kalendersystem und ein zugehöriges Bürokalendersystem beinhaltet, die jeweils Kalendereinträge über eine drahtlose Zweiwegeübertragung synchronisieren.
Ein tragbares Kalendersystem enthält eine GPS-Empfängerschnittstelle, die Ortsdaten zur Verfügung stellt. Wenn ein Konflikt zwischen dem gespeicherten Terminplan und einem angeforderten Termin entsteht, schlichtet der Agent des persönlichen Kalendersystems den entstandenen Konflikt. Die wahrnehmenden Agenten aktualisieren auch geplante Reisezeiten und zugehörige Erinnerungssignale als Reaktion auf erkannte Änderungen im Verkehr für den Ort des tragbaren Kalendersystems und beratenden Benutzer, wenn ein Planungskonflikt aufgrund der aktualisierten Reisezeiten auftritt.
Zusammenfassung der Erfindung
Es ist oft wünschenswert, Besprechungen auf Basis von elektronischen Daten zu planen, die von einer Vielzahl von Orten zusammengesammelt werden. Derartige elektronische Daten können von Planungsdatenbanken, Globalpositionierungssystemdatenbanken („GPS"), persönlichen Datenbanken der Besprechungsteilnehmer, Kartendatenbanken, Textverarbeitungsprogrammen und dergleichen gesammelt werden. In Übereinstimmung mit den Prinzipien der vorliegenden Erfindung wird der Grad an Automatisierung erhöht, wenn Besprechungen auf Basis von elektronischen Daten geplant werden. Es ist ebenfalls oft wünschenswert, relevante Informationen für eine gegenwärtig geplante Besprechung den Besprechungsteilnehmern zur Verfügung zu stellen. Derartige Informationen können in der Form von elektronischen Daten vorliegen, die von den zuvor beschriebenen Orten zusammengesammelt wurden. In ähnlicher Weise werden in Übereinstimmung mit den Prinzipien der vorliegenden Erfindung die relevanten Informationen für gegenwärtig geplante Besprechungen den Besprechungsteilnehmern zur Verfügung gestellt.
Einige Ausführungsformen der vorliegenden Erfindung können ausgeführt werden, um Besprechungen für einen Benutzer zu planen. Bei der Planung einer Besprechung wird zunächst festgestellt, dass eine Besprechung unter einer Anzahl von Besprechungsteilnehmern geplant werden soll. Es kann festgestellt werden, dass eine Besprechung geplant werden soll, als Ergebnis einer manuellen Dateneingabe durch einen Benutzer in ein Planungscomputersystem. Derartig eingegebene Daten können anzeigen, dass eine Besprechung für ein bestimmtes Datum, Zeit, und/oder Ort geplant werden soll. In manchen Ausführungsformen kann das Planungscomputersystem automatisch feststellen, dass eine Besprechung geplant werden soll. Besprechungsteilnehmer können von einer Liste möglicher Besprechungsteilnehmer ausgewählt werden, die in Datenbanken gespeichert sind, wie z.B. einer Kontakte- oder Kalenderdatenbank. In manchen Ausführungsformen kann ein Benutzer Besprechungsteilnehmer manuell eingeben.
Auf Informationen, die relevant sind für die Verfügbarkeit von zumindest einigen der Anzahl der Besprechungsteilnehmer, wird zugegriffen. Relevante Informationen für jeden potentiellen Teilnehmer können Daten umfassen, die angeben, wann Teilnehmer verfügbar und wann sie beschäftigt sind („Verfügbar/Beschäftigt-Zeiten"), den Ort eines Teilnehmers, einem Prioritätsgrad für einen Teilnehmer, und ob ein Teilnehmer ein erforderlicher oder ein optionaler Teilnehmer ist oder nicht. Auf derartige relevante Informationen kann von verschiedenen Orten zugegriffen werden. Zum Beispiel kann auf die Verfügbar/Beschäftigt-Zeit von einer Kalenderanwendung zugegriffen werden und auf Ortsinformationen von einer GPS-Datenbank.
Auf Basis der relevanten Informationen wird zumindest eine potentielle Besprechung automatisch bestimmt. Relevante Informationen können analysiert werden, um eine Besprechungszeit zu bestimmen, die vorbestimmte Kriterien erfüllt. Derartige vorbestimmte Kriterien können z.B. beinhalten, dass ein bestimmter Prozentsatz der Besprechungsteilnehmer zu einer bestimmten Zeit verfügbar ist, dass alle erforderlichen Teilnehmer verfügbar sind, dass Besprechungsteilnehmer zur Teilnahme an einem bestimmten Ort verfügbar sind, etc.. Die Analyse der relevanten Informationen kann durch eine Entscheidungslogik durchgeführt werden, die in dem Planungscomputersystem enthalten ist. Nach der Bestimmung potentieller Besprechungszeiten kann das Planungscomputersystem eine Liste von Besprechungen an einem Ausgabegerät zur Verfügung stellen.
In einigen Ausführungsformen der vorliegenden Erfindung wird der Automatisierungsgrad bei der Verwaltung von Besprechungen für einen Benutzer erhöht. Genauer gesagt wird eine gegenwärtig geplante Besprechung, die eine Anzahl von Teilnehmern hat, identifiziert. Eine gegenwärtig geplante Besprechung kann als Reaktion auf Daten, die an einem Eingabegerät empfangen werden, wie z.B. einer Tastatur, identifiziert werden. In ähnlicher Weise kann ein Verwaltungscomputersystem eingerichtet sein, um eine gegenwärtig geplante Besprechung automatisch zu identifizieren. Nachdem eine gegenwärtig geplante Besprechung identifiziert ist, wird auch die mit der gegenwärtig geplanten Besprechung verknüpfte relevante Information identifiziert. Das Verwaltungscomputersystem kann auf externe Datenbanken und/oder externe Dateisysteme Bezug nehmen oder sie durchsuchen, um relevante Informationen zu identifizieren. Die Identifikation einer Besprechung und der relevanten In formationen kann die Identifikation der Zeit, des Datums, des Orts und/oder des Gegenstands der Besprechung, die geschätzte Ankunftszeit, den gegenwärtigen Ort und/oder Kontaktinformationen für einen bestimmten Besprechungsteilnehmer und/oder die Besprechung betreffende Dokumente beinhalten.
Auf die identifizierten Informationen wird automatisch zugegriffen und sie wird automatisch für zumindest einen der Besprechungsteilnehmer verfügbar gemacht. Dies kann beinhalten, dass das Verwaltungscomputersystem auf die Informationen von externen Datenbanken und/oder externen Dateisystemen zugreift, auf die zuvor Bezug genommen wurde oder die durchsucht wurden. Das Verwaltungscomputersystem kann die relevanten Informationen für einen Besprechungsteilnehmer verfügbar machen, indem eine elektronische Nachricht an ein Computersystem, das mit dem Besprechungsteilnehmer verbunden ist, gesendet wird. Es kann sein, dass relevante Informationen sich als Ergebnis einer Änderung in der Verfügbarkeit eines Besprechungsteilnehmers oder Besprechungsortes ergeben. Wenn z.B. ein Besprechungsteilnehmer aufgrund eines Verkehrsstaus zu spät zu einer Besprechung kommt, können andere Besprechungsteilnehmer über die Verzögerung benachrichtigt werden. Das Verwaltungscomputersystem kann derartige Änderungen erkennen und automatisch Optionen für eine Umplanung der Besprechung vorschlagen oder Besprechungen automatisch umplanen, ohne Eingaben von den Besprechungsteilnehmern.
Eine Erhöhung des Automatisierungsgrades beim Planen von Besprechungen reduziert die Datenmenge, die durch einen einzelnen Besprechungsorganisator interpretiert werden muss. Dies fördert die Effizienz in der Planung von Besprechungen und reduziert die Wahrscheinlichkeit menschlicher Fehler in dem Planungsprozess. Der automatische Zugriff auf und die Zurverfügungstellung relevanter Informationen für Besprechungsteilnehmer zentralisiert die Verteilung derartiger Informationen. Dies fördert die Zeiteffizienz, indem einzelne Besprechungsteilnehmer von der aktiven Suche nach den Informationen entlastet werden. In einer mobilen Umgebung kann eine erhöhte Automatisierung auch bestimmte Sicherheitsvorteile mit sich bringen. Zum Beispiel kann die automatische Aktualisierung des Status eines Besprechungsteilnehmers, der aufgrund eines Verkehrsstaus zu spät kommt, den Besprechungsteilnehmer von der Notwendigkeit befreien, ein mobiles Computersystem manuell zu bedienen. Der Besprechungsteilnehmer kann daher mehr Aufmerksamkeit der sicheren Bedienung seines Fahrzeugs schenken. Zusätzliche Merkmale und Vorteile der Erfindung werden in der folgenden Beschreibung ausgeführt und ergeben sich zum Teil aus der Beschreibung oder können durch die Ausführung der Erfindung in Erfahrung gebracht werden. Die Merkmale und Vorteile der Erfindung können realisiert und erzielt werden mittels des Instrumentariums und der Kombinationen, auf die besonders in den angefügten Ansprüchen hingewiesen wird. Diese und andere Merkmale der vorliegenden Erfindung werden aus der folgenden Beschreibung und den angefügten Ansprüchen ersichtlich oder können durch die Ausführung der Erfindung wie folgt in Erfahrung gebracht werden.
