DE69635878T2

DE69635878T2 - Dokumentverwaltungsgerät

Info

Publication number: DE69635878T2
Application number: DE69635878T
Authority: DE
Inventors: Koichi Ashigarakami-gun Hayashi; Akifumi Ashigarakami-gun Sekijima
Original assignee: Fuji Xerox Co Ltd
Current assignee: Fujifilm Business Innovation Corp
Priority date: 1995-06-12
Filing date: 1996-06-11
Publication date: 2006-08-24
Anticipated expiration: 2016-06-12
Also published as: JPH0962665A; JP3700733B2; EP0749077A2; EP0749077A3; US6014677A; EP0749077B1; DE69635878D1

Description

Die Erfindung betrifft eine Dokumentenverwaltungsvorrichtung, die Dokumente durch Nutzung von zusätzlichen Informationen verwaltet.
Bei allgemeinen Rechercheaktivitäten werden eine Reihe von Vorgängen, wie etwa das Sammeln von Referenzmaterialien, die Bewertung jedes Referenzmaterials und die Nutzung der Bewertungsresultate durchgeführt. Die als ein Bewertungsresultat für eine Referenz gegebenen Informationen können enthalten: eine Entscheidung, ob eine Bewertung erforderlich ist; die Bewertung eines Wertes, wie z. B. Wichtigkeit; den Inhalt betreffende Kommentare; oder dergleichen. Das Auswerten, das Sortieren und das Erschaffen einer visuellen Darstellung der Referenzen wird unter Verwendung der gegebenen Bewertungsinformationen durchgeführt.
Bewertungsinformationen für eine Referenz sind nicht Informationen, die die Referenzen ursprünglich begleiten, sondern sind Informationen, die den Standpunkt oder die Kriterien eines Bewerters wiedergeben. Es gibt Kriterien oder einen Zweck für eine Bewertung, und die Bewertungsinformationen werden in Reaktion auf die Kriterien oder den Zweck gegeben. Auch kann die Bewertung in Abhängigkeit von Unterschieden hinsichtlich des Bewerters oder des Bewertungsdatums variieren. Wenn folglich die Auswahl oder das Sortieren von Referenzen unter Verwendung von Bewertungsinformationen durchgeführt wird, ist es bevorzugt, dass Informationen hinsichtlich des Bewertungsstandpunkts, wie etwa die Kriterien der Bewertung, der Zweck, der Bewerter und das Bewertungsdatum offensichtlich sind.
In vielen Fällen ist eine Nachforschung, die bestimmte Referenzen umfasst, nicht ausreichend. Es sollten Referenzen abgedeckt werden, die von einem uneingeschränkten Bereich von Informationsquellen zur Verfügung gestellt werden. Wenn beispielsweise Informationen für ein Patent recherchiert werden, müssen nicht nur Dokumente eines Patentblattes, sondern auch Informationen, wie etwa eine Abhandlung, ein Artikel in einer Zeitung oder einem Magazin und ein Produktkatalog in die Recherche einbezogen werden.
In der jüngeren Vergangenheit wurden eine Datenbankvorrichtung zur Verwaltung von Dokumenten und eine Vorrichtung zum Erzeugen von Tabellen unter Verwendung von in der Datenbank gespeicherten Daten entwickelt. Wenn folglich Referenzdaten und Bewertungsinformationen in eine Datenbank eingegeben werden können, kann eine Reihe von Vorgängen von dem Sammeln von Referenzen bis zur Nutzung von Bewertungsinformationen erreicht werden. Um eine derartige Reihe von Arbeitsabläufen durchzuführen, sollten folgende Kriterien erfüllt werden:

1. Die Bewertungsinformationen können durch einen einfachen Vorgang an Referenzen angefügt werden.
2. Der Standpunkt der Bewertung kann einfach definiert und genutzt werden.
3. Verschiedene Arten von Referenzmaterialien können für eine Bewertung abgedeckt werden.

Im Hinblick auf die zu erfüllenden Kriterien werden nachfolgend die Verfahren und Vorrichtungen nach dem Stand der Technik sowie deren Probleme beschrieben. Zunächst wird ein Verfahren beschrieben, das Referenzdaten mit Bewertungsinformationen einfach und frei versorgt. Die Schwierigkeit bei der Bewertung der Referenzen ist ein Problem, nicht nur für die elektronische Eingabe von Informationen, sondern auch für die Eingabe von Informationen unter Verwendung von Papier. Die Bewertung der Referenzen wird unter Verwendung von Papierreferenzen beschrieben.
Die Bewertung von Referenzen und die Nutzung der Bewertungsresultate werden nicht immer gleichzeitig durchgeführt. Bevor beispielsweise gesammelte Dokumente analysiert werden, muss eine bestimmte Bewertung von Ergebnissen registriert werden. Auch wenn die Bewertung von verschiedenen Personen durchgeführt wird, müssen die Bewertungsresultate jeder Person gesammelt werden, bevor sie erörtert und verglichen werden. Somit muss bei Rechercheaktivitäten eine Beziehung zwischen einer Referenz und ihren Bewertungsinformationen getrennt von der Bewertung des Referenzresultats aufrechterhalten werden.
Bei Verwendung einer Papierreferenz zur Bereitstellung der Bewertungsinformationen kann ein Memo mit einer besonderen Bedeutung oder ein Memo mit darauf geschriebenen Bewertungsinformationen an einer Referenz oder einer Liste von Referenznamen angebracht werden. Beispielsweise können eine Referenz und Bewertungsinformationen in einem separaten Verwaltungsbuch aufgezeichnet werden. Alternativ werden die Bewertungsinformationen direkt in die Referenz geschrieben. Bei Verwendung eines Verwaltungsbuchs muss jedesmal auf die Referenz und Bewertungsinformationen zugegriffen werden. Diese Arbeit ist somit mühsam. Da ferner die Bewertungsinformationen von den Referenzinformationen verschieden sind und die Bewertungsinformationen auch verändert werden können, ist es nicht bevorzugt, dass die Bewertungsinformationen direkt in die Referenz geschrieben werden.
43(A) bis 46(B) sind Darstellungen zur Anbringung eines Memos. 43(A) bis 45 zeigen ein Bild der Anbringung des Memos. 43(A) und 43(B) zeigen Memos, die verschiedene Entscheidungen einer Bewertung der gleichen Referenz angeben. 44(A) zeigt, dass mehrere Memos gleichzeitig an einer Referenz angebracht werden können. 44(B) zeigt, dass verschiedene Spalten im Voraus auf einem Blatt Papier vorgesehen werden können, um ein Memo an einer Referenz anzubringen. 45 zeigt, dass verschiedene Papierblätter für ein Memo verwendet werden können und die Bewertungsinformationen gemeinsam in mehreren Abteilungen verwendet werden können.
Das Anbringen eines Memos ist nicht auf ein direkt an einer Referenz angebrachtes Memo beschränkt. Beispielsweise können in 46(A) und 46(B) Memos an einer Liste von Referenzen angebracht werden. Hier werden Memos angebracht, wo entsprechende Referenzen eine Beziehung zwischen einer Referenz und einem Memo festlegen können. Die Memos können somit für verschiedene Zwecke und Konfigurationen angebracht werden.
Zum Anbringen von Memos können die Referenz und das Memo unabhängige Medien sein. Da dieses Verfahren dadurch gekennzeichnet ist, dass die Referenz und das Memo durch Koppeln der beiden in Verbindung gebracht werden können, liegen die folgenden Vorteile vor:
Da zunächst die Referenz und das Memo unabhängige Medien sind, kann ohne weiteres festgestellt werden, ob Bewertungsinformationen existieren. Daher kann der Verlust von Bewertungsinformationen verhindert werden. Ferner können der Inhalt der Bewertungsinformationen und der ursprünglichen Referenz ohne weiteres unterschieden werden. Da ferner problemlos durch eine von dem Bewerter verschiedene Person festgestellt werden kann, ob Bewertungsinformationen existieren, können Bewertungsinformationen allgemein von mehreren Personen genutzt werden.
Ferner können Bewertungsinformationen, d. h. ein Resultat des Studiums einer Referenz, durch Anbringen eines Memos direkt an der Referenz mit der Referenz in Beziehung gesetzt werden, ohne dass auf ein Verwaltungsjournal oder dergleichen zugegriffen wird. Im Vergleich zum Schreiben in die Referenz kann dann, wenn eine Kopplung zwischen einer Referenz und einem Memo beseitigt wird, der Zugriff beseitigt werden. Somit ist dieses Verfahren insofern vorteilhaft, als Bewertungsinformationen ohne weiteres zur Verfügung gestellt werden können.
Indem somit ein Memo unabhängig von Referenzdaten angebracht wird, können Bewertungsinformationen ohne weiteres und frei zur Verfügung gestellt werden. Dies kann jedoch auf Papier durchgeführt werden. Folglich müssen die Informationen nicht in elektronischer Form eingegeben werden, und eine Computerverarbeitung unter Verwendung der bereitgestellten Bewertungsinformationen muss nicht durchgeführt werden.
Um ein Memo effektiv zu nutzen, kann ein Memo elektronisch umgewandelt werden. Beispielsweise zeigt die japanische Patentveröffentlichung 1-18470 ( JP 470 ) das Bereitstellen von Memoinformationen in Bildform für ein in einer speziellen Dokumentdatenbank gespeichertes Dokument auf. Das japanische Patent Nr. 6-236409 (1994) zeigt eine Dokumentenbild-Ablagevorrichtung auf, bei der ein Benutzer ein handgeschriebenes Memo in ein Dokumentenbild einfügen kann. Anschließend kann das Dokumentenbild mit dem Memo unabhängig von einem existierenden Memo abgerufen werden. Das Abrufen durch Anbringen eines Memos ist jedoch auf der Basis beschränkt, ob das Memo existiert. Da ferner nur handgeschriebene Bildinformationen als Informationen in einem Memo verwendet werden, werden das Abrufen und die Nutzung des Memos beispielsweise durch die vorstehend genannten Bewertungsinformationen schwierig.
Das japanische Patent Nr. 5-2584 ( JP 584 ) zeigt eine Vorrichtung auf, bei der Memoinformationen nicht als Bild, sondern als Text gehalten werden können. In der JP 584 können Memos in verschiedenen Formen, einschließlich Textkommentar, innerhalb eines Dokuments hinzugefügt werden. In der japanische Patentoffenlegungsschrift 5-165829 ( JP 829 ) können in Textinformationen beschriebene Bearbeitungskommentare in ein Memo geschrieben werden, das an einem Abschnitt in einem Dokument, der bearbeitet werden muss, angebracht oder von diesem entfernt werden kann. Dadurch wird in diesen Vorrichtungen die Bearbeitung erleichtert. Ein Memo, das Textinformationen enthält, verringert die Schwierigkeiten bei dem Vorgang der Informationseingabe. Die Informationen, die in das Memo geschrieben werden, können verwendet werden, um die Informationen zusammen mit den Dokumentdaten anzuzeigen.
Einige Systeme sehen den sequenziellen Zugriff auf Daten mit einem angebrachten Tag vor. Dies wird als Tag-Blättern bezeichnet. Das japanische Patent Nr. 7-56934 ( JP 934 ) zeigt mehrere Tags auf, die für unterschiedliches Tag-Blättern verwendet werden. In diesem System kann eine Tag-Information die Attributinformation besitzen, die in der Lage ist, nicht nur die Typinformationen, sondern auch die Reihenfolge der Verwendung dieser Informationen einzustellen. Auf diese Weise kann der Datenbankzugriff gesteuert werden. Das in der JP 934 verwendete Tag hat jedoch einen einfachen Aufbau und kann nur einfache Abruffunktionen bereitstellen. Dies ist nicht ausreichend, um auf Daten in der Reihenfolge zuzugreifen.
Nachfolgend wird das Anbringen einer Bewertung an den zugegriffenen Daten definiert und die Verwendung der Daten beschrieben. Bewertungsinformationen für eine Referenz sind nicht essenzielle Informationen, die die Referenz begleiten, sondern geben einen Standpunkt oder Kriterien eines Bewerters wieder. Mit anderen Worten haben die Informationen einen subjektiven Wert, der in der ursprünglichen Referenz nicht vorhanden ist. Die Bereitstellung der Bewertungsinformationen wird beispielsweise durch Anbringen eines Memos ausgeführt. Es ist bevorzugt, dass die in einem Memo beschriebenen Bewertungsinformationen effektiv genutzt werden.
Da die Referenz und das Memo voneinander unabhängige Medien sind, können vorgeschriebene Spalten auf Papier für ein Memo vorgesehen werden, und ein Bewertungsverfahren kann verwendet werden. Unter Verwendung desselben Papiers für ein Memo kann das Bewertungsverfahren unabhängig standardisiert werden. Im Gegensatz dazu können durch Verwendung verschiedener Memos Bewertungsinformationen für mehrere Bewertungsstandards angebracht werden.
Das Anbringen eines Memos wird nicht nur während Nachforschungsaktivitäten, sondern auch bei Büroaktivitäten verwendet. Beispielsweise kann eine Arbeitsanweisung in einem Memo beschrieben und an einem Dokument angebracht werden. Auch muss der Inhalt eines Memos das Dokument nicht begleiten, er kann andere Informationen enthalten, aber er existiert nicht separat von dem Dokument.
Die Bewertungsinformationen sind Informationen, die vom Standpunkt des Bewerters bereitgestellt werden, und sie begleiten das Originaldokument nicht. Folglich gibt die Art und Weise, wie Spalten in dem Memo vorgesehen werden, die Wichtigkeit der Informationen in den Augen des Bewerters wieder. Memospalten werden von dem Bewerter vorgesehen, womit die Bewertung beschreibende Informationen, wie z. B. Reihenfolge des Zwecks, Bewerter und Bewertungsdatum, eingefügt werden können. Wenn somit allgemeine Memostrukturen, d. h. unabhängig von den Referenzdaten, vorbereitet werden, können Bewertungsinformationen unter einem gleichförmigen Standard bereitgestellt werden, auch wenn Typen oder Stellen der Primärinformationen unterschiedlich sind.
Solange Informationen hinsichtlich der Spalten des Memos auf einem Papiermedium ausgedrückt werden, können sie die eingegebenen Informationen zu dem Bewerter führen. Ferner kann das Problem vorliegen, dass es mühsam ist, wenn der Bewerter jedesmal Informationen schreibt.
In dem japanischen Patent Nr. 4-80871 ( JP 871 ) ist ein Dokumentenerzeugungs-/Verwaltungssystem beschrieben. In der JP 871 gibt ein Benutzer Informationen ein, die das Dokument und seine Attributdaten angeben, indem ein das Dokument begleitendes Feld ausgefüllt wird. Das Dokument wird anschließend in einer Datenbank registriert. Gemäß diesem System muss sich der Benutzer des Betriebsablaufs der Datenbank nicht bewusst sein und schreibt nur vorgeschriebene Daten in das Dokument. Damit kann die Datenbank registriert werden.
Attributinformationen können an Stelle eines Memos verwendet werden. Ein Benutzer kann somit die erforderlichen Daten in die Datenbank eingeben, wo das Verwaltungsverfahren für jede Dokumentensorte bestimmt wird. Dieses Dokument hat eine Gruppe von Attributfeldern, um die Informationen für das Dokument zu registrieren. Ein Benutzer kann nicht verschiedene Bewertungsinformationen in dem Dokument registrieren.