Kurze Beschreibung der Zeichnungen
Um die Art, in der die oben angeführten sowie weitere Vorteile und Merkmale der Erfindung erzielt werden können zu beschreiben, wird eine genauere Beschreibung der oben zusammengefassten Erfindung durch Bezugnahme auf konkrete Ausführungsformen, die in den beigefügten Zeichnungen illustriert werden, zur Verfügung gestellt. Unter dem Verständnis, dass diese Zeichnungen nur typische Ausführungsformen der Erfindung darstellen und deshalb nicht als Beschränkung ihres Umfangs zu verstehen sind, wird die Erfindung mit zusätzlicher Genauigkeit und im Detail unter Verwendung der beigefügten Zeichnungen beschrieben, in denen:
1 ein Beispiel eines telefonischen Geräts darstellt, das eine geeignete Betriebsumgebung für die vorliegende Erfindung zur Verfügung stellt.
2 ein Beispiel von einigen der funktionellen Komponenten darstellt, die die Planung einer Besprechung ermöglichen.
3 ein Beispiel von einigen der funktionellen Komponenten darstellt, die die Verwaltung geplanter Besprechungen ermöglichen.
4 ein Flussdiagramm ist, das ein Beispiel eines Verfahrens zur Erhöhung des Automatisierungsgrades beim Planen einer Besprechung darstellt.
5 ein Flussdiagramm ist, das ein Beispiel eines Verfahrens zur Erhöhung des Automatisierungsgrades bei der Verwaltung geplanter Besprechungen darstellt.
6 ein Flussdiagramm ist, das ein Beispiel eines Verfahrens zur Umplanung einer gegenwärtig geplanten Besprechung darstellt.
Detaillierte Beschreibung der bevorzugten Ausführungsformen
Die vorliegende Erfindung erstreckt sich auf Verfahren, Systeme und Computerprogrammprodukte zur Erhöhung des Grades der Automatisierung bei der Planung und Verwaltung von Besprechungen. Auf relevante Informationen wird von einer oder mehreren Datenbanken zugegriffen, die Informationen enthalten, wie z.B. zeitliche Verfügbarkeit, örtliche Verfügbarkeit, Reisebedingungen, und Dokumente, die mit Besprechungen und Besprechungsteilnehmern verbunden sind. Auf Basis der relevanten Informationen können Besprechungen automatisch geplant oder geändert werden und Besprechungsteilnehmer können über Änderungen benachrichtigt werden.
Bei der Planung einer Besprechung wird eine Eingabe empfangen, die ein Planungscomputersystem veranlasst, zu bestimmen, dass eine Besprechung unter einer Mehrzahl von Besprechungsteilnehmern geplant werden soll. Auf Informationen, die relevant sind für die Verfügbarkeit von zumindest einigen der Mehrzahl der Besprechungsteilnehmer wird zugegriffen. Dies kann den Zugriff auf relevante Informationen von Kalender-, Kontakt- und/oder anderen Datenbanken beinhalten, die Informationen enthalten, die einschlägig sind für die Verfügbarkeit eines Besprechungsteilnehmers. Zumindest eine potentielle Besprechungszeit wird automatisch auf Basis der relevanten Informationen bestimmt. Diese Bestimmung kann beinhalten, dass das Planungscomputersystem eine Entscheidungslogik verwendet, um zu bestimmen, ob die relevanten Informationen vorbestimmte Kriterien erfüllen.
Bei der Verwaltung einer Besprechung wird eine gegenwärtig geplante Besprechung, die eine Mehrzahl von Besprechungsteilnehmern hat, identifiziert. Auf Informationen, die relevant sind für die gegenwärtig geplante Besprechung, wird automatisch zugegriffen. Dies kann den Zugriff auf Informationen von Datenbanken beinhalten, die Kalenderdaten, Ortsdaten, Reisedaten, Dokumente oder andere Informationen, die relevant sind für die Fähigkeit, die gegenwärtig geplante Besprechung ordnungsgemäß durchzuführen, enthalten. Relevante Informationen werden automatisch zur Verfügung gestellt, so dass sie für zumindest einen der Besprechungsteilnehmer verfügbar sind.
Die Ausführungsformen der vorliegenden Erfindung können ein Universal- oder Spezialcomputersystem mit verschiedenen Computerhardwarekomponenten, die später genauer erläutert werden, beinhalten. Ausführungsformen im Rahmen der vorliegenden Erfindung schließen auch computerlesbare Medien mit darauf gespeicherten computerausführbaren Anweisungen oder Datenstrukturen mit ein. Derartige computerlesbare Medien können jedes verfügbare Medium sein, auf das durch ein Universal- oder Spezialcomputersystem zugegriffen werden kann. Als nicht einschränkendes Beispiel kann ein derartiges computerlesbares Medium ein physikalisches Speichermediumsein, wie ein RAM, ROM, EPROM, CD-ROM oder andere optische Speicherplatten, magnetische Speicherplatten oder andere magnetische Speichergeräte, oder jedes andere Medium, das zur Speicherung gewünschter Programmcodeeinrichtungen in Form von computerausführbaren Anweisungen oder Datenstrukturen verwendet werden kann, und auf das durch ein Universal- oder Spezialcomputersystem zugegriffen werden kann.
In dieser Beschreibung und in den folgenden Ansprüchen ist ein „Netzwerk" definiert als Architektur, in der zwei oder mehr Computersysteme miteinander Daten austauschen können.
Wenn Informationen über ein Netzwerk oder andere Kommunikationsverbindungen (sei es hartverdrahtet, drahtlos oder eine Kombination von hartverdrahtet oder drahtlos) an ein Computersystem oder Computergerät übertragen oder zur Verfügung gestellt werden, wird die Verbindung im eigentlichen Sinne als ein computerlesbares Medium angesehen. Demzufolge wird jede derartige Verbindung im eigentlichen Sinne als computerlesbares Medium bezeichnet. Kombinationen des obigen sollen ebenfalls unter den Begriff des computerlesbaren Mediums fallen. Computerausführbare Anweisungen umfassen z.B. Anweisungen und Daten, die ein Universalcomputersystem oder Spezialcomputersystem veranlassen, eine bestimmte Funktion oder Gruppe von Funktionen auszuführen.
In dieser Beschreibung und in den folgenden Ansprüchen ist „Computersystem" definiert als ein oder mehrere Softwaremodule, ein oder mehrere Hardwaremodule, oder Kombinationen daraus, die zusammenarbeiten, um Operationen auf elektronischen Daten auszuführen. Die Definition des Computersystems umfasst z.B. Hardwarekomponenten eines Personalcomputers ebenso, wie Softwaremodule, wie das Betriebssystem des Personalcomputers. Die physikalische Ausgestaltung der Module ist nicht wichtig. Ein Computersystem kann ein oder mehrere Computer beinhalten, die über ein Computernetzwerk gekoppelt sind. In gleicher Weise kann ein Computersystem ein einzelnes physikalisches Gerät (wie z.B. ein Mobiltelefon oder einen persönlichen digitalen Assistenten „PDA") beinhalten, bei dem interne Module (wie z.B. Speicher und Prozessor) zusammenarbeiten, um Operationen auf elektronischen Daten auszuführen.
Der Fachmann wird erkennen, dass die Erfindung in Netzwerkcomputerumgebungen mit vielen Arten von Computersystemkonfigurationen ausgeführt werden kann, inklusive Personalcomputer, Laptopcomputer, Handgeräte, Multiprozessorsysteme, mikroprozessorbasierte oder programmierbare Unterhaltungselektronik, Netzwerk-PCs, Minicomputer, Mainframecomputer, mobile Telefone, PDAs, Pager und dergleichen. Die Erfindung kann auch ausgeführt werden in verteilten Computerumgebungen, in denen lokale und entfernte Computersysteme, die (entweder über hartverdrahtete Verbindungen, drahtlose Verbindungen und durch eine Kombination aus hartverdrahteten oder drahtlosen Verbindungen) durch ein Kommunikationsnetzwerk verbunden sind, Aufgaben ausführen. In einer verteilten Computerumgebung können sich Programmmodule sowohl in lokalen als auch entfernten Speichergeräten befinden.
1 und die folgende Diskussion sind gedacht, um eine kurze allgemeine Beschreibung einer geeigneten Computerumgebung zu liefern, in der die Erfindung implementiert werden kann. Wenngleich nicht erforderlich, wird die Erfindung in dem allgemeinen Kontext computerausführbarer Anweisungen, wie Programmmodulen, die durch ein Computersystem ausgeführt werden, beschrieben. Im Allgemeinen enthalten Programmmodule Routinen, Programme, Objekte, Komponenten, Datenstrukturen und dergleichen, die bestimmte Aufgaben ausführen oder bestimmte abstrakte Datentypen implementieren. Computerausführbare Anweisungen, die mit Datenstrukturen verbunden sind, und Programmmodule repräsentieren Beispiele der Programmcodeeinrichtungen zur Ausführung von Schritten der hier offenbarten Verfahren. Die spezielle Reihenfolge derartiger ausführbarer Anweisungen oder verbundener Datenstrukturen repräsentieren Beispiele korrespondierender Handlungen zur Implementierung der in derartigen Schritten beschriebenen Funktionen.
Wie in 1 dargestellt, enthält eine geeignete Betriebsumgebung für die Prinzipien der Erfindung ein Universalcomputersystem in Form eines telefonartigen Geräts 100. Das telefonartige Gerät 100 enthält eine Benutzerschnittstelle 101, um es einem Benutzer zu ermöglichen, Informationen über eine Eingabebenutzerschnittstelle 103 einzugeben, und die über eine Ausgabebenutzerschnittstelle 102 dargestellte Information zu sehen. Z.B. beinhaltet die Ausgabebenutzerschnittstelle 102 einen Lautsprecher 104 zur Darstellung von Audioinformationen für den Benutzer sowie eine Anzeige 105 zur Darstellung visueller Informationen für den Benutzer. Das telefonartige Gerät 100 kann auch eine Antenne 109 haben, wenn das telefonartige Gerät 100 drahtlose Fähigkeiten besitzt.
Die Eingabebenutzerschnittstelle 103 kann ein Mikrofon 106 beinhalten, um Audioinformationen in elektronische Form zu übersetzen. Zusätzlich kann die Eingabebenutzerschnittstelle 103 eine Wählsteuereinheit 107 beinhalten, die durch zwölf Tasten repräsentiert wird, über die ein Benutzer Informationen eingeben kann. Die Eingabebenutzerschnittstelle 103 kann auch Navigationssteuertasten 108 beinhalten, die den Benutzer in der Navigation durch verschiedene auf der Anzeige 105 aufgelistete Einträge und Optionen unterstützen.
Obwohl die Benutzerschnittstelle 101 das Aussehen eines Mobiltelefons hat, können die nicht sichtbaren Merkmale der Benutzerschnittstelle 101 komplexe und flexible Universalverarbeitungsfähigkeiten zulassen. Z.B. kann das telefonartige Gerät 100 auch einen Prozessor 101 und einen Speicher 112 beinhalten, die miteinander und mit der Benutzerschnittstelle 101 über einen Bus 110 verbunden sind. Der Speicher 112 stellt allgemein eine breite Vielzahl von flüchtigen und/oder nicht flüchtigen Speichern dar und kann die zuvor diskutierten Speicherarten beinhalten. Der besondere Speichertyp, der in dem telefonartigen Gerät 100 verwendet wird, ist jedoch für die vorliegende Erfindung nicht wichtig. Das telefonartige Gerät 100 kann auch ein Massenspeichergerät (nicht gezeigt) ähnlich dem eines anderen Universalcomputersystems beinhalten.
Programmcodeeinrichtungen, die ein oder mehrere Programmmodule umfassen, können in dem Speicher 112 oder den anderen zuvor erwähnten Speichergeräten gespeichert sein. Das eine oder mehrere Progammmodul kann ein Betriebssystem 113, ein oder mehrere Anwendungsprogramme 114, andere Programmmodule 115 und Programmdaten 116 beinhalten.
Während 1 eine geeignete Betriebsumgebung für die vorliegende Erfindung darstellt, können die Prinzipien der vorliegenden Erfindung in jedem System angewendet werden, das in der Lage ist, mit gegebenenfalls erforderlichen Änderungen, die Prinzipien der vorliegenden Erfindung zu implementieren. Die in 1 dargestellte Umgebung ist lediglich illustrativ und stellt in keiner Weise auch nur einen kleinen Teil der großen Vielzahl von Umgebungen dar, in denen die Prinzipien der vorliegenden Erfindung implementiert werden können.
In dieser Beschreibung und den folgenden Ansprüchen ist ein „logischer Kommunikationspfad" definiert als ein Kommunikationspfad, der den Transport von elektronischen Daten von zwei Einheiten, wie Computersystemen oder Modulen, ermöglichen kann.
Die tatsächliche physikalische Ausgestaltung eines Kommunikationspfads zwischen zwei Einheiten ist nicht wichtig und kann sich über die Zeit ändern. Ein logischer Kommunikationspfad kann Teile eines Systembusses, eines Local Area Networks, eines Wide Area Networks, das Internet, Kombinationen davon, oder Teile eines jeden anderen Pfads, der den Transport von elektronischen Daten bewerkstelligen kann, umfassen. Logische Kommunikationspfade können hartverdrahtete Verbindungen, drahtlose Verbindungen, oder Kombinationen von hartverdrahteten Verbindungen und drahtlosen Verbindungen beinhalten. Logische Kommunikationspfade können auch Software- oder Hardwaremodule beinhalten, die Teile von Daten konditionieren oder formatieren, so dass sie für Komponenten, die die Prinzipien der vorliegenden Erfindung implementieren, zugänglich werden. Derartige Komponenten können z.B. Proxies, Router, Firewalls, oder Gateways beinhalten. Logische Kombinationspfade können auch Teile eines virtuellen privaten Netzwerks („VPN") beinhalten. In dieser Beschreibung und in den folgenden Ansprüchen ist „primäre Planungsinformation" als Verfügbar/Beschäftigt-Zeit für einen Besprechungsteilnehmer definiert.
In dieser Beschreibung und in den folgenden Ansprüchen ist „zusätzliche Planungsinformation” definiert als andere Information, die relevant ist, für die Planung einer Besprechung. Zusätzliche Planungsinformationen können z. B. Kontaktinformationen, Daten eines globalen Positionierungssystems („GPS"), Kartendaten, Transitdaten, Besprechungsteilnehmerprioritäten, ob ein Besprechungsteilnehmer erforderlich ist oder ein wahlfreier Teilnehmer ist, und Datendateien umfassen.
Gemäß der vorliegenden Erfindung können Besprechungsplaner, Informationszugriffsmodule, Informationsidentifikationsmodule, Besprechungsidentifikationsmodule, und Informationszugriffsmodule sowie verbundene Daten inklusive vorbestimmter Kriterien und Datenbanken geplanter Besprechungen gespeichert und von jedem der mit dem telefonartigen Gerät 100 verknüpften computerlesbaren Medien abgerufen werden. Z.B. können Teile derartiger Module und Teile zugehöriger Programmdaten in dem Betriebssystem 113, Anwendungsprogrammen 114, Programmmodulen 115 und/oder Programmdaten 116 zur Speicherung im Speicher 112 im Betriebssystem 113 enthalten sein. Teile derartiger Module und zugehöriger Programmdaten können auch in jedem der zuvor beschriebenen Massenspeichergeräte gespeichert werden. Die Ausführung derartiger Module kann, wie zuvor beschrieben, in einer verteilten Umgebung durchgeführt werden.
2 illustriert ein Beispiel von einigen der funktionellen Komponenten, die die Planung einer Besprechung bewerkstelligen können. In 2 ist ein Planungscomputersystem 200 dargestellt, welches ein Universalcomputersystem sein kann, das Komponenten ähnlich den zuvor diskutierten beinhalten kann. Das Planungscomputersystem 200 kann einen Besprechungsplaner 201 und vorbestimmte Kriterien 202 beinhalten. Der Besprechungsplaner 201 plant automatisch eine Besprechung, indem er die vorbestimmten Kriterien 202 verwendet und Informationen analysiert, die relevant sind für die Planung einer Besprechung. Der Besprechungsplaner 201 kann die vorbestimmten Kriterien über den logischen Kommunikationspfad 203 abfragen und aktualisieren.