Ferner können Bewertungsinformationen, d. h. ein Kommentar, an verschiedenen Referenzdaten angebracht werden. Wenn die Bewertungsinformationen für Bilddaten bereitgestellt werden, stehen nur besonders vorbereitete Dokumentdaten in einer Dokumentenverwaltungsdatenbank für Bewertungszwecke zur Verfügung. Die Systeme sind im wesentlichen gleich wie bei den vorstehend beschriebenen JP 409, JP 584 , JP 829 , JP 934 und JP 871 . Diese Systeme sind jedoch nicht für Nachforschungen von Aktivitäten großen Ausmaßes und verschiedene Typen von Referenzdaten aus verschiedenen Informationsquellen geeignet, da nicht alle nutzbaren Daten in einer internen Datenbank registriert werden können.
Die Fortschritte bei Computernetzen in jüngerer Zeit, beispielsweise dem Internet, ermöglichen es, durch einen Computer auf verschiedene weltweite Informationsressourcen zuzugreifen. Zur Behandlung von Referenzdaten in verschiedenen Informationsquellen wurde auf Hypertext basierend ein globales Informationssystem, beispielsweise das World Wide Web (WWW) entwickelt. In dem WWW können auf der Basis eines Server-Client-Modells Daten zwischen einem ein Dokument verwaltenden Server und einem das Dokument gemäß der Anfrage eines Benutzers abrufenden Client gesendet oder empfangen werden.
Das in dem Server gespeicherte Dokument kann zur Übertragung/Empfang von Daten beispielsweise mit einer URL oder Universal Resource Locator, einem einzigartigen Identifizierungsmerkmal zum Bestimmen des Dokuments bereitgestellt werden. Da die URL Serverinformationen enthält, wo das Dokument gespeichert ist, kann dann, wenn ein Client die URL zuweist, der Server bestimmt und auf ihn zugegriffen werden. Auf diese Weise kann das Dokument abgerufen werden.
Ein Dokument in dem WWW ist ein Hypertext, das im Allgemeinen in einem als HTML oder Hypertext Markup Language bezeichneten Format beschrieben ist. In HTML sind durch spezielle Strings gebildete Tags in dem Dokument eingebettet. Dadurch kann eine Dokumentenformatform oder ein Link des Hypertexts ausgedrückt werden. Ein Link wird ausgedrückt, indem die URL eines in einem anderen Server gespeicherten Dokuments als Referenzziel des Links verwendet wird. Folglich kann im Rahmen des WWW ein über eine Vielzahl von Servern ausgebreitetes Hypertext-Netz aufgebaut werden.
Ein Client des WWW, der Kommentare zu Dokumenten in einer HTML bereitstellt, wobei es sich um von derartigen verschiedenen Informationsquellen verwaltete Daten handelt. Mosaic wurde in NCSA der Universität Illinois (siehe beispielsweise "NCSA Mosaic Technical Summary 2.1", 1993) für diesen Zweck entwickelt. Wenn ein Benutzer Mosaic verwendet und auf ein Dokument im WWW zugreift und einen Befehl zur Bereitstellung eines Kommentars eingibt, kann eine Datei erzeugt werden, die dem Inhalt des Kommentars zu der URL des Dokuments entspricht.
Wenn anschließend das Dokument in Mosaic angezeigt wird, wird am Ende des Dokuments ein Link angezeigt, das einen Kommentar darstellt, der in dem Originaldokument nicht existiert. Wenn der Benutzer auf das den Kommentar darstellende Link zugreift, wird der Inhalt des Kommentars aus der zugehörigen Datei ausgelesen und auf dem Bildschirm angezeigt.
Die EP 0 326 162 zeigt ein Dokumentenverwaltungsverfahren und ein System auf, das es Benutzern erlaubt, persönliche und private Informationen über ein bestimmtes Dokument zu erzeugen und diese Informationen als ein Memo an dem jeweiligen Dokument anzubringen. Die Memos werden in einer Memodatei in der Workstation des Benutzers gespeichert. Alle Memos, die sich auf mehrere verschiedene Dokumente beziehen können, werden in sequenzieller Reihenfolge in dieser Memodatei gespeichert. Zusätzlich werden in der Memodatei Zeiger gespeichert, um die Nachverfolgung der jeweiligen Sequenz von Memos zu erlauben, die sich auf das gleiche Dokument beziehen. Jedem Memo zugehörig ist in der Memodatei ein Zeiger (Primärschlüssel) in der Datenbank gespeichert, der das Dokument enthält, auf das sich die jeweiligen Memos beziehen. Dieser Zeiger ist somit die Verbindungsinformation, die das Memo mit einem Dokument verbindet. Die Memos des Benutzers haben keine feste Datenstruktur (Format) und erlauben daher keine Art der standardisierten Bewertung von Dokumenten.
Obgleich auf den an verschiedenen Referenzdaten angebrachten Kommentar zugegriffen werden kann, wird auf die gegebenen Kommentare nur in einem Vorgang Bezug genommen, der zunächst auf die Referenzdaten zugreift und anschließend auf die Daten bezogene Kommentare anzeigt. Dieses Verfahren greift nicht auf beigefügte Kommentare zu Referenzdaten von verschiedenen Standpunkten zu und verwaltet nicht Referenzdaten durch Verwendung von angebrachten Kommentaren.
Zusammengefasst erlauben existierende Vorrichtungen nicht die Definition von Bewertungsinformationen basierend auf einem Standpunkt des Benutzers; das Anbringen von Bewertungsinformationen an verschiedenen Referenzdaten nach Belieben durch einen einfachen Vorgang; und das Verwalten von Referenzdaten durch Verwendung von darauf bezogenen Bewertungsinformationen.
Unter Berücksichtigung der vorstehend genannten Umstände ist es eine Aufgabe der Erfindung, eine Dokumentenverwaltungsvorrichtung zu schaffen, bei der ein Vorteil eines Memoanbringungsverfahrens verwendet werden kann, sodass ein Benutzer Dokumenteninformationen in verschiedenen Formen in einem einfachen Vorgang registrieren kann. Diese Informationen können effektiv bei der Dokumentenverwaltung genutzt werden, beispielsweise bei der Anordnung, beim Sortieren und beim Abrufen von Dokumenten.
Allgemeiner ausgedrückt ist es bei der Behandlung eines Originaldokuments als Primärinformationen und von beliebigen angebrachten Informationen, wie z. B. eines Bewertungsergebnisses, als Sekundärinformationen, ein weiterer Aspekt der Erfindung, Informationen problemlos zu verarbeiten, einschließlich des Definierens von relevanten Informationen als Sekundärinformationen in Dokumenten, die vom Standpunkt eines Benutzers als Primärinformationen verwaltet werden, sowie die Verwaltung von Primärinformationen unter Verwendung von registrierten Sekundärinformationen.
Eine weitere Aufgabe der Erfindung ist es, die Beziehung zwischen Primärinformationen und Sekundärinformationen aufrechtzuerhalten. Dies erlaubt es Benutzern, Bewertungsinformationen durch einen einfachen Vorgang zu definieren. Ein weiterer Aspekt der Erfindung kann es sein, Benutzer in die Lage zu versetzen, ein Sekundärinformationsformat zu erzeugen, das an Primärinformationen angefügt ist, um einen Standpunkt eines Bewerters auszudrücken. Ein weiterer Aspekt der Erfindung ermöglicht es Benutzern, von verschiedenen Informationsquellen vom Standpunkt eines Bewerters bereitgestellte Primärinformationen gleichförmig zu verwalten, indem mit den Primärinformationen verbundene Sekundärinformationen genutzt werden.
Die vorstehend genannten Aufgaben werden durch eine Dokumentenverwaltungsvorrichtung nach Anspruch 1 und ein Verfahren nach Anspruch 10 gelöst. Bevorzugte Ausführungsformen der Erfindung sind Gegenstand der Unteransprüche.
Zusätzliche Aspekte und Vorteile der Erfindung werden teilweise in der folgenden Beschreibung dargelegt und sind teilweise aus der Beschreibung offensichtlich oder können durch die praktische Umsetzung der Erfindung erfahren werden. Die Aspekte und Vorteile der Erfindung können durch die in den beigefügten Patentansprüche besonders betonten Mittel und Kombinationen verwirklicht und erzielt werden. Es versteht sich, dass jedes der hierin beschriebenen Merkmale separat oder gemeinsam verwendet werden kann.
1 ist ein Blockschaltbild, das ein Beispiel einer Dokumentenverarbeitungsvorrichtung gemäß einer Ausführungsform einer Dokumentenverwaltungsvorrichtung zeigt;
2 ist eine Darstellung, die die Relation von Informationen zeigt, die in einem Dokumenteninformationsverwaltungsabschnitt und einem Dokumentenbewertungsinformationsverwaltungsabschnitt verwaltet werden;
3(A)–3(C) sind Darstellungen einer Relation, die dokumentenabhängige Informationen und Dokumentenbewertungsinformationen beschreibt;
4 ist eine Darstellung einer Tag-Schablone;
5 ist ein Flussdiagramm, das ein Beispiel der Definitionsverarbeitung der Tag-Schablone der Dokumentenverwaltungsvorrichtung zeigt;
6 ist eine Darstellung eines Anzeigebildschirms eines Dienstprogramms zum Definieren einer Tag-Schablone;
7 ist ein Flussdiagramm, das die Verarbeitung zur Vorbereitung eines Bewertungsinformationseingabedienstprogramms zum Eingeben von Bewertungsinformationen in der ersten Ausführungsform der Dokumentenverwaltungsvorrichtung gemäß der Erfindung zeigt;
8(A) und 8(B) sind Darstellungen eines Anzeigebildschirms eines Bewertungsinformationseingabedienstprogramms beim Eingeben von Bewertungsinformationen;
9(A) und 9(B) sind Darstellungen eines weiteren Beispiels eines Anzeigebildschirms eines Bewertungsinformationseingabe-Dienstprogramms beim Eingeben von Bewertungsinformationen;
10 ist eine Darstellung von Daten, die ein Kommentar-Tag definieren;
11 ist ein Flussdiagramm einer Dokumentenlistenanzeigeverarbeitung;
12 ist ein Flussdiagramm einer Tag-Bildvorbereitungsverarbeitung;
13 ist eine Darstellung einer angezeigten Dokumentenliste und eines Tag-Schablonenordners;
14 ist eine Darstellung einer Anzeige von mehreren Tag-Bildern;
15 ist eine Darstellung einer Anzeige von Dokumentdaten;
16 ist eine Darstellung eines weiteren Beispiels einer Anzeige von Dokumentdaten;
17 ist ein Flussdiagramm, das die Verarbeitung einer Aktualisierung einer Tag-Anbringung und von Bewertungsinformationen in der Dokumentenverwaltungsvorrichtung zeigt;
18 ist eine Darstellung eines Betriebsablaufs zur Bereitstellung von Bewertungsinformationen für Dokumente;
19 ist eine Darstellung eines Abfrageresultats unter Verwendung von Bewertungsinformationen;
20 ist ein Blockschaltbild, das eine Dokumentenverarbeitungsvorrichtung zeigt, an der eine zweite Ausführungsform einer Dokumentenverwaltungsvorrichtung gemäß der Erfindung angewandt wird;
21 ist eine Darstellung, die eine Relation von Informationen, die in einem Dokumentenbewertungsinformationsverwaltungsabschnitt verwaltet werden, und in einem WWW-Server gespeicherten Dokumentdaten zeigt;
22 ist eine Darstellung einer Anzeige von Dokumenteninformationen und einer Tag-Schablone;
23 ist eine Darstellung einer Anzeige von Dokumenteninformationen und einer Tag-Schablone;
24 ist eine Darstellung einer Anzeige von Dokumenteninformationen und einer Tag-Schablone;
25 ist eine Darstellung von Daten, die ein Kommentar-Tag gemäß einer zweiten Ausführungsform der Dokumentenverwaltungsvorrichtung definieren;
26 ist eine Darstellung einer Relation von dokumentenabhängigen Informationen und Dokumentenbewertungsinformationen;
27 ist eine Darstellung einer weiteren Relation von dokumentenabhängigen Informationen und Dokumentenbewertungsinformationen;
28 ist eine Darstellung einer Anzeige von Dokumenteninformationen und Kommentar-Tag;
29 ist eine Darstellung einer weiteren Anzeige von Dokumenteninformationen und Kommentar-Tag;
30 ist eine Darstellung eines Anzeigebildschirms eines Dienstprogramms zum Definieren einer Tag-Schablone;
31 ist eine Darstellung, die Informationen hinsichtlich des Einkaufs von Inventar ausdrückt;
32 ist eine Darstellung eines Beispiels einer Anzeige von Dokumenteninformationen und Kommentar-Tag;
33 ist eine Darstellung eines weiteren Beispiels eines Anzeigebildschirms eines Dienstprogramms zum Definieren einer Tag-Schablone;
34 ist eine Darstellung des Ausdrückens von Informationen hinsichtlich der Planung;
35 ist eine Darstellung einer weiteren Anzeige von Dokumenteninformationen und Kommentar-Tag;
36 ist eine Darstellung eines HTML-Dokuments;
37 ist eine Darstellung des HTML-Dokuments in 36, das in einem Dokumenteninformationsanzeigefenster angezeigt ist;
38 ist eine Darstellung einer Anzeige eines Kommentar-Tags, das an dem Dokument angebracht ist, auf das durch ein Hyperlink verwiesen wird;
39 ist ein Flussdiagramm für die zweite Ausführungsform der Dokumentenverwaltungsvorrichtung, das die Verarbeitung zur Erzeugung einer Dokumenteninformationsanzeige mit einer hinzugefügten Markierung zeigt, um das Anbringen eines Kommentar-Tags an dem Anker anzuzeigen, sowie ein Beispiel der Verarbeitung zum Erzeugen von Bewertungsinformationen, die Dokumentdaten entsprechen;
40 ist eine Fortsetzung von 39;
41 ist eine Darstellung der Erzeugung von Dokumentdaten unter Verwendung von Bewertungsinformationen;
42 ist eine Darstellung der Erzeugung von Dokumentdaten unter Verwendung von Bewertungsinformationen;
43 ist eine Darstellung des Anbringens eines Memos;
44 ist eine Darstellung des Anbringens eines Memos;
45 ist eine Darstellung eines weiteren Beispiels des Anbringens eines Memos; und
46 ist eine Darstellung eines weiteren Beispiels des Anbringens eines Memos.