4 ist ein Flussdiagramm, das ein Beispiel eines Verfahrens zur Erhöhung des Automatisierungsgrads bei der Planung einer Besprechung illustriert. Das Verfahren aus 4 wird unter Bezugnahme auf die funktionellen Komponenten, die in 2 enthalten sind, diskutiert.
Das Verfahren in 4 beginnt mit einem Schritt zum Empfang von Verfügbarkeitsinformationen für einen oder mehrere Besprechungsteilnehmer (Schritt 404). Dies kann ein Planungscomputersystem 200 beinhalten, das Verfügbarkeitsinformationen für potentielle Besprechungsteilnehmer von Datenbanken empfängt, die in der relevanten Information 210 enthalten sind. Die relevante Information 210 repräsentiert logisch einen Speicher von Informationen, die sich an unterschiedlichen physikalischen Orten befinden und die für die Planung von Besprechungen relevant sein können. Die in der relevanten Information 210 enthaltenen Datenbanken können Informationen enthalten, die relevant ist für die Identifikation einer potentiellen Besprechung. Enthalten in der relevanten Information 210 ist eine Kalenderdatenbank 211, die zeitliche Verfügbarkeitsdaten enthält, die mit möglichen Besprechungsteilnehmern verknüpft sind. Ebenso enthalten ist eine Kontaktdatenbank 212, die persönliche Informationen enthält, die mit möglichen Besprechungsteilnehmern verknüpft sind, wie z.B. geschäftliche oder private Adressen, eine GPS-Datenbank 213, die GPS-Daten enthalten kann, wie den gegenwärtigen Aufenthaltsort eines möglichen Besprechungsteilnehmers, und eine Kartendatenbank 214, die Kartendaten enthalten kann, die mit den GPS-Daten verbunden werden können, um so einen Ort auf einer Karte anzuzeigen.
Es versteht sich, dass die beschriebenen Datenbanken lediglich Beispiele darstellen und dass der Inhalt der verschiedenen Datenbanken gemeinsame Informationen enthalten kann. Zum Beispiel kann sowohl eine Kalenderdatenbank als auch eine Kontaktedatenbank zeitli che Verfügbarkeitsdaten enthalten, als auch persönliche Informationen für mögliche Besprechungsteilnehmer. Außerdem ist es für den Fachmann nach dem Studium dieser Beschreibung ersichtlich, dass eine Vielzahl von anderen Datenbanken zusätzlich zu den zuvor beschriebenen verwendet werden können, um Verfügbarkeitsinformationen für Besprechungsteilnehmer zu empfangen.
Der Schritt 404 kann die Feststellung enthalten, dass eine Besprechung unter einer Mehrzahl von Besprechungsteilnehmern geplant werden soll (Handlung 401). Der Besprechungsplaner 201 kann Daten empfangen, die anzeigen, dass eine Besprechung geplant werden soll (im folgenden auch als „Hinweisdaten" bezeichnet). Der Pfeil 1 in 2 illustriert, dass die Hinweisdaten von dem Eingabegerät 220 empfangen wurden, welches eine Tastatur sein kann, die eingerichtet ist, um elektronische Daten an einem Desktop oder Laptopcomputer einzugeben. Bei der Planung von Besprechungen auf einem mobilen Computersystem kann das Eingabegerät 220 stattdessen eine Eingabebenutzerschnittstelle ähnlich zu der Eingabebenutzerstelle 103 oder einer Eingabebenutzerschnittstelle eines PDA, Pagers oder anderen mobilen Computersystems sein. Das Eingabegerät 220 kann auch ein Zeigegerät, wie z.B. eine Maus, sein. Es kann auch sein, dass das Eingabegerät 220 ein Audioeingabegerät ist, wie ein mit einem Desktop oder Laptop Computersystem verbundenes Mikrofon oder ein Mikrofon ähnlich zu dem Mikrofon 106.
In einigen Ausführungsformen kann das Planungscomputersystem 200 die Hinweisdaten von einem entfernten Computersystem empfangen, wobei die Hinweisdaten zu dem Planungscomputersystem 200 über eine logische Kommunikationsverbindung übermittelt werden. Zum Beispiel kann ein entferntes Computersystem das Planungscomputersystem 200 über eine Netzwerkverbindung ansprechen und veranlassen, dass die Hinweisdaten an dem Besprechungsplaner 201 empfangen werden. Derartige entfernte Computersysteme können Computersysteme sein, die die logisch durch die relevante Information 210 repräsentierte Informationen enthalten.
In anderen Ausführungsformen kann das Planungscomputersystem 200 eine Entscheidungslogik enthalten, die veranlasst, dass die Hinweisdaten an dem Besprechungsplaner 201 empfangen werden. Eine derartige Entscheidungslogik kann in dem Besprechungsplaner 201 oder in einem Modul extern zu dem Besprechungsplaner 201 enthalten sein. In diesen Ausführungsformen können die Hinweisdaten zwischen den internen Modulen des Pla nungscomputersystems 200 über einen logischen Kommunikationspfad oder über einen Systembus ähnlich dem Bus 110 übermittelt werden.
Der Besprechungsplaner 201 kann die Hinweisdaten verarbeiten, um festzustellen, dass eine Besprechung unter einer Mehrzahl von Besprechungsteilnehmern geplant werden soll.
Schritt 404 kann den Zugriff auf Informationen, die relevant sind für die Verfügbarkeit von zumindest einigen der Mehrzahl der Besprechungsteilnehmer beinhalten (Handlung 402). Der Pfeil in 2 illustriert, dass der Besprechungsplaner 201 Daten von der relevanten Information 210 abfragen kann. Abgefragte Daten können z.B. Daten beinhalten, die anzeigen, wann Besprechungsteilnehmer verfügbar und wann sie beschäftigt sind („Verfügbar/Beschäftigt-Zeiten"), oder den Aufenthaltsort eines Besprechungsteilnehmers, einen Prioritätsgrad für einen Besprechungsteilnehmer und ob ein Besprechungsteilnehmer ein erforderlicher oder wahlfreier Teilnehmer ist oder nicht, angeben.
Basierend auf den relevanten Informationen wird zumindest eine potentielle Besprechung automatisch bestimmt (Handlung 403). Die relevante Information kann analysiert werden, um eine Besprechung zu bestimmen, die vorbestimmte Kriterien ordnungsgemäß erfüllt. Dies kann beinhalten, dass der Besprechungsplaner 201 eine Entscheidungslogik verwendet, um auf Basis der relevanten Information eine Besprechung zu bestimmen, die die vorbestimmten Kriterien 202 ordnungsgemäß erfüllt. Die vorbestimmten Kriterien können z.B. beinhalten, dass ein angegebener Prozentsatz der Besprechungsteilnehmer zu einer gegebenen Zeit verfügbar ist, dass alle erforderlichen Teilnehmer zu einer gegebenen Zeit verfügbar sind, dass Besprechungsteilnehmer zur Teilnahme an einem gegebenen Ort verfügbar sind etc. Eine potentielle Besprechung, die die vorbestimmten Kriterien erfüllt, kann z.B. eine Besprechung sein, in der zumindest 90% der Besprechungsteilnehmer während des Zeitintervalls, in dem die potentielle Besprechung geplant wäre, verfügbar sind. Es versteht sich, dass dies lediglich Beispiele von vorbestimmten Kriterien sind. Für den Fachmann ist es nach dem Studium dieser Beschreibung ersichtlich, dass die Art und Anzahl der vorbestimmten Kriterien im wesentlichen unbegrenzt sind.
Die Entscheidungslogik im Besprechungsplaner 201 kann auch die relevanten Informationen analysieren, um eine potentielle Besprechung zu bestimmen, die eine Mehrzahl von verschiedenen vorbestimmten Kriterien erfüllt. Zum Beispiel kann eine potentielle Besprechung, die vorbestimmte Kriterien erfüllt, eine Besprechung sein, in der 100% der erforder lichen Besprechungsteilnehmer für ein Treffen an einem gegebenen Ort zu einer gegebenen Zeit verfügbar sind. Wenn 100% der Besprechungsteilnehmer zu der gegeben Zeit aber nicht zu dem gegebenen Ort oder umgekehrt verfügbar sind, sind die vorbestimmten Kriterien nicht erfüllt. Die Entscheidungslogik im Besprechungsplaner 201 kann verschiedene Teile der relevanten Informationen kombinieren oder zusammenführen, um einen Wert zu erzeugen, der repräsentativ ist für die Tauglichkeit einer potentiellen Besprechung. Derartige repräsentative Werte können analysiert werden, um potentielle Besprechungen zu bestimmen.
Wenn nicht alle vorbestimmten Kriterien erfüllt werden können, kann eine geeignete Besprechung eine Besprechung sein, die eine erhöhte Zahl von vorbestimmten Kriterien erfüllt. Es kann sein, dass die vorbestimmten Kriterien angeben, dass 90% der Besprechungsteilnehmer für die Teilnahme an einer Besprechung zu einer gegebenen Zeit und an einem gegebenen Ort verfügbar sein sollen. Eine potentielle Besprechung, in der 85% verfügbar sind, kann gegenüber einer potentiellen Besprechung, in der 75% verfügbar sind, bevorzugt werden. Zusätzlich können verschiedene vorbestimmte Kriterien mit unterschiedlichen Wichtigkeitsgraden versehen werden. Zum Beispiel kann der Prozentsatz von Teilnehmern in manchen Situationen wichtig sein, wohingegen der Besprechungsort in anderen Situationen wichtig ist. Der Wichtigkeitsgrad für vorbestimmte Kriterien kann durch Einstellen anderer vorbestimmter Kriterien konfiguriert werden.
Es kann auch sein, dass falls nicht alle vorbestimmten Kriterien erfüllt werden können, eine geeignete Besprechung eine Besprechung sein kann, die bestimmte vorbestimmte Kriterien besser erfüllt. Bei der Planung einer zweistündigen Besprechung können die vorbestimmten Kriterien angeben, dass alle potentiellen Besprechungsteilnehmer teilnehmen müssen. Eine geeignete Besprechung kann sich ergeben, in der einige Besprechungsteilnehmer nur für einen Teil der zweistündigen Besprechung verfügbar sind. Ein Grad der Striktheit, mit der relevante Informationen bestimmte vorbestimmte Kriterien erfüllen muss, kann durch Einstellung anderer vorbestimmter Kriterien konfiguriert werden.
In einer beispielhaften Ausführungsform kann eine Mehrzahl von potentiellen Besprechungen automatisch bestimmt werden. Die Besprechungen können in einer empfohlenen Reihenfolge auf Basis der Striktheit, mit der die Besprechungen vorbestimmte Kriterien erfüllen, und/oder den Grad der Wichtigkeit einzelner vorbestimmter Kriterien angeordnet werden. Besprechungen, die vorbestimmte Kriterien strikter erfüllen oder die vorbestimmte Kriterien mit einem höheren Grad von Wichtigkeit erfüllen, liegen in der Rangordnung weiter oben. In ähnlicher Weise liegen Besprechungen, die vorbestimmte Kriterien weniger strikt erfüllen oder die vorbestimmte Kriterien mit niedrigerem Wichtigkeitsgrad erfüllen, weiter unten. Die vorbestimmten Kriterien können über eine Benutzerschnittstelle durch die Benutzer eingestellt werden oder können über das Planungscomputersystem 200 automatisch eingestellt werden.
Nach der Bestimmung von zumindest einer potentiellen Besprechungszeit, kann das Planungscomputersystem eine Liste von Besprechungen an einem Ausgabegerät darstellen. Der Pfeil 3 in 2 illustriert, dass eine Liste von Besprechungen an das Ausgabegerät 230 übermittelt wurde, das ein Computermonitor oder ein Laptopanzeigegerät sein kann. Eine Liste von Besprechungen kann in einer empfohlenen Reihenfolge ausgegeben werden, in der höher eingestufte Besprechungen vor niedriger eingestuften Besprechungen ausgegeben werden, oder wo höher eingestufte Besprechungen vor niedriger eingestuften Besprechungen in der Liste enthalten sind. Bei der Planung von Besprechungen auf einem mobilen Computersystem kann das Ausgabegerät 230 statt dessen eine Anzeige ähnlich der Anzeige 105 oder die Anzeige eines PDA, Pagers oder anderen mobilen Computersystems sein. Das Ausgabegerät 230 kann auch ein Audioausgabegerät, wie z.B. ein mit einem Desktop oder Laptop-Computersystem verbundener Lautsprecher, oder ein Lautsprecher ähnlich dem Lautsprecher 104 sein.
In einigen Ausführungsformen kann ein Besprechungsorganisator eine Besprechung von der Liste der zumindest einen Besprechung auswählen. Die mit der ausgewählten Besprechung verbundene relevante Information, wie das Datum, die Zeit und der Ort, können an die Besprechungsteilnehmer gesendet werden. In anderen Ausführungsformen wird die Liste der zumindest einen Besprechung an Besprechungsteilnehmer gesendet. Jeder Besprechungsteilnehmer kann für die wünschenswerteste Besprechung der Liste stimmen. Die ausgewählte Besprechung kann die Besprechung sein, die die meisten Stimmen erhält. Zusätzliche Besprechungsteilnehmer können zu gegenwärtig geplanten Besprechungen eingeladen werden. Wenn dies passiert, können dem zusätzlichen Besprechungsteilnehmer die mit der gegenwärtig geplanten Besprechung verbundenen relevanten Informationen gesendet werden.
3 illustriert ein Beispiel von einigen der funktionellen Komponenten, die die Verwaltung einer Besprechung bewerkstelligen. In 3 ist ein Verwaltungscomputersystem 300 dar gestellt, das ein Universalcomputersystem sein kann, das Komponenten ähnlich den zuvor beschriebenen enthält. Das Verwaltungscomputersystem 300 kann komplexe und flexible Universalverarbeitungsfähigkeiten zur Verfügung stellen. Das Verwaltungscomputersystem 300 enthält ein Besprechungsidentifikationsmodul 303, das Informationen als mit einer gegenwärtig geplanten Besprechung verbunden identifizieren kann. Das Besprechungsidentifikationsmodul 303 kann sich auf eine Datenbank 304 der geplanten Besprechungen beziehen, welche zumindest eine Liste der gegenwärtig geplanten Besprechungen enthält, wenn eine derartige Identifikation gemacht wird. Das Verwaltungscomputersystem 300 enthält auch ein Informationsidentifikationsmodul 302, das Informationen identifizieren kann, die für eine gegenwärtig geplante Besprechung relevant sind, und ein Informationszugriffsmodul 301, das auf Informationen zugreifen kann, die für eine gegenwärtig geplante Besprechung relevant sind. Die Module und Datenbanken, die in dem Verwaltungscomputersystem 300 enthalten sind, können über logische Kommunikationspfade 361 bis 364 kommunizieren.
5 ist ein Flussdiagramm, das ein Beispiel eines Verfahrens zur Erhöhung des Automatisierungsgrads bei der Verwaltung geplanter Besprechungen illustriert. Das Verfahren aus 5 wird unter Bezugnahme auf die in 3 enthaltenen funktionellen Komponenten diskutiert.
Das Verfahren aus 5 kann mit einem Schritt zum Abrufen relevanter Informationen, die mit einer gegenwärtig geplanten Besprechung verbunden sind, beginnen (Schritt 505). Dies kann beinhalten, dass das Verwaltungscomputersystem 303 relevante Informationen von der relevanten Information 310 abruft. Die relevante Information 310 repräsentiert logisch einen Speicher von Informationen, die sich an unterschiedlichen physikalischen Orten befinden und die für die Verwaltung der geplanten Besprechungen relevant sein können. Die in der relevanten Information 310 enthaltenen Datenbanken enthalten Informationen, die relevant sein können, für die Verwaltung einer gegenwärtig geplanten Besprechung. Die relevante Information 310 kann Informationen enthalten, ähnlich zu der in der relevanten Information 210 enthaltenen. Die relevante Information 310 kann auch andere Informationen enthalten, die sich auf die Verwaltung von gegenwärtig geplanten Besprechungen bezieht, wie z.B. die in der Übergangsdatenbank 315 enthaltenen Übergangsdaten und in dem Dateisystem 316 enthaltenen Datendateien. Die Transitdatenbank 315 kann Daten über Verkehrsstaus, Baustellen oder andere Daten beinhalten, die relevant sind für Reisen in einem Gebiet unter der Zuständigkeit einer Verkehrsaufsicht. Das Dateisystem 316 kann Datenda teien enthalten, die mit einer gegenwärtig geplanten Besprechung verbunden sind, wie z.B. Textverarbeitungsdokumente oder grafische Präsentationen. Das Verwaltungscomputersystem 300 kann Daten von der relevanten Information 310 über den logischen Kommunikationspfad 353 abrufen.