1 ist ein Block-Konfigurationsschaltbild, das eine Dokumentenverarbeitungsvorrichtung gemäß einer ersten Ausführungsform einer Dokumentenverwaltungsvorrichtung gemäß der Erfindung zeigt. In 1 bezeichnet 1 einen Eingabeabschnitt, bezeichnet 2 einen Anzeigeabschnitt, bezeichnet 3 einen Speicherabschnitt, bezeichnet 4 einen Steuerabschnitt, bezeichnet 11 einen Dokumenteninformationsverwaltungsabschnitt, bezeichnet 12 einen Tag-Schablonenverwaltungsabschnitt, bezeichnet 13 einen Dokumentenbewertungsinformationsverwaltungsabschnitt, bezeichnet 21 einen Eingabesteuerab schnitt, bezeichnet 22 einen Anzeigesteuerabschnitt, bezeichnet 23 einen Dokumenteninformationsanzeige-Vorbereitungsabschnitt, bezeichnet 24 einen Kommentar-Tag-Vorbereitungsabschnitt, bezeichnet 25 einen Bewertungsinformationseinstellabschnitt, bezeichnet 26 einen Dokument-Tag-Verbindungsdefinitionsabschnitt, bezeichnet 27 einen Dokumentenbewertungsinformations-Aktualisierungsabschnitt, bezeichnet 28 einen Dokumenteninformations-Abrufabschnitt, bezeichnet 29 einen Dokumenteninformations-Auswahlabschnitt und bezeichnet 30 einen Abrufbedingungsempfangsabschnitt.
Obgleich die folgende Beschreibung ein Beispiel unter Verwendung von zusätzlichen Informationen erläutert, um die Bewertung eines Dokuments darzustellen, soll die Verwendung der zusätzlichen Informationen nicht einschränkend sein. Sie kann verwendet werden, um zu verschiedenen Zwecken gehörende Informationen darzustellen. In der folgenden Beschreibung wird ein elektronisches Tag als Kommentar-Tag bezeichnet.
In dem Eingabeabschnitt 1 gibt ein Benutzer eine Dokumentenverarbeitung oder einen Dokumentdatenbefehl ein. Der Eingabeabschnitt 1 kann beispielsweise eine Tastatur, eine Maus oder dergleichen sein. Der Anzeigeabschnitt 2 zeigt Dokumentendaten, dokumentenabhängige Informationen, Kommentar-Tags oder dergleichen an. Der Anzeigeabschnitt 2 ist beispielsweise durch eine Anzeigeeinrichtung gebildet.
Der Speicherabschnitt 3 speichert Daten als ein Verarbeitungsobjekt. Beispielsweise wird der Speicherabschnitt 3 durch verschiedene Speichereinrichtungen aufgebaut, wie z. B. ein Halbleiterspeicher, eine Magnetspeichereinrichtung oder dergleichen. Der Speicherabschnitt 3 enthält einen Dokumenteninformationsverwaltungsabschnitt 11, einen Tag-Schablonenverwaltungsabschnitt 12, einen Dokumentenbewertungsinformationsverwaltungsabschnitt 13 und dergleichen. Der Dokumenteninformationsverwaltungsabschnitt 11 verwaltet die Dokumentdaten gegebenenfalls zusammen mit von dem Dokument abhängigen Informationen. Der Tag-Schablonenverwaltungsabschnitt 12 kann eine Tag-Schablone verwalten, die Informationen aufweist, die zum Erzeugen eines Kommentar-Tags erforderlich sind. Der Dokumentenbewertungsinformationsverwaltungsabschnitt 13 verwaltet Bewertungsinformationen für das Dokument.
Der Steuerabschnitt 4 steuert die Verarbeitung. Der Steuerabschnitt 4 kann durch eine CPU oder dergleichen gebildet sein. Der Steuerabschnitt 4 enthält einen Eingabesteuerabschnitt 21, einen Anzeigesteuerabschnitt 22, einen Dokumenteinformationsanzeige-Vorbereitungsabschnitt 23, einen Kommentar-Tag-Vorbereitungsabschnitt 24, einen Bewertungsinformationseinstellabschnitt 25, einen Dokument-Tag-Verbindungsdefinitionsabschnitt 26, einen Dokumentenbewertungsinformations-Aktualisierungsabschnitt 27, einen Dokumenteninformations-Abrufabschnitt 28, den Dokumenteninformations-Auswahlabschnitt 29 und den Abrufbedingungsempfangsabschnitt 30.
Der Eingabesteuerabschnitt 21 steuert den Eingabeabschnitt 1, um einen Befehl von einem Benutzer zu empfangen. Beispielsweise kann die Eingabesteuerung ein Standard-Fenstersystem sein. Der Anzeigesteuerabschnitt 22 steuert den Anzeigeabschnitt 2, um Dokumenteninformationen oder einen Tag anzuzeigen. Die Anzeigesteuerung kann ebenfalls ein Standard-Fenstersystem sein.
Der Dokumenteninformations-Abrufabschnitt 28 ruft Dokumenteninformationen von dem Speicherabschnitt 3 ab. Wenn eine Abrufbedingung von dem Abrufbedingungsempfangsabschnitt 30 weitergeleitet wird, entnimmt der Dokumenteninformationsabrufabschnitt 28 Dokumenteninformationen, die die Abrufbedingung erfüllen. Die entnommenen Daten werden beispielsweise an den Dokumenteninformationsanzeige-Vorbereitungsabschnitt 23 geliefert, um die Anzeigeinformation zu erzeugen. Der Dokumenteninformationsanzeige-Vorbereitungsabschnitt 23 erschafft Anzeigeinformationen, um Dokumenteninformationen anzuzeigen, und liefert Anzeigeinformationen an den Anzeigesteuerabschnitt 22. Die Anzeigeinformationen werden erzeugt, um die Dokumenteninformationen in einer Liste oder einer ähnlichen Form anzuzeigen.
Der Kommentar-Tag-Vorbereitungsabschnitt 24 wählt einen Informationsteil für die Tag-Schablone aus, die von dem Tag-Schablonenverwaltungsabschnitt 12 basierend auf einem Befehl von einem Benutzer verwaltet wird. Auf diese Weise erzeugt er ein Kommentar-Tag. Das Erzeugen eines Kommentar-Tags impliziert das Darstellen der gesamten oder eines Teiles der Bewertungsinformationen für die Benutzer. Dies bedeutet jedoch nicht notwendigerweise, dass eine unabhängige Datenstruktur Bewertungsinformationen enthält, die in jedem Kommentar-Tag erzeugt wurden. Beispielsweise können Kommentar-Tags als eine Anfrage vorbereitet werden, um eine Gruppe von zu kombinierenden Bewertungsinformationen zu definieren. Wenn die Anzeige des Kommentar-Tags erforderlich wird, kann das Kommentar-Tag einem Benutzer als eine virtuell erzeugte Ansicht dargestellt werden.
Der Dokumenteninformations-Auswahlabschnitt 29 wählt aus den in den Dokumenteninformations-Abrufabschnitt 28 genommenen Dokumentdaten Dokumenteninformationen ansprechend auf einen Befehl von einem Benutzer aus. Der Bewertungsinformationseinstellabschnitt 25 stellt Bewertungsdaten für einen Kommentar-Tag ein, der in dem Kommentar-Tag-Vorbereitungsabschnitt 24 erzeugt wird.
Der Dokument-Tag-Verbindungsdefinitionsabschnitt 26 setzt in dem Kommentar-Tag-Vorbereitungsabschnitt 24 erzeugte Kommentardaten mit Dokumentdaten in Beziehung, die in dem Dokumenteninformations-Auswahlabschnitt 29 ausgewählt wurden. Der Dokumentenbewertungsinformations-Aktualisierungsabschnitt 27 aktualisiert die zugehörigen Dokumentdaten betreffende Bewertungsinformationen basierend auf den in dem Kommentar-Tag eingestellten Bewertungsdaten.
Die Abrufbedingungsempfangseinrichtung 28 empfängt eine Abrufbedingung, die von einem Benutzer durch den Eingabeabschnitt 1 eingegeben wird. Die empfangene Abrufbedingung wird anschließend zu dem Dokumentinformations-Abrufabschnitt 28 weitergeleitet.
2 ist eine Darstellung, die eine Relation von Informationen in dem Dokumenteninformationsverwaltungsabschnitt 11 und dem Dokumentbewertungsinformationsverwaltungsabschnitt 13 zeigt. Der Dokumenteninformationsverwaltungsabschnitt 11 verwaltet Dokumentdaten und dokumentenabhängige Informationen, die die Dokumentdaten begleiten. Die Dokumentdaten bilden das Dokument, beispielsweise Bilddaten des Dokuments, Textdaten, Diagrammdaten und Tabellendaten.
Die dokumentenabhängigen Informationen sind eine Gruppe von Daten, die ursprünglich an den Dokumentdaten angebracht wurden, beispielsweise Autor, Erstellungsdatum, Name und dergleichen. Allgemein ausgedrückt haben unterschiedliche Dokumente unterschiedliche abhängige Informationen. Im Fall eines Patentes können Informationen, wie z. B. Einreichungsdatum, Anmelder, Zusammenfassung, in den dokumentenabhängigen Informationen eingeschlossen werden. Die dokumentenabhängigen Informationen sind universelle Informationen, die in den Dokumentdaten selbst enthalten sind. Nur eine Gruppe von abhängigen Informationen kann an den jeweiligen Dokumentdaten angebracht werden, und ihre Werte sind konstant und unabhängig vom Standpunkt jedes Bewerters.
Der Dokumentenbewertungsinformationsverwaltungsabschnitt verwaltet die Bewertungsinformationen wie vorstehend beschrieben. Die Bewertungsinformationen sind auf die Dokumentdaten bezogene Informationen, die auf einem Standpunkt oder auf Kriterien eines Bewerters basieren, d. h. dass sie subjektiv sind. Die Bewertungsinformationen haben allgemein keine Beziehung zu dem Dokumentdatenkörper. Beispielsweise können die Bewertungsinformationen eine Wichtigkeit in dem speziellen Geschäftsvorgang, eine zuständige Abteilung, Leser der Referenz und dergleichen enthalten.
Die Dokumentdaten müssen nicht immer mit den Bewertungsinformationen verbunden sein. Ferner können mehrere Stücke von Bewertungsinformationen mit den gleichen Dokumentdaten verbunden sein. Beispielsweise hatte das Dokumentenverwaltungssystem in der JP 871 einen Dokumenteninformationsverwaltungsabschnitt, hat aber keinen Dokumentenbewertungsinformationsverwaltungsabschnitt. Die Verbindungsinformation zeigt an, dass ein mit Bewertungsinformationen verbundenes Dokument ebenfalls gespeichert werden kann.
In 2 sind, um die Erklärung zu vereinfachen, der Dokumentenbewertungsinformationsverwaltungsabschnitt 13 und der Dokumenteninformationsverwaltungsabschnitt 11 separat beschrieben und dargestellt. Ferner verwaltet der Dokumenteninformationsverwaltungsabschnitt 11 die Dokumentdaten und die dokumentenabhängigen Informationen separat. Der Erfindung ist nicht auf diese Konfiguration beschränkt. Der Dokumentenbewertungsinformationsverwaltungsabschnitt und der Dokumenteninformationsverwaltungsabschnitt können tatsächlich das Gleiche sein. Ferner können die dokumentenabhängigen Informationen in den Dokumentdaten eingebettet sein.
Hier haben sowohl die dokumentenabhängigen Informationen als auch die Dokumentenbewertungsinformationen eine Relation innerhalb der relationalen Datenbank, die von den Dokumentdaten getrennt ist. 3(A)–3(C) sind Darstellungen einer Relation, die die dokumentenabhängigen Informationen und die Dokumentenbewertungsinformationen beschreiben.
Die Referenzsteuerung oder -verwaltung (3(A)) verwaltet dokumentenabhängige Informationen. Die technische Planungsabteilung (3(B)) und die Abteilung für geistiges Eigentum (3(C)) verwalten Bewertungsinformationen von Referenzen vom Standpunkt der jeweiligen Abteilungen.
Die Dokumentdaten werden separat vorbereitet und die Verbindung von dokumentenabhängigen Informationen und Dokumentenbewertungsinformationen in der Datenbank mit Dokumentdaten wird durch eine Referenznummer bezeichnet, die als ein Identifikationskennzeichen für die Dokumentdaten dient. Ferner bedeutet die Relation eine Datenstruktur einer Tabelle innerhalb der relationalen Datenbank.
In diesem Beispiel sind die Dokumentenbewertungsinformationen und die dokumentenabhängigen Informationen mit verschiedenen Relationen dargestellt, von welchen jede zur Erfüllung jeweiliger Eigenschaften aufrechterhalten wird. Die erforderlichen dokumentenabhängigen Informationen begleiten die Dokumentdaten und müssen unter der Voraussetzung gebildet werden, dass sie universellen Inhalt haben. Um eine derartige Einstellung durchzuführen, können die dokumentenabhängigen Informationen als eine Eingabe eines Benutzers eines Attributwertes bei der Registrierung des Dokuments eingerichtet werden. Die Datenbank ist nicht auf eine relationale Datenbank beschränkt. Jedes System, das Daten unter Verwendung einer Kombination von Attributnamen und -werten verwalten kann, kann verwendet werden.
Der Tag-Schablonenverwaltungsabschnitt 12 verwaltet die Tag-Schablone wie vorstehend beschrieben. Die Tag-Schablone kann einen Tag-Namen und eine Feldliste enthalten. Dies ist ein Format zur Eingabe von Bewertungsinformationen. Der Tag-Name ist ein Name der Tag-Schablone. Die Feldliste enthält eine Liste von Feldinformationen.
Die Feldinformationen schließen einen Attributnamen, einen Attributwertstandard, einen Anzeigeflag, einen Eingabeflag oder dergleichen ein. Der Attributname ist ein Name eines Attributs. Der Anzeigeflag zeigt an, ob das Feld angezeigt wird, wenn die Tag-Anzeige ausgeführt wird. Der Eingabeflag ist unabhängig von der Eingabe von Bewertungsinformationen durch einen Benutzer in das Feld, wenn Bewertungsinformationen eingegeben werden. Der Attributwertstandard definiert einen angezeigten Wert als einen Standardwert, wenn Bewertungsinformationen eingegeben werden. Als ein Standardwert kann eine Variable definiert werden, die während der Eingabe der Bewertungsinformationen bewertet wird. Wenn beispielsweise % DATE als Variable zur Angabe des Datums bezeichnet ist und % USER als Variable zur Angabe eines Benutzernamens bezeichnet ist und diese als Werte zugewiesen werden, können die Werte zur Bewertung dieser Variablen Feldwerte während der Eingabe von Bewertungsinformationen sein.
In einem Kommentar-Tag können verschiedene Bewertungsinformationen als der Attributname und der Attributwert festgelegt werden. Aufgrund der Beschränkung des Anzeigeplatzes oder der Einfachheit des Verständnisses ist es effizienter, dass nicht alle Bewertungsinformationen angezeigt werden. Auch können einige Attributwerte automatisch berechnet werden. Somit muss der Benutzer nicht alle Attributwerte eingeben. Der Anzeigeflag, der Eingabeflag und der Attributwertstandard bieten wie vorstehend beschrieben diese Funktionen.
4 ist eine Darstellung einer Tag-Schablone. Die Tag-Schablone in 4 entspricht den Bewertungsinformationen der technischen Planungsabteilung, die in 3(B) gezeigt sind. In der Tag-Schablone in 4 ist der Tag-Schablonenname "technische Planungsabteilung" und enthält mindestens eine Liste von fünf Feldinformationen. Beispielsweise hat die erste Feldinformation einen Attributnamen "Nachforschungsdatum" und das Datum wird als ein Standardwert dieses Feldes eingegeben. Ferner zeigt es an, wann die Attributinformation eingegeben wird. Der Wert des Feldes muss nicht eingegeben werden und wird nicht als Kommentar-Tag angezeigt.
In dieser Tag-Schablone kann die Eingabe der Bewertungsinformationen nur in den Feldern des technischen Feldes und des Kommentars erfolgen. In dem Nachforschungsdatumsfeld, einem Feld für die verantwortliche Person und einem Bewertungsfeld ist ein Standardwert gesetzt. Auch ist ein angezeigtes Kommentar-Tag nur im Feld für den Kommentar.
Die durch die Tag-Schablone definierten Informationen können Informationen einschließen, die von der relationalen Datenbank definiert werden. Die Tag-Schablone und das Schema der Relation können übereinstimmen. Somit wird ein Verfahren zum Aufrechterhalten einer derartigen Relation stets spezifiziert. Wenn jedoch das Datenbanksystem erweitert wird, sodass es eine Definition der Tag-Schablone erlaubt, wird die Information an einer Position gehalten. Entsprechend kann die Konsistenz zwischen den Definitionen ohne weiteres aufrechterhalten werden. Selbstverständlich muss die benutzte Datenbank nicht auf eine relationale Datenbank beschränkt sein.
Bei der Definition einer Tag-Schablone wird ein korrespondierendes Schema für eine relationale Datenbank definiert. Die Registrierung der Daten für die entsprechende Datenbank wird beim Eingabeprozess der Bewertungsinformationen durchgeführt. Die Erfindung ist nicht auf die relationale Datenbank, die Schablone und die Eingabe der Bewertungsinformationen beschränkt. Beispielsweise können ein Kommentar, Tag oder Feld frei hinzugefügt oder gelöscht werden.
Die Datenbank kann als semi-strukturierte Mitteilung behandelt werden. Auch wenn eine Datenbank ohne ein bestimmtes Schema oder eine Definition einer Klasse als ein neuer Kommentar-Tag angenommen wird, wird stets ein Beispiel eines Kommentar-Tags kopiert und verwendet, um ein Kommentar-Tag zu erzeugen. Eine Schablone kann durch Verarbeiten oder Extrahieren eines allgemeinen Teils einer Vielzahl von Kommentar-Tags oder dergleichen virtuell definiert werden.
Nachfolgend wird der Betrieb der ersten Ausführungsform beschrieben. 6 ist eine Darstellung eines Anzeigebildschirms, der eine Tag-Schablone definiert. Die Tag-Schablone kann beispielsweise unter Verwendung eines Editors erzeugt werden, wie 6 zeigt. In dem Anzeigebildschirm von 6 wird in einen Bereich 6a ein Tag-Name eingegeben. Die Bereiche 6b begrenzen jedes Feld und sind als Schaltflächen angeordnet. Beispielsweise eine "Lade"-Schaltfläche zum Lesen einer weiteren Tag-Schablone, eine "Speichern"-Schaltfläche zum Halten einer definierten Tag-Schablone, eine "Feld löschen"-Schaltfläche zum Löschen eines Feldes und eine "Feld erzeugen"-Schaltfläche zum Hinzufügen und Einfügen eines neuen Feldes. Auch in dem jedes Feld definierenden Bereich können die Bereiche 6c einen Attributnamen eingeben, die Anzeigeschaltflächen 6d und die Anzeigeschaltflächen 6e können einen Status eines Anzeigeflags und eines Eingabeflags verändern, und die Bereiche 6f können einen Attributwertstandard eingeben.
Die Anzeigeschaltfläche und die Eingabeschaltfläche haben einen variablen Anzeigestatus anspre chend auf den Anzeigeflag und den Eingabeflag. In 6 sind auf einen Anzeigestatus oder Eingabestatus gesetzte Schaltflächen durch dicke Linien dargestellt. Die Anzeigeschaltfläche und die Eingabeschaltfläche können von einem Benutzer durch einen Mausklick oder dergleichen aktiviert werden. Jedesmal wenn ein Befehl eingegeben wird, kann ein Anzeigeflag oder ein Eingabeflag verändert werden.
In 6 ist der die Tag-Schablone in 4 definierende Bildschirm dargestellt. In dem Bereich zum Eingeben eines Tag-Namens wird "technische Planungsabteilung" eingegeben. Das jeweilige Feld für das Nachforschungsdatum, die verantwortliche Person, die Bewertung, das technische Gebiet und den Kommentar können definiert werden. Beispielsweise kann in dem Nachforschungsdatum "% DATE" als Attributwertstandard eingegeben werden. Auch kann in dem Feld des technischen Gebiets der Eingabeflag auf den Eingabestatus gesetzt werden.
In 6 wird die "Speichern"-Schaltfläche betätigt. Dadurch können Tag-Schablonendaten mit dem angezeigten Inhalt in dem Schablonenverwaltungsabschnitt 12 gespeichert werden. Auf den Schema-Definitionsbefehl für die relationale Datenbank kann zugegriffen werden. Wenn die in 6 gezeigte Tag-Schablone definiert ist, wird der Befehl befolgt. Dadurch kann eine Relation in der Datenbank definiert werden. Zusätzlich können andere detaillierte Informationen beschrieben werden, wie etwa die Erklärung des Datentyps des jeweiligen Attributs, was weggelassen wird.
5 ist ein Flussdiagramm, das die Verarbeitung zur Definition einer Tag-Schablone gemäß einer ersten Ausführungsform der Dokumentenverwaltungsvorrichtung zeigt. Auf die Steuerung des Flussdiagramms wird zugegriffen, wenn der Tag-Name, der Attributname und der Flag für jedes Feld gesetzt sind und die "Speichern"-Schaltfläche in dem Tag-Schabloneneditor (in 6) betätigt wird. Die definierte Tag-Schablone wird von einem Tag-Schablonenverwaltungsabschnitt 12 beispielsweise als Schablonendaten wie in 4 verwaltet. Auf diese Weise können Datenbankdaten für den entsprechenden Dokumentenbewertungsinformationsverwaltungsabschnitt 13 definiert werden.
In Schritt S31 wird die die Tag-Schablone beschreibende Datenstruktur erzeugt und initialisiert. In Schritt S32 wird die Datenstruktur für die Schemadefinitionsinformation zum Definieren des Schemas erzeugt und initialisiert. Die Datenstruktur wird dann eine Liste von Attributnamen. In Schritt S33 wird von einem Definitionsdienstprogramm oder dergleichen ein Tag-Name eingegeben und eine Tag-Schablone wird erhalten. In Schritt S34 wird der erhaltene Tag-Name als ein Wert für den Tag-Namen in den Tag-Schablonendaten gesetzt.
In Schritt S35 wird eine Entscheidung getroffen, ob die Definitionsverarbeitung in allen Feldern beendet ist. Wenn die Verarbeitung beendet ist, geht der Prozess in Schritt S46 weiter. In Schritt S36 wird eines der nicht verarbeiteten Felder ausgewählt.
In Schritt S37 wird ein Attributnamen, der der Feldinformation entspricht, zu der definierten Information hinzugefügt. In Schritt S38 wird eine Feldinformation erzeugt und zu den Tag-Schablonendaten hinzugefügt. Für die erzeugten Feldinformationen wird in Schritt S39 ein Attributname gesetzt. Der Standardwert wird als der Attributwert in Schritt S40 gesetzt, der Standardwert wird als der Anzeigeflag in Schritt S41 gesetzt, und der Standardwert wird als der Eingabeflag in Schritt S42 gesetzt. Auf diese Weise können neue Feldinformationen als eine Liste der Tag-Schablone hinzugefügt werden.
Wenn die Verarbeitung aller Felder in Schritt S46 beendet ist, können die Tag-Schablonendaten in dem Tag-Schablonenverwaltungsabschnitt 12 gespeichert werden. In Schritt S47 wird der Definitionsbefehl der relationalen Datenbank ausgeführt. Dadurch wird eine Relation in der Datenbank definiert.
Durch die vorstehend beschriebene Verarbeitung wurden neue Tag-Schablonendaten definiert. Selbstverständlich können Tag-Schablonendaten, die früher definiert wurden, korrigiert werden und/oder eine neue Tag-Schablone kann unter Verwendung von früher definierten Tag-Schablonen definiert werden.
Nachfolgend wird ein Prozess zur Eingabe von Bewertungsinformationen unter Verwendung einer erzeugten Tag-Schablone beschrieben. Zu Eingabe von Bewertungsinformationen kann ein Bewertungsinformationseingabe-Dienstprogramm verwendet werden. In einem Bewertungsinformationseingabe-Dienstprogramm ist ein Bereich für die Eingabe von Bewertungsinformationen vorgesehen, der den Feldinformationen basierend auf einem Tag-Namensbefehl von einem Benutzer und ferner basierend auf der Tag-Schablone entsprechend dem Tag-Namen entspricht. Die in den Bereich eingegebenen Daten können Bewertungsinformationen sein.
8(A) und 8(B) sind Darstellungen eines Anzeigebildschirms eines Bewertungsinformationseingabe-Dienstprogramms, das zur Eingabe von Bewertungsinformationen verwendet wird. Die Erzeugung von Bewertungsinformationen, die in dem Dokumentenbewertungsinformationsverwaltungsabschnitt 13 gespeichert und verwaltet werden, kann gemäß einer Tag-Schablone in dem Tag-Schablonenverwaltungsabschnitt 12 durchgeführt werden. Wenn beispielsweise die Tag-Schablone in 4 definiert wird, kann ein Wert jedes Feld innerhalb der Tag-Schablone definieren. Dadurch können Bewertungsinformationen erzeugt werden. Wenn ein Feld mit einem Eingabeflag in einer Tag-Schablone auf einen Eingabe-Status gesetzt wird, heißt das, dass nur die Eingabe von einem Benutzer dargestellt werden kann.
7 ist ein Flussdiagramm zur Verarbeitungsvorbereitung eines Bewertungsinformationseingabe-Dienstprogramms gemäß der ersten Ausführungsform der Dokumentenverwaltungsvorrichtung. In Schritt S51 wird ein Bewertungsinformationseingabefenster erzeugt und Schaltflächen oder dergleichen werden angezeigt. In Schritt S52 werden Daten für eine Tag-Schablone von dem Tag-Namen oder dergleichen, auf den ein Benutzer zugegriffen hat, von dem Tag-Schablonenverwaltungsabschnitt 12 erhalten. In Schritt S53 kann die das Befehls-Tag ausdrückende Datenstruktur erzeugt werden. Die Datenstruktur kann eine Liste von Feldinformationen werden. In Schritt S54 wird der Tag-Name von Daten der Tag-Schablone erhalten und in dem Bewertungsinformationseingabefenster angezeigt.
In Schritt S55 wird eine Entscheidung getroffen, ob die nicht verarbeiteten Feldinformationen in den Daten der Tag-Schablone verbleiben. Wenn die Verarbeitung aller Felder beendet ist, ist die Verarbei tung zur Vorbereitung des Bewertungsinformationseingabe-Dienstprogramms beendet. Wenn nicht verarbeitete Feldinformationen verbleiben, werden in Schritt S56 die nicht verarbeiteten Feldinformationen von den Daten der Tag-Schablone ausgewählt.
In Schritt S57 werden Feldinformationen erzeugt, die den ausgewählten Feldinformationen entsprechen, und zu Kommentar-Tag-Daten hinzugefügt. In Schritt S58 wird ein Attributname von den Feldinformationen der Tag-Schablone genommen und in die Feldinformationen für die Kommentar-Tag-Daten gesetzt.
In Schritt S59 wird eine Entscheidung getroffen, ob ein Wert des Attributwertstandards, der dem gesetzten Attributnamen entspricht, ein Befehl ist. Wenn der Wert des Attributwertstandards ein Befehl ist, wird in Schritt S60 der Befehl ausgeführt. Der Wert eines Resultats wird als ein Attributwert für die Feldinformationen an dem Kommentar-Tag gesetzt. Wenn der Wert des Attributwertstandards kein Befehl ist, verbleibt in Schritt S61 der Wert des Attributwertstandards und wird als Attributwert für die Feldinformationen gesetzt.
In Schritt S62 wird eine Entscheidung getroffen, die den Werttyp in dem Eingabeflag Für die Feldinformationen bestimmt. Wenn der Wert des Eingabeflags "Lauf" ist, wird in Schritt S63 der Feldeingabebereich, der den Attributwert enthält, erzeugt und in dem Bewertungsinformationseingabefenster angezeigt. Mit Schritt S55 beginnend wird die Verarbeitung für andere nicht verarbeitete Feldinformationen wiederholt. Auf diese Weise wird die Verarbeitung für Informationen in allen Feldern durchgeführt.
Für eine Befehls-Tag-Schablone kann der Eingabebereich der Bewertungsinformationen den Feldinformationen entsprechen, wobei der Eingabeflagwert "Lauf" in dem Bewertungsinformationseingabefenster angezeigt wird. Ein Benutzer kann die Bewertungsinformationen in dem angezeigten Eingabebereich eingeben.
In 8(A) und 8(B) sind basierend auf der Definition der in Figur der 4 gezeigten Tag-Schablone der Tag-Name und zwei Felder, ein technisches Feld und ein gegebenenfalls von dem Benutzer einzugebender Kommentar angezeigt. Die in 8(A) gezeigte Bildschirmdarstellung wird angezeigt und der Benutzer gibt Informationen wie dargestellt ein, beispielsweise in 8(B). Die "ok"-Schaltfläche wird angeklickt, um die Bewertungsinformationen in dem Dokumentenbewertungsinformationsverwaltungsabschnitt 13 zu speichern.
9(A) und 9(B) sind Darstellungen eines weiteren Anzeigebildschirms zum Eingeben der Bewertungsinformationen. In 8(A) und 8(B) sind nur die Felder für eine Eingabe angezeigt. Das Anzeigeverfahren ist jedoch nicht darauf beschränkt und es sind verschiedene Modifikationen möglich.
In 9(A) sind alle verfügbaren Felder angezeigt, sodass die Informationen eingegeben werden können. In diesem Beispiel ist in dem Feld "verantwortliche Person", "Nachforschungsdatum" und "Bewertung" mit einem Attribut der Standardwert auf den Ausgangszustand für das Bewertungsinfor mationseingabe-Dienstprogramm gesetzt. In dem Feld "Bewertung" ist der Wert des Attributwerts als Standard "Bewertung wichtig" unter der Voraussetzung, dass ein Memo an dem wichtigen Dokument angebracht wird. Auch sind die Bereiche für eine Eingabe des Benutzers mit dicken Rahmen dargestellt.
Ferner muss das Bewertungsinformationseingabe-Dienstprogramm die Datenstruktur für die Tag-Schablone nicht wiedergeben. Beispielsweise kann in 9(B) eine Eingabe unter Verwendung einer Tag-Anzeige durchgeführt werden. Ferner können Informationen direkt in eine an einem Dokument angebrachte Tag-Anzeige eingegeben werden, wie bereits beschrieben.
10 ist eine Darstellung von Daten zur Definition eines Kommentar-Tags gemäß der ersten Ausführungsform der Dokumentenverwaltungsvorrichtung. Wie vorstehend beschriebenen existiert das Kommentar-Tag nicht als eine unabhängige Datenstruktur. Das Kommentar-Tag ist eine virtuell erzeugte Ansicht oder eine temporär erzeugte Struktur, in der auf das ausgewählte Dokument bezogene Bewertungsinformationen gemäß einer Tag-Schablone angezeigt werden.