Das Verwaltungscomputersystem 300 kann auch relevante Informationen von dem Benutzercomputersystem 330 abrufen. Dies kann passieren, wenn ein mit dem Benutzercomputersystem 300 assoziierter Benutzer Informationen verändert, die für eine gegenwärtig geplante Besprechung relevant ist. Wenn z.B. ein Benutzer des Benutzercomputersystems 300 seine oder ihre Verfügbarkeit für eine gegenwärtig geplante Besprechung ändert oder eine mit einer gegenwärtig geplanten Besprechung verbundene Datei ändert, kann dies durch das Verwaltungscomputersystem 300 abgerufen werden. Das Verwaltungscomputersystem 300 kann Daten von dem Benutzercomputersystem 330 über den logischen Kommunikationspfad 352 abrufen.
Schritt 505 kann die Identifizierung einer gegenwärtig geplanten Besprechung beinhalten, die eine Mehrzahl von Besprechungsteilnehmern hat (Handlung 501). Wenn das Verwaltungscomputersystem 300 Daten empfängt, kann das Besprechungsidentifikationsmodul 303 bestimmen, dass die Daten Besprechungsverwaltungsdaten sind. Das Besprechungsidentifikationsmodul 303 kann sich auf die Datenbank 304 geplanter Besprechungen beziehen, um außerdem zu bestimmen, ob die Besprechungsverwaltungsdaten mit einer gegenwärtig geplanten Besprechung verknüpft sind.
Die Besprechungsverwaltungsdaten können von der relevanten Information 310, dem Benutzercomputersystem 352 oder dem Verwaltungscomputersystem 300 empfangen werden. Besprechungsverwaltungsdaten können Daten beinhalten, die mit einem Besprechungsteilnehmer, einem Besprechungsort oder dem Gegenstand einer Besprechung verknüpft sind. In manchen Ausführungsformen können die Besprechungsverwaltungsdaten an einem entfernten Computersystem aktualisiert werden. Zum Beispiel kann ein einzelner seine zeitliche Verfügbarkeit auf dem Benutzercomputersystem 330 aktualisieren. Besprechungsverwaltungsdaten, die repräsentativ sind für die aktualisierte zeitliche Verfügbarkeit, können an dem Besprechungsidentifikationsmodul 303 empfangen werden. Das Besprechungsidentifikationsmodul 303 kann sich auf die Datenbank 304 geplanter Besprechungen beziehen, um zu bestimmen, ob die Besprechungsverwaltungsdaten mit einem Besprechungsteilnehmer verknüpft sind, und ob die Änderung in der zeitlichen Verfügbarkeit eine der gegenwärtig geplanten Besprechungen betrifft. Eine gegenwärtig geplante Besprechung kann z.B. betroffen sein, wenn ein erforderlicher Besprechungsteilnehmer nicht länger für die Teilnahme zur Verfügung steht. Wenn eine gegenwärtig geplante Besprechung betroffen ist, kann das Besprechungsidentifikationsmodul 303 bestimmen, dass die Besprechungsverwaltungsdaten mit einer gegenwärtig geplanten Besprechung verknüpft sind und somit die gegenwärtig geplante Besprechung identifizieren.
In einigen Ausführungsformen kann die relevante Information 310 aktualisiert werden und die Aktualisierung in Form von Besprechungsverwaltungsdaten wird an dem Besprechungsidentifikationsmodul 303 empfangen. Zum Beispiel kann ein in dem Dateisystem 316 enthaltenes Dokument editiert und gespeichert werden. Besprechungsverwaltungsdaten, die mit dem editierten Dokument verknüpft sind, können an dem Besprechungsidentifikationsmodul 303 empfangen werden. Das Besprechungsidentifikationsmodul 303 kann sich auf die Datenbank 304 geplanter Besprechungen beziehen, um zu bestimmen, ob das Dokument mit einer der gegenwärtig geplanten Besprechungen verknüpft ist. Wenn das Dokument mit einer gegenwärtig geplanten Besprechung verknüpft ist, kann das Besprechungsidentifikationsmodul 303 die gegenwärtig geplante Besprechung identifizieren. Die relevante Informationen 310 kann als Antwort auf Ereignisse, die mit dem Benutzercomputersystem 330 verknüpft sind, aktualisiert werden. Wenn z.B. das Benutzercomputersystem 330 einen GPS Transmitter enthält, kann die GPS-Datenbank 213 aktualisiert werden, so wie das Benutzercomputersystem 330 zwischen physikalischen Orten bewegt wird.
Bei der Bestimmung, ob die Besprechungsverwaltungsdaten mit einer gegenwärtig geplanten Besprechung verknüpft sind, kann sich das Identifikationsmodul 303 auf Datenbanken beziehen, die in der relevanten Information 310 enthalten sind. Es kann sein, dass Besprechungsverwaltungsdaten, die mit einer Änderung des Aufenthaltsorts eines Einzelnen verknüpft sind, an dem Besprechungsidentifikationsmodul 303 empfangen werden. Das Besprechungsidentifikationsmodul 303 kann sich sowohl auf die Datenbank 304 geplanter Besprechungen, als auch auf die Kartendatenbank 314 und Transitdatenbank 315 beziehen, um festzustellen, ob die Besprechungsverwaltungsdaten eine der gegenwärtig geplanten Besprechungen betreffen. Eine Besprechung kann z.B. betroffen sein, wenn ein Einzelner ein Besprechungsteilnehmer ist und schwere Verkehrsbehinderungen am gegenwärtigen Aufenthaltsort des Einzelnen auftreten.
In einigen Ausführungsformen kann das Besprechungsidentifikationsmodul 303 Besprechungsverwaltungsdaten von dem Eingabegerät 320 empfangen.
Schritt 505 kann die Identifikation relevanter Informationen für die gegenwärtig geplante Besprechung beinhalten (Handlung 502). Die Identifikation relevanter Informationen kann die Identifikation von Daten in dem Benutzercomputersystem 330, der relevanten Information 310, oder dem Verwaltungscomputersystem 300 beinhalten. Nachdem eine gegenwärtig geplante Besprechung identifiziert wurde, kann das Besprechungsidentifikationsmodul 303 die Identifikation an das Informationsidentifikationsmodul 302 übermitteln. Das Informationsidentifikationsmodul 302 kann die Informationen identifizieren, die relevant sind für die identifizierte gegenwärtig geplante Besprechung. Dies kann die Identifikation von Adressen und/oder Zeigern auf relevante Informationen beinhalten. Ein Zeiger kann einen Ort in dem Systemspeicher eines Computersystems oder einen Ort auf einem Massenspeichergerät, das mit einem Computersystem verbunden ist, angeben. Eine Adresse kann eine elektronische Nachrichtenadresse sein, die mit einem Besprechungsteilnehmer verknüpft ist, der die relevanten Informationen zu empfangen wünscht.
Das Informationsidentifikationsmodul 302 kann die relevanten Informationen identifizieren, die mit den Besprechungsverwaltungsdaten verknüpft sind, die veranlasst haben, dass eine gegenwärtig geplante Besprechung identifiziert wird. Es kann sein, dass eine gegenwärtig geplante Besprechung identifiziert wurde aufgrund des Empfangs von Besprechungsverwaltungsdaten, die mit Änderungen verknüpft sind, die an einem relevanten Dokument durchgeführt wurden. Als Ergebnis kann das Informationsidentifikationsmodul 302 andere Dokumente identifizieren, die auf das relevante Dokument verweisen oder die eingebettete Daten aus dem relevanten Dokument enthalten. Das Informationsidentifikationsmodul 302 kann sich auf die Datenbank der geplanten Besprechungen beziehen, um die Beziehungen zwischen Besprechungsverwaltungsdaten und anderen relevanten Informationen zu bestimmen. In ähnlicher Weise kann Bezug genommen werden auf die Datenbanken, die in der relevanten Information 310 enthalten sind, und/oder Module, die in dem Benutzercomputersystem 330 enthalten sind, um Beziehungen zwischen Besprechungsverwaltungsdaten und anderen relevanten Informationen zu bestimmen. Wenn z.B. ein GPS Transmitter, der in dem Benutzercomputersystem 330 enthalten ist, an einem gegebenen Ort erkannt wird, kann es wünschenswert sein, auch eine zugehörige Karte zu identifizieren.
Der Schritt 505 kann den automatischen Zugriff auf die Informationen enthalten (Handlung 502). Das Informationszugriffsmodul 301 kann automatisch auf die relevanten Informationen zugreifen, in dem die Adressen und/oder Zeiger verwendet werden, die durch das Informationsmodul 302 identifiziert wurden. Dies kann den Zugriff auf Informationen von dem Benutzercomputersystem 330, der relevanten Information 310 und/oder Datenbank 304 geplanter Besprechungen beinhalten.