Das in 10 gezeigte Kommentar-Tag enthält eine Gruppe von Attributnamen und Werten als Bewertungsinformationen. Das Kommentar-Tag behält die Tag-Schablone durch einen Tag-Namen und seine Beziehung zu dem entsprechenden Dokument bei. Eine Gruppe von Attributnamen und Werten kann beispielsweise als ein Attributname " Nachforschungsdatum" und der Attributwert "94. 10.10." gesetzt werden. Der Tag-Name wird an der Tag-Schablone angebracht.
In dieser Ausführungsform dient der Tag-Name als eine Relationsname, der während der Aktualisierungsverarbeitung für die Bewertungsinformationen aktualisiert wird. Das Dokument, auf das verwiesen wird, ist eine Name, der ein in dem Dokumenteninformationsverwaltungsabschnitt 11 gehaltenes Dokument identifiziert. Das Dokument, auf das verwiesen wird, benennt den Attributwert entsprechend dem Attribut "Referenznummer" innerhalb der Aktualisierungsverarbeitung der Bewertungsinformationen.
Unter Verwendung der Datenstruktur in 10 kann das Kommentar-Tag abgerufen werden oder eine Gruppe von Zeigern für die Tag-Schablone, Dokumentdaten und Bewertungsinformationen können definiert werden. Da das Kommentar-Tag in ähnlicher Weise wie das Anbringen eines Memos angezeigt wird, wie weiter unten beschrieben wird, kann eine die Anzeigeform festlegende Information definiert werden.
11 ist ein Flussdiagramm für die Verarbeitung zur Anzeige einer Dokumentenliste gemäß der ersten Ausführungsform der Dokumentenverwaltungsvorrichtung. Zunächst wird in Schritt S71 die Liste des Anzeigedokuments von dem Dokumenteninformationsverwaltungsabschnitt 11 abgerufen. Beispielsweise können eine Referenznummer des angezeigten Dokuments und eine Liste von abhängigen Informationen über das Dokument von der Referenzverwaltungsrelation in 3(A) abgerufen werden.
In Schritt S72 wird ein nicht verarbeitetes Dokument, das nicht angezeigt wird, ausgewählt. In Schritt S73 werden von dem ausgewählten Dokument abhängige Informationen angezeigt. In Schritt S74 wird eine Liste von mit dem Dokument verbundenen Bewertungsinformationen abgerufen. Beispielsweise wird dann, wie in 3(B) und 3(C) gezeigt, wenn Bewertungsinformationen in der Datenbank registriert sind, eine Liste von mit dem ausgewählten Dokument verbundenen Bewertungsinformationen aus der "Relation technische Planungsabteilung" und der "Relation Abteilung für geistiges Eigentum" abgerufen.
In Schritt S75 werden nicht verarbeitete Bewertungsinformationen, die nicht angezeigt werden, ausgewählt. In Schritt S76 wird aus den ausgewählten Bewertungsinformationen ein Tag-Bild erzeugt und eine Definition einer Tag-Schablone wird mit den Bewertungsinformationen in Verbindung gebracht. In Schritt S77 wird das erzeugte Tag-Bild neben den entsprechenden Dokumenteninformationen angezeigt.
In Schritt S78 wird eine Entscheidung getroffen, ob alle mit dem ausgewählten Dokument verbundenen Bewertungsinformationen angezeigt sind. Wenn Bewertungsinformationen verbleiben, die nicht angezeigt werden, wird die Verarbeitung in Schritt S75 bis Schritt S77 wiederholt durchgeführt. In Schritt S79 wird eine Entscheidung getroffen, ob alle Dokumente verarbeitet sind. Wenn ein nicht verarbeitetes Dokument verbleibt, wird die Verarbeitung von Schritt S72 bis S78 durchgeführt.
12 ist ein Flussdiagramm, das die Verarbeitung des Tag-Bildes in der ersten Ausführungsform der Dokumentenverwaltungsvorrichtung zeigt. Diese Verarbeitung wird bei Schritt S76 in 11 durchgeführt. Auch wenn die Bewertungsinformationen eingegeben werden, kann das Tag-Bild angezeigt werden.
In Schritt S81 werden Kommentar-Tag-Daten erhalten. Wenn diese Verarbeitung während der Eingabe der Bewertungsinformationen ausgeführt wird, werden Daten für das Kommentar-Tag verwendet, die während des Eingabeprozesses erzeugt wurden. Wenn die Dokumenteninformationen angezeigt werden, wird die Datenbank abgefragt. Dadurch können Daten des relevanten Kommentar-Tags erhalten werden. In Schritt S82 wird eine Datenstruktur zum Aufnehmen von Informationen zur Anzeige eines Tag-Bildes geschaffen und initialisiert. In Schritt S83 werden Daten zur Anzeige einer Kennzahl zum Anzeigen des Tag-Namens zu den Tag-Grafikdaten hinzugefügt. In Schritt S84 werden dem Kommentar-Tag entsprechende Tag-Schablonendaten von dem Tag-Schablonenverwaltungsabschnitt 12 unter Verwendung des Tag-Namens erhalten.
In Schritt S85 wird eine Entscheidung getroffen, ob die nicht verarbeiteten Feldinformationen in den Daten der Tag-Schablone verbleiben. Wenn die nicht verarbeiteten Feldinformationen verbleiben, werden die nicht verarbeiteten Feldinformationen in Schritt S86 ausgewählt. In Schritt S87 wird eine Entscheidung hinsichtlich eines Anzeigeflags der Feldinformationen getroffen. Wenn der Wert eines Anzeigeflags in Schritt S88 "Lauf" ist, werden die Daten für die Anzeige als ein Attributwert der Feldinformationen gesetzt und zu den Tag-Grafikdaten hinzugefügt.
Wenn die Verarbeitung für Informationen in allen Feldern der Tag-Schablone beendet ist, wird ein Tag-Bild zur Anzeige erzeugt. Dieses Tag-Bild wird in Schritt S77 in 11 angezeigt.
13 ist eine Darstellung einer angezeigten Dokumentenliste und eines Tag-Schablonenordners. Die Dokumentenliste wird durch Verarbeitung wie in 11 gezeigt angezeigt. Hier wird die Dokumentenliste unter Verwendung eines Dokuments angezeigt, das von Informationen abhängig ist, die von der Dokumentenverwaltungsrelation verwaltet werden, die in 3(A) als eine Liste gezeigt ist. Das Kommentar-Tag, das die Bewertungsinformationen anzeigt, wird an einer Dokumentenposition Dokument mit angebrachten Bewertungsinformationen angezeigt. Die Bewertungsinformationen können an einem Dokument angebracht werden. Die Anzeige dieses Kommentar-Tags wird beispielsweise auf der Basis der in 10 gezeigten Daten erzeugt.
Ferner kann in dem Anzeigebeispiel in 13 zusätzlich zu der Dokumentenliste der Tag-Schablonenordner angezeigt werden. Der Tag-Schablonenordner zeigt eine Tag-Schablone, die zum Erzeugen eines Kommentar-Tags erforderlich ist, als ein Bild-artiges Tag an. Die Anzeige wird nachfolgend als Tag-Anzeige bezeichnet. In dem Tag-Schablonenordner wird die Tag-Schablone, die die Kommentar-Tags erzeugt, für die folgende Situationen als Tag angezeigt:

(1) Um einen Kommentar für das Kommentar-Tag zu bezeichnen, d. h. für die Bewertung der "technischen Planungsabteilung".
(2) Um anzuzeigen, ob das Kommentar-Tag, das ein Prüferfordernis anzeigt, vorhanden ist.
(3) Um den Namen einer Person anzugeben, die die Prüfung durchführt, nicht notwendigerweise ein Kommentar um anzuzeigen, dass die Prüfung durchgeführt wurde.

Neben dem Schreiben des Inhalts kann das Tag für verschiedene Verfahren verwendet werden. Das Tag in Punkt (1) wird nachfolgend im Detail beschrieben. 14 ist eine Darstellung eines Anzeigebeispiels, wenn mehrere Tag-Bilder angezeigt werden. Wenn die Tag-Anzeige durchgeführt wird, wie vorstehend beschrieben, werden dann, wenn mehrere Bewertungsinformationen für Daten eines Dokuments existieren, mehrere Tag-Bilder angezeigt. Wenn mehrere Tag-Bilder angezeigt werden können, wird jedes Tag-Bild nebeneinander angeordnet angezeigt. Wenn jedoch kein ausreichender Anzeigeplatz verfügbar ist, wie beispielsweise in 14, können die Bilder in überlappender Weise angezeigt werden. In dieser Situation kann durch Anklicken mit einer Maus oder dergleichen das untere Tag-Bild, das angezeigt wird, als das obere Tag-Bild angezeigt werden.
15 und 16 sind Darstellungen einer Anzeige von Dokumentdaten. In 13 werden die dokumentenabhängigen Informationen, die die Dokumentdaten begleiten, als eine Liste angezeigt, und ein Tag wird an der Liste angebracht. Die Erfindung ist jedoch nicht auf 13 beschränkt. Beispielsweise kann in 15 ein einzelnes Dokumentdatenbild angezeigt werden und ein Tag-Bild kann an den Dokumentdaten angebracht werden. Obgleich in 15 ein Tag nur innerhalb des Dokumentenbetrachters, das heißt des Fensters des angezeigten Dienstprogramms, angebracht ist, kann, wie
16 zeigt, ein Standard-Fenstersystem erweitert werden, sodass das Tag außerhalb eines Fensters angebracht wird.
Nachfolgend wird ein Betriebsablauf zu der Versorgung von Dokumentdaten mit Bewertungsinformationen beschrieben. 17 ist ein Flussdiagramm, das die Verarbeitung der Tag-Anbringung und der Bewertungsinformationsaktualisierung gemäß einer ersten Ausführungsform erläutert. In der folgenden Beschreibung kann ein Benutzer eine Maus als Eingabeeinrichtung verwenden. Die Steuerung der Maus kann in einem Standard-Fenstersystem erfolgen.
In Schritt S91 wird eine Entscheidung getroffen, ob die Maustaste auf einen Tag-Schablonenordner geklickt wurde oder nicht. Wenn die Maustaste auf dem Tag-Schabloneordner ist, wird in Schritt S92 eine Entscheidung getroffen, ob der Cursor oberhalb der Tag-Schablone ist. Wenn der Cursor oberhalb der Tag-Schablone ist, wird in Schritt S93 eine Entscheidung getroffen, ob der Cursor bewegt wurde. Diese Entscheidung kann erfolgen, ob die Tag-Schablone innerhalb des Tag-Schablonenordners gezogen wurde. Wenn diese Bedingungen nicht erfüllt sind, kehrt die Steuerung zu dem Fenstersystem zurück.
In Schritt S94 wird das Tag-Schablonenbild dupliziert. In Schritt S95 wird das Tag-Bild bewegt, indem es dem Cursor folgt. In Schritt S96 wurde eine Entscheidung getroffen, ob eine Maustaste losgelassen wurde. Solang die Maustaste gedrückt wird, wird die Verarbeitung in Schritt S95 fortgeführt.
Wenn die Maustaste gelöst wurde, wird in Schritt S97 das Tag-Bild gelöscht. In Schritt S98 erfolgt eine Entscheidung, ob der Cursor innerhalb der Dokumentenliste ist. Wenn der Cursor innerhalb der Dokumentenliste ist, wird in Schritt S99 eine Entscheidung getroffen, ob ein Dokument durch die Cursorposition bezeichnet werden kann. Diese Entscheidung kann in dem Dienstprogramm der Dokumentenliste erfolgen. Wenn diese Bedingungen in den Schritten S98 und S99 nicht erfüllt sind, kehrt die Steuerung zu dem Fenstersystem zurück.
Wenn durch die Cursorposition ein Dokument bezeichnet werden kann, wird in Schritt S100 ein Dokument festgelegt. In Schritt S101 wird ein Bewertungsinformationseingabe-Dienstprogramm verwendet, die Eingabe von einem Benutzer wird empfangen und Bewertungsinformationen werden erhalten. In Schritt S102 wird ein Befehl zum Registrieren von Bewertungsinformationen in der Datenbank erzeugt und der Befehl wird ausgeführt. Dadurch können die erhaltenen Bewertungsinformationen in der Datenbank registriert werden. In Schritt S103 wird für das angegebene Dokument eine Dokumentenliste erneut angezeigt. Die Verarbeitung für die Anzeigeverarbeitung der Dokumentenliste in den Schritten S73 bis S78 in 11 kann dann durchgeführt werden. Das die neu hinzugefügten Bewertungsinformationen darstellende Tag-Bild kann dann angezeigt werden.
18 ist eine Darstellung der Bereitstellung von Bewertungsinformationen für das Dokument. Hier wird das Kommentar-Tag für die Bewertung der technischen Planungsabteilung, das in dem Tag-Schablonenordner angezeigt wird, ausgewählt und an dem Dokument angebracht.
Zunächst wird der Cursor auf die Tag-Anzeige bewegt, die eine Tag-Schablone für die Bewertung der "technischen Planungsabteilung" zeigt, die innerhalb des Tag-Schablonenordners ist. Anschließend wird die Maustaste betätigt. Dadurch kann die Tag-Schablone für die Bewertung der technischen Planungsabteilung ausgewählt werden. Dies ist in 18 bei (A) gezeigt. Der ausgewählte Tag-Schablonenrahmen ist als dicke Linie dargestellt.
Anschließend wird mit gedrückter Maustaste die Cursorposition bewegt bzw. gezogen. Dadurch wird, wie in 18 bei (B) gezeigt, die Tag-Anzeige dupliziert und mit dem Cursor bewegt. Während die Maustaste über (C) und (D) gedrückt bleibt, wird die Tag-Anzeige innerhalb des Dokumentenlistenfensters gezogen. An der Position in 18 bei (D) wird die Maustaste losgelassen, was einem Dokument als ein Objekt der Bewertung innerhalb der Dokumentenliste entspricht.
Als Resultat kann das Kommentar-Tag ersten Dokumentdaten in der in 18 gezeigten Dokumentenliste zugeführt werden. Nachfolgend kann das Bewertungsinformationseingabe-Dienstprogramm verwendet werden und das Fenster in 8(A) wird geöffnet. Damit wird, wie in 8(B) gezeigt, eine Eingabe in dem durch den dicken Rahmen hervorgehobenen Bereich durchgeführt. So wird ein erforderliches Attribut definiert. Dann kann mit der Maus die "ok"-Schaltfläche gedrückt werden, wodurch die Bewertungsinformationen eingerichtet werden, und die Datenbank wird aktualisiert. Nach der Aktualisierung der Datenbank wird die Anzeige der Dokumentenliste aktualisiert, wie 13 zeigt.
Obgleich das Bewertungsinformationseingabe-Dienstprogramm unmittelbar nach dem Vorgang zum Anbringen des Tags gestartet werden kann, ist die Erfindung nicht auf die Eingabe von Bewertungsinformationen am Punkt der Anbringung des Tags beschränkt. Beispielsweise kann, nachdem das Tag durch einen Ziehen-und-Ablegen-Schritt angebracht wurde, ein Bewertungsinformationseingabe-Dienstprogramm separat gestartet werden. Ferner können Bewertungsinformationen direkt in das Tag-Bild eingegeben werden. Auch muss die Eingabe von Bewertungsinformationen nicht nach dem Anbringen erfolgen. Ein Kommentar-Tag mit eingegebenen Bewertungsinformationen kann gespeichert oder gehalten werden und anschließend angebracht werden.
Die Verarbeitung der Registrierung und einer Aktualisierung der Bewertungsinformationen kann durch Formular- und Verzeichnisbefehle durchgeführt werden, die von Datenbankabfragesprachen zur Verfügung gestellt werden, wie z. B. SQL. Beispielsweise kann nach dem Anbringen eines Kommentar-Tags, wie in 18, wenn Bewertungsinformationen unter Verwendung des in 8 gezeigten Bewertungsinformationseingabe-Dienstprogramms eingegeben werden und eine Aktualisierung geleitet wird, der nachfolgend dargestellte Befehl erzeugt und geleitet werden:
EINFÜGEN IN – technische Planungsabteilung (Referenznummer, Nachforschungsdatum, verantwortliche Person, technisches Gebiet, Bewertung, Kommentar); und
WERTE – ('JP-A-0-000', '94.10.10.', 'Akashi', 'Datenbank', 'wichtig', 'Konflikt bei Produkten X').
Dadurch können eingegebene Bewertungsinformationen zu der "Relation technische Planungsabtei lung" in 3(B) hinzugefügt werden. Der Tag-Name wird als Relation verwendet und das Attribut ist eine hinzugefügte Referenznummer zur Verbindung mit dem Dokument.
Obgleich die Bewertungsinformationen wie vorstehend beschrieben eingegeben werden, wenn das Kommentar-Tag an dem Dokument angebracht wird und die Datenbank unmittelbar nach dem Beenden der Eingabe aktualisiert wird, ist die Erfindung nicht auf dieses Merkmal beschränkt. Mehrere Kommentar-Tags können angebracht werden und die Bewertungsinformationen können eingegeben werden und anschließend kann die Aktualisierung der Datenbank angewiesen werden.
Auch erfolgt das Anbringen eines Kommentar-Tags nicht unbedingt in einem Dokument. Ein Kommentar-Tag kann an einer Sammlung von Dokumenten beispielsweise gemäß der Auswahl durch einen Benutzer angebracht werden. Dadurch können allen Dokumenten gemeinsame Bewertungsinformationen in eine Sammlung eingeschlossen werden. Auch kann ein bereits an einige Dokumente angebrachtes Kommentar-Tag an andere Dokumente angefügt werden.
Wie vorstehend beschrieben können durch einen einfachen Betriebsablauf ein Kommentar-Tag angebracht und Bewertungsinformationen eingegeben werden. Ferner kann das Kommentar-Tag durch einen einfachen Vorgang entfernt werden, wobei ein Cursor auf das angebrachte Kommentar-Tag gesetzt wird und die Maustaste gedrückt wird und die Taste außerhalb der Referenz losgelassen wird. In diesem Fall können die Bewertungsinformationen gelöscht werden oder verbleiben.
Gemäß der Informationsverwaltungsvorrichtung gemäß der Erfindung kann die Registrierung von Daten für einen hohen Grad der Dokumentenverwaltung, wie z. B. Bewertungsinformationen, durchgeführt werden, ohne dass Kenntnisse einer Datenbank vorhanden sind, indem nur ein Vorgang des Anbringens eines Tags in ähnlicher Weise wie das Anbringen eines Memos vollzogen wird.
Somit können die Bewertungsinformationen mit einem angebrachten und mit Eingabe versehenen Kommentar-Tag in der Datenbank gespeichert werden, wie vorstehend beschrieben. Die Bewertungsinformationen können mit verschiedenen Modifikationen verwendet werden.
19 ist eine erläuternde Darstellung eines Beispiels eines Abrufergebnisses unter Nutzung von Bewertungsinformationen. Wie 3 zeigt, kann dann, wenn eine dokumentenabhängige Information und Bewertungsinformationen in einer Datenbank gespeichert werden, eine Datenbankabfragesprache, beispielsweise SQL, verwendet werden. Dadurch kann eine in 3 gezeigte Relation gekoppelt werden und ein in 19 gezeigtes Abrufergebnis kann erhalten werden. In diesem Beispiel ist die Bewertung in der technischen Planungsabteilung "wichtig" und zusätzlich zu den die Referenz begleitenden Informationen, sind ein Kommentar in der technischen Planungsabteilung und entsprechende Informationen für die Abteilung für geistiges Eigentum gezeigt.
Beispielsweise kann das Abrufergebnis erhalten werden, indem die folgenden Abrufbefehle ausgegeben werden. Ein Abrufbedingungsempfangsabschnitt kann eine von einem Benutzer eingegebene Abrufbedingung empfangen und anschließend den Abrufbefehl an den Dokumenteninformationsanzei geabschnitt ausgeben. Geeignete Elemente können in eine Tabelle, eine Karte oder dergleichen geschrieben werden und die Erzeugung eines Abrufbefehls nach dem Stand der Technik wird verwendet. Damit muss ein derartiger Abrufbefehl nicht von einem Benutzer direkt eingegeben werden. Zu den Elementen zählen:
AUSWAHL: Referenznummer, Einreichungsdatum, Anmelder, technisches Gebiet, Kommentar der technischen Planungsabteilung, Aktionen der Abteilung für geistiges Eigentum;
VON: Referenzverwaltung, technische Planungsabteilung, Abteilung für geistiges Eigentum; und
WO: Bewertung der technischen Planungsabteilung = "wichtig".
Als abhängige Informationen für das bestimmte Dokument können eine Referenznummer und ein zu der Dokumentenverwaltungsrelation gehörender Anmelder verwendet werden. Als Bewertungsinformationen für das Dokument können "technisches Gebiet", "Kommentar" und "Bewertung", die zu der Relation der technischen Planungsabteilung gehören, und "Aktion", die zu der Relation der Abteilung für geistiges Eigentum gehört, verwendet werden.
Der Dokumenteninformations-Abrufabschnitt ruft die Dokumenteninformationen ab, die die Abrufbedingung(en) für das Dokument erfüllen. Diese Verarbeitung umfasst mindestens zwei Schritte. Zunächst werden Dokumentenbewertungsinformationen, die der Abrufbedingung entsprechen, von dem Dokumentenbewertungsinformationsverwaltungsabschnitt 13 abgerufen. Anschließend werden die Dokumenteninformationen, die mit den abgerufenen Dokumentenbewertungsinformationen verbunden sind, abgerufen. In diesem Beispiel schließt die Abrufbedingung eine Bedingung für die abhängigen Informationen des bestimmten Dokumentes einen, sodass die Dokumenteninformationen auch diese Bedingung erfüllen.
Die Abrufbedingung wird unter Verwendung nur eines Attributs einer Relation in der technischen Planungsabteilung, die einem Bewertungsstandpunkt entspricht, definiert. Es können jedoch kompliziertere Bedingungen durch Kombinieren mit Attributen von anderen Bewertungsstandpunkten, wie z. B. eine Relation für die Abteilung für geistiges Eigentum, oder durch Kombinieren von Attributen einer Relation für die Dokumentenverwaltung definiert werden.
Als Resultat der Anbringung eines Kommentar-Tags als eine Bewertung für das Dokument können die bewerteten Dokumente unter Verwendung der Struktur dieser Kommentar-Tags und der Eingabedaten für das Kommentar-Tag von einem Standpunkt in eine Reihenfolge gebracht werden.
Selbstverständlich ist die Nutzung der in der Datenbank gespeicherten Bewertungsinformationen eine Abfrage der Datenbank, Erzeugung einer Tabelle oder dergleichen. Ein Erzeugungsprogramm für eine Tabelle eines höheren Grades oder ein Erzeugungsprogramm für verschiedene Arten von Kurven oder Diagrammen kann auch verwendet werden.
Die Bewertungsinformationen werden somit als von den Dokumentdaten unabhängige Informationen gehandhabt. Dadurch können die Bewertungsinformationen effektiv genutzt werden. Obgleich die Bewertungsinformationen wie vorstehend beschrieben genutzt werden, ist die Erfindung nicht darauf beschränkt. Beispielsweise können verschiedene Informationselemente, wie z. B. ein Arbeitsbefehl, als ein Tag für die Dokumentdaten angebracht und genutzt werden.
Nachfolgend wird eine zweite Ausführungsform einer Dokumentenverwaltungsvorrichtung beschrieben. Wie bei der ersten Ausführungsform wird ein Beispiel gezeigt, bei dem Bewertungsinformationen an Dokumentdaten angebracht werden, die intern von einem Benutzer vorbereitet werden. Gemäß der zweiten Ausführungsform können Bewertungsinformationen auch an Dokumentdaten angebracht werden, die von einer externen Dokumentdatenbank verwaltet werden, auf die durch ein Netz zugegriffen werden kann.
In der zweiten Ausführungsform enthält eine Dokumentenverwaltungsvorrichtung eine Funktion, dass auf im WWW, d. h. einem World Wide Web-Server gespeicherte Dokumentdaten zugegriffen werden kann. Ein Kommentar-Tag kann dann an den Dokumentdaten angebracht werden, auf die ein Benutzer zugegriffen hat.
20 ist ein Blockschaltbild, das eine Dokumentenverarbeitungsvorrichtung gemäß einer zweiten Ausführungsform der Dokumentenverwaltungsvorrichtung zeigt. In 20 sind Teile, die denjenigen in 1 ähnlich sind, mit den gleichen Bezugszeichen bezeichnet. Demgemäß wird der Einfachheit halber auf eine Beschreibung verzichtet. 5 bezeichnet einen oder mehrere WWW-Server und 6 bezeichnet ein Netz. In dieser Ausführungsform enthält der Speicherabschnitt 3 nicht unbedingt den Dokumenteninformationsverwaltungsabschnitt 11, sondern kann den Tag-Schablonenverwaltungsabschnitt 12 und den Dokumentenbewertungsinformationsverwaltungsabschnitt 13 enthalten. Die Dokumenteninformationen können in dem bzw. den WWW-Server(n) 5 gespeichert werden, die durch ein Netz 6 verbunden sind.
Der Dokumenteninformations-Abrufabschnitt 28 erhält Dokumentdaten von dem bzw. den WWW-Server(n) 5, die durch ein Netz 6 verbunden sind, gemäß einer von dem Benutzer angewiesenen URL (Universal Resource Locator).
21 ist eine Darstellung, die eine Relation von Informationen in dem Dokumentenbewertungsinformationsverwaltungsabschnitt 13 und Dokumentendaten, die in dem bzw. den WWW-Server(n) 5 gespeichert sind, zeigt. In der zweiten Ausführungsform kann ein Objekt mit daran angebrachten Dokumentenbewertungsinformationen verschiedene Typen von Dokumentdaten darstellen, die in mehreren WWW-Servern 5 gespeichert sind. Beispielsweise können die Daten Referenzinformationen, Patentinformationen oder ein Zeitungsartikel sein. Von dem Dokumentenbewertungsinformationsverwaltungsabschnitt 13 verwaltete Dokumentenbewertungsinformationen können Informationen einschließen, die das Objekt anzeigen, an welchem die Dokumentenbewertungsinformationen angebracht sind.
22 bis 24 sind Darstellungen einer Dokumenteninformationsanzeige und einer Tag-Schablone. 22 bis 24 zeigen, dass ein Kommentar-Tag an dem Dokument angebracht werden kann, auf das ein Benutzer Bezug nimmt. In dem Dokumenteninformationsanzeigefenster werden von dem bzw. den WWW-Server(n) 5 erhaltene Dokumentdaten auf der Basis der URL "http://xxx/yyy/new-product.html" gemäß der Anweisung durch den Benutzer angezeigt.
Die Verarbeitung oder das Erzeugen eines Dokumenteninformationsanzeigefensters ist ähnlich wie bei Vorhandenen WWW-Clients, wie z. B. Mosaic. Wenn ein Benutzer die URL eingibt, analysiert der Dokumenteninformations-Abrufabschnitt 28 zunächst die URL und legt den bzw. die WWW-Server 5 fest, mit denen Verbindung aufzunehmen ist. Er erhält Dokumentdaten durch die Verbindung mit dem bzw. den WWW-Server(n) 5. Anschließend erzeugt der Dokumenteninformationsanzeigevorbereitungsabschnitt 23 eine Anzeigeinformation basierend auf den erhaltenen Dokumentdaten. Der Anzeigesteuerabschnitt 22 erzeugt dann ein Dokumenteninformationsanzeigefenster und zeigt die Anzeigeinformationen in dem Fenster an.
In 22 wird ein Element "Tag Anbringen" in dem Dokumenteninformationsanzeigefenster-Menü vorbereitet. Der Benutzer wählt dieses Element aus dem Menü aus und ein Kommentar-Tag wird auf diese Weise angebracht. Wenn ein Benutzer wie in 22 das Element "Tag Anbringen" auswählt, wird das Menü zur Anzeige einer Namenstabelle für die Tag-Schablone angezeigt. Wenn ferner eine Tag-Schablone ausgewählt wird, wird ein Bewertungsinformationseingabe-Dienstprogramm wie in 8 gezeigt aktiviert. Das Listenmenü für die Tag-Schablone kann durch Erhalten eines Namens der Tag-Schablone aus dem Tag-Schablonenverwaltungsabschnitt 12 erzeugt werden.
In der Anzeige in 23 wird die Tag-Schablonenliste als eine Schaltfläche angezeigt. Der Benutzer wählt eine Schaltfläche, um den Tag-Schablonennamen anzuzeigen, wodurch der Typ des angebrachten Kommentar-Tags bestimmt wird. Die Schaltfläche, die die Tag-Schablone darstellt, kann in dem Dokumenteninformationsanzeigefenster stets angezeigt werden oder kann nur angezeigt werden, während der Benutzer den Anfügevorgang des Kommentar-Tags durchführt.
In 24 kann in ähnlicher Weise wie bei der ersten Ausführungsform die Tag-Schablonenliste angezeigt werden, um das Tag und den Tag-Schablonenordner darzustellen. Der Benutzer kann eine Schablone für das bestimmte Kommentar-Tag aus dem Tag-Schablonenordner in ähnlicher Weise wie bei der ersten Ausführungsform auswählen. Der Benutzer kann Ziehen-und-Ablegen in dem Dokumenteninformationsanzeigefenster durchführen, um das Kommentar-Tag anzubringen. Alternativ kann das Kommentar-Tag, nachdem die Tag-Schablone in dem Tag-Schablonenordner ausgewählt ist, durch einen Befehl unter Verwendung des Menüelements oder einer Schaltfläche angebracht werden.
25 ist eine Darstellung der Daten, die gemäß einer zweiten Ausführungsform der Dokumentenverwaltungsvorrichtung ein Kommentar-Tag definieren. Dies unterscheidet sich von der in 10 gezeigten ersten Ausführungsform, da die URL in dem Feld des Dokuments, auf das verwiesen wird, gespeichert wird. Dadurch werden die Dokumentdaten zum Anbringen der Bewertungsinformationen festgelegt.