Die Information kann automatisch zur Verfügung gestellt werden, um so für zumindest einen der Besprechungsteilnehmer verfügbar zu sein (Handlung 504). Die relevanten Informationen können in der Form von elektronischen Nachrichten an Computersysteme übermittelt werden, die mit Besprechungsteilnehmern verknüpft sind. Die Versorgungscomputersysteme 341 bis 354 können z.B. jeweils mit Besprechungsteilnehmern einer gegenwärtig geplanten Besprechung verknüpft sein. Relevante Informationen können über logische Kommunikationspfade 355 bis 358 für einen oder mehrere der Versorgungscomputersysteme 341 bis 344 zur Verfügung gestellt werden. Bei der Zurverfügungstellung relevanter Informationen können zuvor identifizierte elektronische Nachrichtenadressen verwendet werden.
In einigen Fällen werden verschiedene Versorgungscomputersysteme mit verschiedenen relevanten Informationen versorgt. Das Verwaltungscomputersystem 300 kann entscheiden, welches Versorgungscomputersystem welche relevanten Informationen enthalten soll. Das Verwaltungscomputersystem 300 und/oder ein Versorgungscomputersystem können konfiguriert sein, um angegebene relevante Informationen auszufiltern, so dass die angegebene relevante Information dem Versorgungscomputersystem nicht zur Verfügung gestellt wird. Ein mit dem Versorgungscomputersystem 351 verknüpfter Besprechungsteilnehmer kann z.B. den Empfang von Verfügbarkeitsinformationen für erforderliche Besprechungsteilnehmer wünschen, aber nicht für wahlfreie Besprechungsteilnehmer. Wenn die Verfügbarkeit eines wahlfreien Besprechungsteilnehmers aktualisiert wird, wird das Verwaltungscomputersystem 300 die relevanten Informationen über den wahlfreien Besprechungsteilnehmer dem Versorgungscomputersystem 341 nicht zur Verfügung stellen.
Eine Verwaltungseinheit kann bestimmte relevante Informationen, die für einen Besprechungsteilnehmer ausgefiltert werden, kontrollieren. Eine Verwaltungseinheit kann bestimmte relevante Informationen filtern, wenn es für einen Besprechungsteilnehmer nicht wünschenswert ist, mit der bestimmten relevanten Information versorgt zu werden. Eine Verkäuferbesprechung mit einem Kunden kann z.B. mit aktualisierten Informationen über den Kun den aus der firmeneigenen Datenbank der Verkäufer versorgt werden, aber die aktualisierte Information wird dem Kunden nicht zur Verfügung gestellt.
Nach der Identifikation einer gegenwärtig geplanten Besprechung, die eine Mehrzahl von Besprechungsteilnehmern hat (Handlung 601), kann das Verwaltungscomputersystem 300 einen Schritt zur Neuplanung einer gegenwärtig geplanten Besprechung durchführen (Schritt 604). Das Verwaltungscomputersystem 300 kann relevante Informationen, wie z.B. mit einer gegenwärtig geplanten Besprechung verknüpfte Verwaltungsdaten überwachen. Der Schritt 604 kann eine Handlung des Verwaltungscomputersystems 300 zur Detektion einer Änderung in der mit der gegenwärtig geplanten Besprechung verknüpften relevanten Information beinhalten (Handlung 602). Das Verwaltungscomputersystem 300 kann erkennen, dass ein Teil der Besprechungsverwaltungsdaten, wie z.B. die Verfügbarkeit eines Besprechungsteilnehmers oder des Ortes, an dem die gegenwärtig geplante Besprechung stattfinden soll, aktualisiert wurde.
Der Schritt 604 kann eine Handlung des Verwaltungscomputersystems 300 zur automatischen Zurverfügungstellung von zumindest einer Option zur Neuplanung der gegenwärtig geplanten Besprechung beinhalten, so dass sie für zumindest einen der Besprechungsteilnehmer verfügbar ist (Handlung 603). Das Verwaltungscomputersystem 300 kann konfiguriert sein, um eine oder mehrere mögliche Optionen für die Neuplanung der gegenwärtig geplanten Besprechung vorzuschlagen, wie z.B. Planung der gegenwärtig geplanten Besprechung zu einer anderen Zeit und/oder an einem anderen Ort. Das Verwaltungscomputersystem 300 kann die möglichen Optionen an Computersysteme übermitteln, die mit den Besprechungsteilnehmern verknüpft sind. Ein Besprechungsteilnehmer kann eine der möglichen Optionen auswählen, um zu versuchen, die gegenwärtig geplante Besprechung umzuplanen. In einigen Fällen können Besprechungsteilnehmer mit höherer Priorität oder die erforderliche Teilnehmer sind, mögliche Optionen erhalten, wohingegen Teilnehmer mit niedriger Priorität, oder die wahlfreie Teilnehmer sind, keine möglichen Optionen erhalten. Der Verwaltungscomputer 300 kann konfiguriert sein, um automatisch die gegenwärtig geplante Besprechung ohne Eingabe von einem der Besprechungsteilnehmer umzuplanen. Der Verwaltungscomputer 300 kann dem Verfahren aus 4 folgen, wenn er eine Besprechung automatisch oder nach dem Empfang der Besprechungsteilnehmereingabe umplant.
Die Erhöhung des Automatisierungsgrads bei der Planung von Verwaltungsbesprechungen vermindert die Menge an Daten, die durch einzelne Besprechungsorganisatoren und Besprechungsteilnehmer interpretiert werden muss. Dies fördert eine effiziente Planung von Besprechungen und vermindert die Möglichkeiten menschlicher Fehler im Planungsprozess. Die automatische Abfrage und Zurverfügungstellung relevanter Informationen für Besprechungsteilnehmer zentralisiert die Verteilung derartiger Informationen. Dies fördert die Zeiteffizienz, da einzelne Besprechungsteilnehmer von der aktiven Suche nach den Informationen entlastet werden. In einer mobilen Umgebung kann die erhöhte Automatisierung zusätzlich bestimmte Sicherheitsvorteile mit sich bringen. Die automatische Aktualisierung des Status eines Besprechungsteilnehmers, der aufgrund eines Verkehrsstaus zu spät kommt, kann z.B. den Besprechungsteilnehmer davon befreien, ein mobiles Computersystem manuell zu bedienen. Der Besprechungsteilnehmer kann daher mehr Aufmerksamkeit auf die sichere Handhabung seines Fahrzeugs verwenden.
Die beschriebenen Ausführungsformen sind in jeder Hinsicht lediglich illustrativ und nicht einschränkend zu verstehen. Der Umfang der Erfindung ist daher durch die beigefügten Patentansprüche und nicht durch die vorangegangene Beschreibung bestimmt.

Claims

Mobiles Kommunikationssystem zur Planung und Verwaltung von Besprechungen in einer verteilten Netzwerkumgebung zur elektronischen Datenverarbeitung, um einen Benutzer der Notwendigkeit zu entheben, Verfügbarkeitsdaten der Besprechungsteilnehmer manuell aufzuzeichnen und zu interpretieren, wobei das mobile Kommunikationssystem umfasst: eine Vielzahl entlegener tragbarer Geräte zur elektronischen Datenverarbeitung (100), umfassend ein erstes entlegenes tragbares Gerät zur elektronischen Datenübertragung mit einem Sender eines globalen Positionsbestimmungssystems (GPS) zur Aktualisierung des Aufenthaltsorts eines entsprechenden potenziellen Besprechungsteilnehmers in einer GPS-Datenbank (213), die Aufenthaltsorte der potenziellen Besprechungsteilnehmer speichert, und ein zweites entlegenes tragbares Gerät zur elektronischen Datenübertragung zur Übertragung einer Anforderung für die Planung einer Besprechung unter einer Vielzahl von Besprechungsteilnehmern an ein Planungscomputersystem (200) und das Planungscomputersystem (200), um die Anforderung von dem zweiten entlegenen tragbaren Gerät zur elektronischen Datenverarbeitung (100) zu empfangen, wobei das Planungscomputersystem (200) einen Besprechungsplaner (201) für die Verarbeitung der Anforderung umfasst, um festzustellen, dass eine Besprechung unter der Vielzahl der Besprechungsteilnehmer zu planen ist, wobei das Planungscomputersystem (200) eingerichtet ist, um automatisch auf die GPS-Datenbank (213) zuzugreifen, um GPS-Daten eines entfernten tragbaren Gerätes zu erhalten, um Besprechungsteilnehmer zu orten, und um auf zusätzliche Planungsinformationen (210), die für zumindest einige der Vielzahl der Besprechungsteilnehmer relevant sind, von einer oder mehrerer Computeranwendungen oder Datenbanken zuzugreifen, wobei die zusätzlichen Planungsinformationen zumindest den Prioritätsgrad der jeweiligen Besprechungsteilnehmer umfasst und wobei der Besprechungsplaner (201) eine Entscheidungslogik umfasst, um zumindest eine potenzielle Besprechung automatisch zu bestimmen, die vorbestimmte Kri terien (202) erfüllen kann, indem sie die GPS-Daten und die zusätzlichen Planungsinformationen (210), die zumindest den Prioritätsgrad der jeweiligen Besprechungsteilnehmer umfassen, analysiert.