26 ist eine Darstellung einer Relation, die dokumentenabhängige Informationen und Dokumentenbewertungsinformationen beschreibt. Auch in der zweiten Ausführungsform kann ein Inhalt des Kommentar-Tags als eine Relation in dem Dokumentenbewertungsinformationsverwaltungsabschnitt 13 verwaltet werden. Die in 26 gezeigte Relation unterscheidet sich von dem in 3 gezeigten Beispiel dadurch, dass der Inhalt jedes Kommentar-Tags mit der Referenz-URL in Beziehung gesetzt ist.
27 ist eine Darstellung einer weiteren Relation, die die dokumentenabhängigen Informationen und die Dokumentenbewertungsinformationen beschreibt. In 27 sind die Relation, die eine in 3 gezeigte Referenznummer verwendet, und die Relation der in 26 gezeigten Referenz-URL vereint. Die Bewertungsinformationen für verschiedene Dokumente können unter einer einzigen Verwaltung gehandhabt werden.
28 und 29 sind Anzeigen der Referenzinformationen und des Kommentar-Tags. In 28 sind das Dokumenteninformationsanzeigefenster und das Bewertungsinformationsfenster, das ein an die Dokumentdaten angebrachtes Kommentar-Tag anzeigt, beide dargestellt. Das Dokumenteninformationsanzeigefenster und das Bewertungsinformationsfenster sind miteinander zwangsverbunden. Wenn somit Dokumentdaten in dem Dokumenteninformationsanzeigefenster verändert werden, wird das mit den veränderten Dokumentdaten verbundene Kommentar-Tag in dem Bewertungsinformationsfenster angezeigt. Wenn mehrere Kommentar-Tags mit den Dokumentdaten verbunden sind, können die mehreren Kommentar-Tags in einer nebeneinanderliegenden Anordnung innerhalb des Bewertungsinformationsfensters angezeigt werden. Alternativ können mehrere Kommentar-Tags wie in 14 übereinanderliegend angezeigt werden. 29 zeigt ferner ein Kommentar-Tag, das mit den zugehörigen Dokumentdaten innerhalb des gleichen Fensters angezeigt wird.
Das Kommentar-Tag ist als durch auf das Dokument bezogene Bewertungsinformationen angefügt beschrieben. Informationen, die mit dem Dokument in Beziehung gesetzt werden können, sind jedoch nicht auf eine Bewertung betreffende Informationen beschränkt. Das Kommentar-Tag kann durch ein Dokument angefügt werden und Informationen, wie beispielsweise das Einkaufen von Inventar für jede Abteilung, sind in Beziehung gesetzt. Dokumentdaten mit einem daran angebrachten Tag "technische Planungsabteilung" sind bereits durch ein Tag "Einkauf von Inventar" angefügt, um anzuzeigen, dass in dem Dokument eingeführte Produkte als Inventar zu kaufen sind.
30 ist eine Darstellung eines weiteren Beispiels des Anzeigebildschirms eines Dienstprogramms zum Definieren der Tag-Schablone. In 30 wird eine Tag-Schablone für den "Einkauf von Inventar" durch einen Tag-Schabloneneditor wie in der ersten Ausführungsform in 6 erzeugt. In der Tag-Schablone für den "Einkauf von Inventar" sind Feldinformationen für "Anforderungsdatum", "verantwortliche Person", "Sorte", "Versorgungsabschnitt" und "Kommentar" definiert. Wenn ein Tag vorgesehen wird, kann ein Benutzer Spalten des Versorgungsabschnitts und des Kommentars schreiben. Wenn das Tag angebracht wird, werden die Anforderungsdaten und der Versorgungsabschnitt in dem Kommentar-Tag angezeigt.
Die gemäß 30 definierte Tag-Schablone wird in dem Tag-Schablonenverwaltungsabschnitt 12 gespeichert. Wenn Inventar gekauft werden muss, wird unter Verwendung dieser Tag-Schablone ein Tag vorgesehen. 31 ist eine Darstellung für den Einkauf von Inventar, ausgedrückt als eine Relation. Hier sind zwei Kommentar-Tags für separate Dokumentdaten vorgesehen. Beispielsweise ist in dem ersten Kommentar-Tag "Einkauf von Inventar" an Dokumentdaten angefügt, die von dem WWW-Server basierend auf der URL "http://xxx/yyy/new-product.html" wie vorstehend beschrieben erhalten wurden.
32 ist eine Darstellung einer weiteren Anzeige von Dokumenteninformationen und einem Kommentar-Tag. In 32 ist zusätzlich zu der Anzeige von Dokumentdaten und einem Tag "technische Planungsabteilung" ein Tag "Einkauf von Inventar" ebenfalls angezeigt. Das Tag "Einkauf von Inventar" kann als Daten wie in 31 in dem Dokumentenbewertungsinformationsverwaltungsabschnitt 13 gespeichert werden. Wenn ein Benutzer die Dokumentdaten sieht, werden die Tags "technische Planungsabteilung" und "Einkauf von Inventar" gleichzeitig angezeigt. dadurch kann ein Benutzer feststellen, dass Produkte, wie beispielsweise die als "Konkurrenzprodukte zu Produkten X" kommentierten, als Inventar gekauft werden können.
Das Kommentar-Tag wird angefügt, um das Dokument und Informationen für einen Plan eines Benutzers in Beziehung zu setzen. Beispielsweise wird das Tag "technische Planungsabteilung" an den Dokumentdaten angebracht und der Benutzer fügt das Tag "Planung" an die Dokumentdaten an, das eine Planung von Geschäftsaktivitäten für die in dem Dokument beschriebenen Informationen beschreibt.
33 ist ein weiteres Beispiel eines Anzeigebildschirms des Dienstprogramms zum Definieren der Tag-Schablone. In diesem Beispiel wird die Schablone für ein Tag "Planung" erzeugt. Das Tag "Planung" enthält Informationen von Feldern für "Registrierungsdatum", "verantwortliche Person", "Arbeitsinhalt", "Bereitstellungsdatum" und "Kommentar". Die Felder "Arbeitsinhalt" und "Bereitstellungsdatum" werden innerhalb des Kommentar-Tags angezeigt.
Die Tag-Schablone für das Tag "Planung" gemäß der Definition in 33 ist in dem Tag-Schablonenverwaltungsabschnitt 12 gespeichert. Ein die Planung betreffendes Tag wird unter Verwendung dieser Tag-Schablone bereitgestellt. 34 ist eine Darstellung, wenn die Information für "Planung" als eine Relation ausgedrückt wird. Ferner können zwei Kommentar-Tags für separate Dokumentdaten vorgesehen werden. Beispielsweise wird für Daten eines ersten Kommentar-Tags das Tag "Planung" an den Dokumentdaten angefügt, die von dem WWW-Server basierend auf der URL "http://xxx/yyy/new-product.html" wie vorstehend beschrieben erhalten wurden.
35 ist eine Darstellung einer weiteren Anzeige für Dokumenteninformationen und ein Kommentar-Tag. In 35 werden Dokumentdaten und das Tag "technische Planungsabteilung" und das Tag "Planung" für Dokumentdaten angezeigt. Wenn ein Benutzer die Dokumentendaten, das Tag "technische Planungsabteilung" und das Tag "Planung" gleichzeitig angezeigt sieht, kann der Benutzer eine Planung zur Teilnahme an einer Ausstellung bestätigen und einen Bericht betreffend Produkte vorbereiten, die von der technischen Planungsabteilung als "Konkurrenzprodukte für Produkte X" kommentiert wurden.
Auch können Informationen betreffend den Einkauf von Inventar oder die "Planung" wie vorstehend beschrieben verwaltet werden und als Kommentar-Tag vorgesehenen werden. Ferner können sie in einer ähnlichen Weise wie Informationen über die Bewertung angezeigt werden.
Im allgemeinen werden Dokumentdaten in dem WWW-Server verwaltet, und Hyperlinks, die auf andere Dokumente verweisen, können in einem in HTML oder Hypertext Markup Language beschriebenen Dokument eingebettet werden. 36 ist eine Darstellung eines HTML-Dokuments. Ein Inhalt der in 36 gezeigten HTML ist der Inhalt des durch eine URL "http:/xxx/yyy/new-product.html" gezeigten HTML-Dokuments. Dieses Dokument enthält die Beschreibung "<a href = "http://xxx/yyy/new-product.html"> Freigabebeginn von neuen Produkten </a> als ein Hyperlink, auf das von dem HTML-Dokument verwiesen wird, das durch die URL "http://xxx/yyy/new-product.html" gezeigt wird. Die Beschreibung "<a href...>" oder "</a>" wird gewöhnlich als ein "Tag" bezeichnet, aber hier wird sie zur Unterscheidung von dem Kommentar-Tag als HTML-Tag bezeichnet.
37 ist eine Darstellung einer Anzeige des in 36 gezeigten HTML-Dokuments, das in einem Dokumenteninformationsanzeigefenster angezeigt wird. In dem Dokumenteninformationsanzeigefenster ist ein auf das HTML-Dokument, das durch die URL "http:/xxx/yyy/new-product.html" gezeigt wird, verweisendes Hyperlink als ein Anker durch einen String "Freigabebeginn von neuen Produkten" angezeigt. Der String zeigt an, dass der Anker unterstrichen ist und dadurch von nicht verankerten Strings unterschieden wird.
Der vorhandene WWW-Client kann einen Anker durch eine Einrichtung, wie z. B. eine Maus, zuweisen. Dadurch können Dokumentdaten von dem WWW-Server basierend auf der URL von einem Hyperlink als einem Anker erhalten und angezeigt werden. Wenn beispielsweise ein Anker "Freigabebeginn von neuen Produkten" mit der Maus in dem Dokumenteninformationsanzeigefenster in 37 angeklickt wird, werden Dokumentdaten von der URL "http://xxx/yyy/new-product.html" gezeigt und in einem Dokumenteninformationsanzeigefenster angezeigt.
Da in der zweiten Ausführungsform die Bewertungsinformationen die auf Dokumentdaten verweisende URL enthalten, wenn eine Anzeige zur Verarbeitung des HTML-Dokuments durchgeführt wird und wenn das Hyperlink in dem Dokument enthalten ist, werden die Bewertungsinformationen, die zu der in dem Hyperlink enthaltenen URL gehören, abgerufen. Dadurch kann bestimmt werden, ob das Kommentar-Tag an dem Dokument angebracht ist, auf das durch das Hyperlink verwiesen wird.
38 ist eine Darstellung einer Anzeige, wenn das Kommentar-Tag an einem Dokument angebracht ist, auf das durch ein Hyperlink zugegriffen wird. Wenn ein Kommentar-Tag an dem Dokument angebracht ist, auf das durch ein Hyperlink zugegriffen wird, wie beispielsweise in 38, kann ein das Hyperlink darstellender Anker angezeigt werden, indem eine das angefügte Kommentar-Tag darstellende Markierung vorgesehen wird. Um den Anker mit einem angefügten Kommentar-Tag von dem Anker ohne angefügtes Kommentar-Tag zu unterscheiden, ist in 38 eine Markierung, die anzeigt, dass das Kommentar-Tag angefügt ist, neben einem Anker mit daran angefügtem Kommentar-Tag angezeigt. Außerdem kann die Unterscheidung unter Verwendung von verschiedenen Anzeigeverfahren durchgeführt werden, wie z. B. Font-Variationen des Ankers, Farbe, Linienstärke oder Umschließen eines Ankers durch einen Rahmen oder Blinken des Ankers.
39 und 40 sind Flussdiagramme für die zweite Ausführungsform der Dokumentenverwaltungsvorrichtung. Sie zeigen die Anzeigeverarbeitung von Dokumenteninformationen mit einem Anker, der mit einer Markierung versehen ist, um die Anbringung des Kommentar-Tags anzuzeigen, bzw. die Anzeigeverarbeitung von Bewertungsinformationen, die mit den Dokumentdaten verbunden sind. In Schritt S111 gibt ein Benutzer mit einer Tastatur oder durch Anklicken mit einer Maus einen Anker zum Zuweisen einer URL ein. In Schritt S112 analysiert der Dokumenteninformations-Abrufabschnitt 28 die URL, legt den bzw. die WWW-Server 5 fest und erhält die mit dem bzw. den WWW-Server(n) 5, die von der URL gezeigt werden, verbundenen Dokumentdaten. Er gibt auch Daten an den Dokumenteninformationsanzeige-Vorbereitungsabschnitt 23 weiter. In Schritt S113 wird eine Entscheidung getroffen, ob nicht verarbeitete Daten in den Dokumentdaten verbleiben. Wenn solche verbleiben, wird der Prozess zu Schritt S114 weitergeführt. Wenn dies nicht der Fall ist, wird der Prozess zu Schritt S122 weitergeführt. In Schritt S114 erfolgt eine Entscheidung, ob das von den Dokumentdaten geladene String das HTML-Tag ist. Wenn es das HTML-Tag ist, geht der Prozess zu Schritt S116 weiter. Wenn dies nicht der Fall ist, wird in Schritt S115 einen String zu den Anzeigeinformationen hinzugefügt und der Prozess geht zu Schritt S113 weiter.
In Schritt S115 wird eine Entscheidung getroffen, ob das HTML-Tag ein Tag ist, das ein Hyperlink angibt. Wenn es das Tag ist, das ein Hyperlink angibt, geht der Prozess zu Schritt S118 weiter, und wenn es dies nicht tut, wird in Schritt S117 die Verarbeitung des HTML-Tags, das nicht das Hyperlink ist, durchgeführt und der Prozess geht zu Schritt S113 weiter.
In Schritt S118 wird eine URL von dem HTML-Tag abgerufen, das ein Hyperlink angibt, und zu dem Dokumentenbewertungsinformationsverwaltungsabschnitt 13 geliefert. In Schritt S119 werden Bewertungsinformationen, die die URL als Dokument, auf das verwiesen wird, enthalten, abgerufen. Wenn Bewertungsinformationen existieren, geht der Prozess zu Schritt S121 weiter. Wenn keine Bewertungsinformationen vorliegen, wird in Schritt S120 ein Anker erzeugt und zu der Anzeigeinformation hinzugefügt. Der Prozess geht dann zu Schritt S113 weiter. Wenn Bewertungsinformationen vorhanden sind, wird in Schritt S121 ein Anker erzeugt und zu den Anzeigeinformationen hinzugefügt. Ferner werden Grafikdaten zum Anzeigen des vorher vorbereiteten Kommentar-Tags zu den Anzeigeinformationen hinzugefügt und der Prozess geht zu Schritt S113 weiter.
Wenn alle Verarbeitungsschritte hinsichtlich der Dokumentdaten beendet sind, wird in Schritt S122 eine Entscheidung getroffen, ob das Dokumenteninformationsanzeigefenster erzeugt ist. Wenn es nicht erzeugt ist, wird in Schritt S123 ein Dokumenteninformationsanzeigefenster erzeugt. In Schritt S124 werden Anzeigeinformationen in dem Dokumenteninformationsanzeigefenster angezeigt.