Mobiles Kommunikationssystem nach Anspruch 1, wobei die Anforderung, die anzeigt, dass eine Besprechung zu planen ist, über ein Netzwerk empfangen wird, das an das Planungscomputersystem (200) anschließbar ist.
Mobiles Kommunikationssystem nach Anspruch 1 oder 2, wobei das Planungscomputersystem (200) eingerichtet ist, um auf primäre Informationen für zumindest einige der Vielzahl der Besprechungsteilnehmer zusammen mit zusätzlichen Informationen (210) für zumindest einige der Vielzahl der Besprechungsteilnehmer zuzugreifen, wenn automatisch auf zusätzliche Informationen (210) zugegriffen wird, die für zumindest einige der Vielzahl der Besprechungsteilnehmer relevant sind.
Mobiles Kommunikationssystem nach einem der Ansprüche 1 bis 3, wobei das Planungscomputersystem (200) eingerichtet ist, um auf Datendateien zuzugreifen, die für zumindest einige der Besprechungsteilnehmer relevant sind, wenn automatisch auf zusätzliche Informationen (210) zugegriffen wird, die für zumindest einige der Vielzahl der Besprechungsteilnehmer relevant sind.
Mobiles Kommunikationssystem nach einem der Ansprüche 1 bis 4, wobei das Planungscomputersystem (200) eingerichtet ist, um automatisch eine Rangordnung für eine Vielzahl potenzieller Besprechungen festzulegen, wenn zumindest eine potenzielle Besprechung automatisch bestimmt wird.
Mobiles Kommunikationssystem nach Anspruch 5, wobei das Planungscomputersystem (200) eingerichtet ist, um automatisch eine Rangordnung für eine Vielzahl von potenziellen Besprechungen auf Basis der Striktheit, mit der die Besprechung vorbestimmte Kriterien (202) erfüllen, festlegt.
Mobiles Kommunikationssystem nach Anspruch 5, wobei das Planungscomputersystem (200) eingerichtet ist, um automatisch eine Rangordnung für eine Vielzahl von potenziellen Besprechungen auf Basis des Grades der vorbestimmten Kriterien (202), die erfüllt sind, festlegt.
Mobiles Kommunikationssystem nach einem der Ansprüche 1 bis 7, wobei das Planungscomputersystem (200) eingerichtet ist, um die zumindest eine potenzielle Besprechung an einem Ausgabegerät (230) zu präsentieren.
Mobiles Kommunikationssystem nach einem der Ansprüche 1 bis 8, wobei die vorbestimmten Kriterien (202) einen Prozentsatz der Teilnehmer beinhalten, die für die Teilnahme an der Besprechung an einem bestimmten Ort verfügbar sein müssen.
Mobiles Kommunikationssystem nach einem der Ansprüche 1 bis 9, wobei eine oder mehrere Datenbanken zumindest eine Kalenderdatenbank (211), eine Kontaktdatenbank (212) und eine Kartendatenbank (214) beinhalten.
Mobiles Kommunikationssystem nach einem der Ansprüche 1 bis 10, des Weiteren umfassend: ein Verwaltungscomputersystem (300) zur Identifizierung und zum automatischen Zugriff auf relevante Informationen (310) für die gegenwärtig geplante Besprechung, wobei das Verwaltungscomputersystem (200) des Weiteren eingerichtet ist, um automatisch die relevanten Informationen (310) zur Verfügung zu stellen, so dass sie für zumindest einen der Besprechungsteilnehmer verfügbar sind.
Mobiles Kommunikationssystem nach Anspruch 11, wobei das Verwaltungscomputersystem (300) ein Besprechungsidentifikationsmodul (303) umfasst, um Besprechungsverwaltungsdaten zu empfangen, die mit einer gegenwärtig geplanten Besprechung assoziiert sind, wenn eine gegenwärtig geplante Besprechung identifiziert wird, die eine Vielzahl von Besprechungsteilnehmern hat.
Mobiles Kommunikationssystem nach Anspruch 12, wobei die Besprechungsverwaltungsdaten mit einer Änderung in der Verfügbarkeit eines Besprechungsteilnehmers assoziiert sind.
Mobiles Kommunikationssystem nach Anspruch 12, wobei die Besprechungsverwaltungsdaten mit einer Änderung in der Verfügbarkeit eines Ortes verbunden sind.
Mobiles Kommunikationssystem nach Anspruch 12, wobei die Besprechungsverwaltungsdaten mit einer Änderung in einem Dokument assoziiert sind.
Mobiles Kommunikationssystem nach einem der Ansprüche 11 bis 14, wobei das mobile Kommunikationssystem eine Datenbank für geplante Besprechungen (304) umfasst und das Verwaltungscomputersystem (300) eingerichtet ist, um auf die Datenbank für geplante Besprechungen (304) Bezug zu nehmen, wenn eine gegenwärtig geplante Besprechung identifiziert wird.
Mobiles Kommunikationssystem nach einem der Ansprüche 11 bis 16, wobei das Verwaltungscomputersystem (300) eingerichtet ist, um Adressen zu identifizieren, die mit den relevanten Informationen (310) verbunden sind.
Mobiles Kommunikationssystem nach Anspruch 17, wobei die identifizierten Adressen, die mit den relevanten Informationen (310) assoziiert sind, Adressen für elektronische Nachrichten sind, die mit Besprechungsteilnehmern assoziiert sind, die an der gegenwärtig geplanten Besprechung teilnehmen sollen.
Mobiles Kommunikationssystem nach einem der Ansprüche 11 bis 18, wobei das Verwaltungscomputersystem (300) eingerichtet ist, um relevante Informationen (310) zu identifizieren, die in zumindest einem entfernten Computersystem enthalten sind, das über ein Netzwerk mit dem Verwaltungscomputersystem (300) verbindbar ist, wenn relevante Informationen (310) für die gegenwärtig geplante Besprechung identifiziert werden.
Mobiles Kommunikationssystem nach einem der Ansprüche 11 bis 19, wobei das Verwaltungscomputersystem (300) eingerichtet ist, um automatisch auf Informationen zuzugreifen, die in zumindest einem entfernten Computersystem enthalten sind, das über ein Netzwerk mit dem Verwaltungscomputersystem (300) verbindbar ist.
Mobiles Kommunikationssystem nach einem der Ansprüche 11 bis 20, wobei das Verwaltungscomputersystem (300) eingerichtet ist, um automatisch die Informationen zur Verfügung zu stellen, so dass sie für zumindest einen der Besprechungsteilnehmer mittels einer elektronischen Nachricht, die zumindest einen Teil der Informationen enthält, verfügbar sind.
Mobiles Kommunikationssystem nach Anspruch 21, wobei das Verwaltungscomputersystem (300) eingerichtet ist, um automatisch die elektronische Nachricht an eine Adresse für elektronischen Nachrichten, die mit mindestens einem der Besprechungsteilnehmer verbunden ist, zu schicken.
Mobiles Kommunikationssystem nach einem der Ansprüche 11 bis 22, wobei die relevanten Informationen (310) für die gegenwärtig geplante Besprechung zumindest eine geschätzte Ankunftszeit eines Teilnehmers, eine gegenwärtige Position eines Teilnehmers, Kontaktinformationen eines Teilnehmers, oder die Besprechung betreffende Dokumente beinhaltet.
Mobiles Kommunikationssystem nach einem der Ansprüche 11 bis 23, wobei das Verwaltungscomputersystem (300) eingerichtet ist, um auf die relevanten Informationen (310) von einer oder mehreren Datenbanken, die zumindest eine Kalenderdatenbank (211, 311), eine Kontaktdatenbank (212, 312), eine GPS-Datenbank (213, 313), eine Kartendatenbank (214, 314) oder eine Transitdatenbank (315) beinhaltet, zuzugreifen.