In Schritt S125 werden die Bewertungsinformationen, die die in Schritt S111 erhaltene URL enthalten, als ein Referenzdokument abgerufen. Wenn die Bewertungsinformationen vorhanden sind, geht der Prozess zu Schritt S128 weiter. Wenn keine Bewertungsinformationen vorhanden sind, erfolgt in Schritt S126 eine Entscheidung ob das Bewertungsinformationsfenster erzeugt ist. Wenn das Bewertungsinformationsfenster erzeugt ist, geht in Schritt S127 der Prozess zur Schritt S14 weiter und das Bewertungsinformationsfenster wird beendet. Wenn das Bewertungsinformationsfenster nicht erzeugt ist, ist die Verarbeitung an diesem Punkt beendet. In Schritt S125, wenn Bewertungsinformationen im Schritt S128 abgerufen werden, wird die Sammlung der Bewertungsinformationen einschließlich der URL als Referenzdokument zu dem Dokumenteninformationsanzeige-Vorbereitungsabschnitt 23 geliefert. Der Dokumenteninformationsanzeige-Vorbereitungsabschnitt 23 erzeugt neue Anzeigeinformationen für Bewertungsinformationen.
In Schritt S129 wird eine Entscheidung getroffen, ob nicht verarbeitete Bewertungsinformationen existieren. Wenn sie vorhanden sind, wird in Schritt S130 das Tag-Bild aus dem Inhalt der Bewertungsinformationen erzeugt und eine Definition der Tag-Schablone entspricht den Bewertungsinformationen. Dies wird zu der Anzeigeinformation hinzugefügt und die Steuerung kehrt zu Schritt S129 zurück.
Nachdem die gesamten Bewertungsinformationen in Schritt S131 verarbeitet sind, wird eine Entscheidung getroffen, ob das Bewertungsinformationsfenster erzeugt wurde. Wenn es nicht erzeugt wurde, wird in Schritt S132 ein Bewertungsinformationsfenster erzeugt. In Schritt S133 werden Anzeigeinformationen in dem Bewertungsinformationsfenster angezeigt und die Verarbeitung ist beendet.
Zur Nutzung von Bewertungsinformationen werden Beispiele der Erzeugung von neuen Dokumentdaten basierend auf dem Inhalt der Bewertungsinformationen nachfolgend beschrieben. 41 und 42 sind Darstellungen zur Erzeugung von Dokumentdaten unter Verwendung von Bewertungsinformation. 41 zeigt, wie ein URL-Dokument mit der Bewertung "wichtig" und der Kommentar unter den Bewertungsinformationen der "technischen Planungsabteilung" genommen wird und das HTML-Dokument "Link zu wichtigem Dokument" erzeugt wird. Die URL wird als ein Anker angezeigt. Dadurch kann auf die entsprechenden Dokumentdaten durch Auswählen des Ankers zugegriffen werden.
Andere Verfahren, wie etwa ein Verfahren, bei dem ein Kommentar als der Anker angezeigt wird, können verwendet werden. Verschiedene Anzeigeverfahren können verwendet werden, darunter Halten der URL des Dokuments als ein Objekt der Dokumentenbewertungsinformationen, des Titels eines Dokuments, sodass dadurch eine Liste von Titeln als ein Anker angezeigt wird. Ferner zeigt 42 ein Verfahren zum Anzeigen einer Liste von Bewertungsinformationen unter Verwendung von Bildern als das Dokument.
Gemäß der zweiten Ausführungform der Erfindung ist es nicht erforderlich, Dokumentdaten als interne Objekte zu verwalten, an die ein Kommentar-Tag angebracht werden kann. Daher ist es möglich, ein Kommentar-Tag an Dokumentdaten anzubringen, die in einer externen Umgebung vorhanden sind.
Ferner ist es zusätzlich zum Anzeigen des Kommentar-Tags mit den Dokumentdaten durch Angeben der Dokumentdaten möglich, das Kommentar-Tag abzurufen und die Dokumentdaten, auf die verwiesen wird, zu erhalten. Ferner können die Dokumentdaten aus dem Inhalt des Kommentar-Tags erzeugt werden.
Gemäß der Erfindung kann die Dokumentenverwaltungsvorrichtung in der Lage sein, zusätzliche Informationen durch einen einfachen Vorgang ähnlich dem Anbringen eines Memos anzufügen und das Dokument durch Nutzung der zusätzlichen Informationen zu verwalten. In der Dokumentenverwaltungsvorrichtung gemäß der Erfindung werden zusätzliche Informationen in ähnlicher Weise die bei dem Verfahren des Anbringens eines Memos verwendet. Somit ist der Vorteil des Memo-Anbringungsverfahrens gegeben. Zusätzlich hat die Erfindung die folgenden Vorteile.
Zunächst kann der Arbeitsablauf an einem Computer wie in den Papier-Referenzen durchgeführt werden. Der Arbeitsablauf an dem Computer ist leicht zu verstehen. Ein Benutzer muss nicht die Registrierung in der Datenbank kennen. Mit anderen Worten ist es durch einen einfachen Vorgang des Anbringens eines Tags an den angezeigten Dokumentdaten möglich, zu verwaltende Dokumentdaten auszuwählen, einen Standpunkt für die Bewertung zu definieren und Dokumentenverwaltungsdaten unter dem definierten Standpunkt zu registrieren. Ferner können die Daten für Bewertungsinformationen eingegeben werden. Dadurch können die Bewertungsinformationen unter Verwendung eines Computers in hohem Maß genutzt werden. Beispielsweise wird es möglich gemacht, basierend auf den Bewertungsinformationen unter Verwendung des Programms zum Erzeugen von Bildern Bilder zu erzeugen. Zusätzlich macht es die Abruffunktion möglich, nur Bewertungsinformationen für einen bestimmten Typ aus verschiedenen Bewertungsinformationen, die für eine Referenz angegeben sind, auszuwählen und verschiedene Bewertungsinformationen zu kombinieren.
Ferner kann ein eigener Standpunkt eines Benutzers durch eine Struktur einer Bewertungsinformation frei definiert werden, wodurch ohne weiteres Bewertungen basierend auf einer Definition durchgeführt werden können. Andere vielfache Effekte können realisiert werden, sodass Informationen aus verschiedenen Informationsquellen basierend auf einem eigenen gleichförmigen Standpunkt verwaltet werden können.

Claims

Dokumentenverwaltungsvorrichtung, enthaltend: eine Datenbankeinrichtung zum Speichern und Verwalten von Dokumentdaten; eine Dokumentenabrufeinrichtung (28) zum Abrufen der Dokumentdaten von der Datenbankeinrichtung; eine Formatspeichereinrichtung (3) zum Speichern mindestens eines Bewertungsformats, von welchen jedes ein Identifizierungskennzeichen und eine Vielzahl von Definitionen von Bewertungsattributen hat, welches Bewertungsformat die Struktur von Bewertungsdaten festlegt, die die Bewertung für die Dokumentdaten darstellen; eine Benutzerschnittstelle, enthaltend: – eine Dokumentenanzeigeeinrichtung (22) zum Anzeigen von Daten mindestens eines Dokuments, die von der Dokumentenabrufeinrichtung (28) abgerufen wurden; – eine Dokumentenauswahleinrichtung (29) zum Auswählen von Daten eines Dokuments aus den Daten des mindestens einen Dokuments, die von der Dokumentenanzeigeeinrichtung (22) angezeigt werden; – eine Formatauswahleinrichtung (1) zum Auswählen eines der Bewertungsformate, die in der Formatspeichereinrichtung (3) gespeichert sind; und – mindestens ein Kommentar-Tag, das gemäß dem ausgewählten Bewertungsformat formatiert ist, welches Kommentar-Tag Attributwerteingabeeinrichtungen (1) zum Eingeben von Attributwerten einschließt, die das Ergebnis der Bewertung der von der Dokumentenauswahleinrichtung (29) ausgewählten Dokumentdaten sind, von einem Standpunkt, der durch die Bewertungsattribute dargestellt ist, die in dem von der Formatauswahleinrichtung (3) ausgewählten Bewertungsformat definiert sind; eine Bewertungsdatenspeichereinrichtung (25) zum Speichern der Bewertungsdaten getrennt von den Dokumentdaten, wobei die Bewertungsdaten eine Kombination des Identifizierungskennzeichens des Bewertungsformats, das von der Formatsauswahleinrichtung (3) ausgewählt wurde, und Attributwerten ist, die von der Attributwerteingabeeinrichtung (1) für die durch das Bewertungsformat definierten Bewertungsattribute eingegeben wurden; eine Verbindungsinformationserzeugungseinrichtung (26) zum Erzeugen von Verbindungsinformationen, die die von der Dokumentenauswahleinrichtung (29) ausgewählten Dokumentdaten mit den in der Bewertungsdatenspeichereinrichtung (25) gespeicherten Bewertungsdaten verbinden, sodass mindestens ein Kommentar-Tag, das die eingegebenen Attributwerte enthält, gleichzeitig mit den entsprechenden ausgewählten Dokumentdaten angezeigt wird, wenn die ausgewählten Dokumentdaten nachfolgend an der Benutzerschnittstelle angezeigt werden; und eine Verbindungsinformationenspeichereinrichtung (29) zum Speichern der von der Informa tionserzeugungseinrichtung (26) erzeugten Verbindungsinformationen.
Dokumentenverwaltungsvorrichtung nach Anspruch 1, ferner enthaltend: eine Abrufbedingungseingabeeinrichtung (30) zum Eingeben des Bewertungsattributs und des Attributwertes für das Bewertungsattribut in Kombination als Abrufbedingungen; und eine Dokumentendatenabrufeinrichtung (28) zum Abrufen der Dokumentdaten basierend auf einer oder mehreren Abrufbedingungen, die von der Abrufbedingungseingabeeinrichtung (30) eingegeben werden, wobei die in der Bewertungsdatenspeichereinrichtung gespeicherten Bewertungsdaten und die Verbindungsinformationen in der Informationsspeichereinrichtung (29) gespeichert werden können.
Dokumentenverwaltungsvorrichtung nach einem der vorstehenden Ansprüche, bei welcher bei allen Dokumentdaten ein an den Dokumentdaten angebrachtes Eigenattribut vorhanden ist und die Abrufbedingungseingabeeinrichtung (30) in Kombination ein Bewertungsattribut, einen Attributwert für das Bewertungsattribut und das Eigenattribut als Abrufbedingungen eingibt.
Dokumentenverwaltungsvorrichtung nach einem der vorstehenden Ansprüche, ferner enthaltend eine Bewertungsdatenanzeigeeinrichtung (22) zum Anzeigen von Bewertungsdaten, die mit den Dokumentdaten verbunden sind, als Tag-Objekt, das die Bewertungsdaten gemäß einem die Bewertungsdaten spezifizierenden Bewertungsformat anzeigen kann, und zwar in relativ enger Nähe zu den von der Dokumentenanzeigeeinrichtung (22) angezeigten Dokumentdaten.
Dokumentenverwaltungsvorrichtung nach einem der vorstehenden Ansprüche, bei welcher die Datenbankeinrichtung mit einem Netz verbunden werden kann, sodass die Dokumentenabrufeinrichtung Dokumentdaten in der Datenbank durch ein Netz abrufen kann.
Dokumentenverwaltungsvorrichtung nach einem der vorstehenden Ansprüche, ferner enthaltend: eine Einrichtung zum Empfangen einer Vielzahl von Definitionen von Bewertungsattributen, die von einem Benutzer eingegeben werden können; und eine Bewertungsformaterzeugungseinrichtung zum Erzeugen eines Bewertungsformats in Kombination mit Definitionen von empfangenen Bewertungsattributen und einem Identifizierungskennzeichen, und zum Speichern des Bewertungsformats in der Formatspeichereinrichtung (1).
Dokumentenverwaltungsvorrichtung nach einem der vorstehenden Ansprüche, bei welcher die Informationsspeichereinrichtung (26) Adressinformationen, die auf von der Dokumentenauswahleinrichtung (29) ausgewählte Dokumentdaten verweisen, die Bewertungsdaten entsprechend, als Verbindungsinformationen speichert.
Dokumentenverwaltungsvorrichtung nach einem der vorstehenden Ansprüche, bei welcher die Abrufbedingungseingabeeinrichtung (38) Bewertungsattribute und Attributwerte für die Bewertungsattribute als Abrufbedingungen eingeben kann; welche Vorrichtung ferner enthält: eine Bewertungsdatenabrufeinrichtung (27) zum Abrufen von Bewertungsdaten, die den Abrufbedingungen entsprechen, aus der Bewertungsdatenspeichereinrichtung (25); und eine Dokumentendatenabrufeinrichtung zum Abrufen von Dokumentendaten, die mit den abgerufenen Bewertungsdaten basierend auf den in der Informationsspeichereinrichtung gespeicherten Verbindungsinformationen verbunden sind.
Dokumentenverwaltungsverfahren, das in einer Speichereinrichtung (3) gespeicherte Dokumentdaten unter Verwendung einer Vorrichtung gemäß einem der vorstehenden Ansprüche verwaltet.
Verfahren zum Speichern von in einer Speichereinrichtung gespeicherten Dokumentdaten, welches Verfahren enthält: Registrieren mindestens eines Bewertungsformats, welche jeweils ein Identifizierungskennzeichen und eine Vielzahl von Definitionen von Bewertungsattributen enthält, welches Bewertungsformat eine Struktur von Bewertungsdaten festlegt, die eine Bewertung für Dokumentdaten darstellen; Erhalten von Daten mindestens eines Dokuments aus der Speichereinrichtung (3); Anzeigen der erhaltenen Dokumentdaten an einer Benutzerschnittstelle; Auswählen von Daten eines Dokuments aus den angezeigten Dokumentdaten an der Benutzerschnittstelle; Auswählen eines Bewertungsformats aus dem mindestens einen registrierten Bewertungsformat in der Benutzerschnittstelle; Formatieren mindestens eines Kommentar-Tags gemäß dem ausgewählten Bewertungsformat; Anzeigen des mindestens einen Kommentar-Tags an der Benutzerschnittstelle mit den ausgewählten Dokumentdaten; Eingeben von Attributwerten, die das Ergebnis des Standpunkts sind, der durch die von dem ausgewählten Bewertungsformat definierten Bewertungsattribute dargestellt wird, in das mindestens eine Kommentar-Tag; Speichern der ausgewählten Bewertungsdaten getrennt von den Dokumentdaten, wobei die Bewertungsdaten eine Kombination eines Identifizierungskennzeichens des ausgewählten Bewertungsformats und der eingegebenen Attributwerte für die Bewertungsattribute sind, die von dem ausgewählten Bewertungsformat definiert sind; Erzeugen von Verbindungsinformationen, die die ausgewählten Dokumentdaten mit den gespeicherten Bewertungsdaten verbinden, sodass das mindestens eine Kommentar-Tag, das die eingegebenen Attributwerte enthält, gleichzeitig mit den entsprechenden ausgewählten Dokumentdaten angezeigt wird, wenn die ausgewählten Dokumentdaten nachfolgend an der Benutzerschnittstelle angezeigt werden; und Speichern der erzeugten Verbindungsinformationen.
Dokumentenverwaltungsverfahren nach einem der Ansprüche 9 und 10, ferner enthaltend: Abrufen von ausgewählten Bewertungsdaten aus den gespeicherten Bewertungsdaten; und Abrufen von ausgewählten Dokumentdaten, die mit den abgerufenen Bewertungsdaten verbunden sind, basierend auf den erzeugten Verbindungsinformationen.
Dokumentenverwaltungsverfahren nach einem der Ansprüche 9, 10 und 11, ferner enthaltend das Registrieren von Adressinformationen für den Zugriff auf ausgewählte Dokumentdaten in Übereinstimmung mit den ausgewählten Bewertungsdaten.