WO2003067462A2 - Method and system for digital file management - Google Patents

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    • G06—COMPUTING; CALCULATING OR COUNTING
    • G06F—ELECTRIC DIGITAL DATA PROCESSING
    • G06F16/00—Information retrieval; Database structures therefor; File system structures therefor
    • G06F16/10—File systems; File servers

Definitions

  • the present invention relates to a method for managing digital files kept in storage means.
  • the invention also relates to a computer system for managing digital files.
  • the invention relates to a method comprising the following steps: - definition of a structured set of classes and recording of this set in the storage means; - generation of links between the files and the set of classes.
  • such a method comprises a first step during which a user defines a hierarchy of directories. It then distributes in this hierarchy the digital files kept in the storage means. During this distribution, for each file, it chooses a unique directory in which it places the file.
  • the problem with conventional file management methods essentially lies in the fact that the hierarchy of directories in which the files are classified is fixed. Thus, after adding new files or deleting some, the hierarchy may become inappropriate.
  • the invention aims to remedy these drawbacks by providing a file management method allowing the simple classification of new digital files and allowing searches that do not consume resources.
  • the subject of the invention is therefore a method of the aforementioned type, characterized in that during the generation of links, each digital file is associated with a set of attributes each corresponding to a class of the set of classes and representing a degree membership of the digital file in the corresponding class.
  • a digital file is not linked to a single class, but rather to the structured set of classes.
  • the set of attributes associated with each digital file weighs its membership in each of the classes in the set.
  • a method of managing digital files according to the invention may also include one or more of the following characteristics: for any plurality of classes, an attribute is associated with each digital file which is a combination of the attributes of this corresponding digital file to the classes of the plurality of classes; and
  • the subject of the invention is also a computer system for managing digital files kept in storage means, comprising means for defining a structured set of classes and for recording this set in the storage means, characterized in that it comprises means for calculating a set of attributes for each file, each of these attributes corresponding to a class of the set of classes and representing a degree of membership of the digital file in the corresponding class .
  • a computer system for managing digital files according to the invention may also include one or more of the following characteristics: for any plurality of classes, the calculation means are suitable for calculating an attribute for each digital file, this attribute being a combination of the attributes of this digital file corresponding to the classes of the plurality of classes; and
  • the system includes means for selecting at least one class and for presenting digital files as a function of their attribute associated with said class.
  • FIG. 1 shows the steps of a method of managing digital files according to the invention and presenting them; and FIG. 2 represents means for selecting and presenting digital files implementing the method of FIG. 1.
  • a user defines a structured set of classes.
  • this structured set is a directory tree that the user defines using conventional navigation software forming means of definition.
  • the directories thus defined are stored in memory in storage means.
  • a digital file F stored in the storage means is transmitted to a semantic analysis module of digital files which examines the content of this digital file and calculates a criterion of relevance in relation to a set of concepts related to the directory tree.
  • the semantic analysis module consists of software calculation means.
  • each directory is associated with a set of keywords. From these keywords and the words contained in the digital file to be classified, there are conventional semantic analysis modules capable of calculating an attribute for the digital file associated with each directory of the tree defined during the step 10.
  • the user selects one or more directories from the previously defined tree structure. This selection can be made using conventional navigation software, forming means of selection and presentation.
  • the attribute of a digital file with respect to this plurality of directories is for example the sum of the attributes of this digital file for each of the directories of the plurality of selected directories.
  • the navigation software presents the user with a window 20, such as that presented in FIG. 2;
  • a window 20 such as that presented in FIG. 2;
  • the directory tree structure defined in step 10 is presented in a conventional manner.
  • the directory selected 24 by the user is highlighted by an over-line for example.
  • a second part 26 located to the right of window 20 the user is presented, as soon as he has selected the directory 24, all the digital files of the storage means ordered according to their attributes associated with this selected directory 24.
  • the file 28 located at the first row at the top of this window 26 is the one with the highest attribute compared to the selected directory.
  • the other files are presented in sequence, from top to bottom, in descending order of their attributes.
  • a color code makes it possible to distinguish groups of digital files according to the value of their attributes.
  • all the digital files whose attribute is greater than a first predetermined value are presented on a dark gray background 30.
  • All the digital files whose attribute is between this first value and a second value less than the first are represented on a light gray background 32, and all the digital files whose attribute is less than the second value are represented on a white background.
  • a method of managing digital files according to the invention improves the classification and the search for files kept in storage means, since the digital files no longer being attached exclusively to a predefined directory, these are presented from any selection by the user based on their corresponding attributes.
  • the presentation of this set of digital files is arranged so as to first present to the user the digital files most relevant to their selection, then to present the other digital files in descending order of their relevance. .

Abstract

The invention concerns a method for managing digital files (F) stored in storage means, comprising the following steps: defining (10) a structured set of classes and recording said set in the storage means; generating (12) links between the files and the set of classes. When generating (12) the links, associating with each digital file (F) a set of attributes each corresponding to a class of the set of classes and representing a degree of membership of the digital file to the corresponding class.

Description

Procédé et système de gestion de fichiers numériques Method and system for managing digital files
La présente invention concerne un procédé de gestion de fichiers numériques conservés dans des moyens de stockage. L'invention concerne également un système d'ordinateur pour la gestion de fichiers numériques.The present invention relates to a method for managing digital files kept in storage means. The invention also relates to a computer system for managing digital files.
Plus précisément, l'invention concerne un procédé comportant les étapes suivantes: - définition d'un ensemble structuré de classes et enregistrement de cet ensemble dans les moyens de stockage ; - génération de liens entre les fichiers et l'ensemble de classes.More specifically, the invention relates to a method comprising the following steps: - definition of a structured set of classes and recording of this set in the storage means; - generation of links between the files and the set of classes.
Dans l'état de la technique, généralement un tel procédé comprend une première étape lors de laquelle un utilisateur définit une hiérarchie de répertoires. Il répartit ensuite dans cette hiérarchie les fichiers numériques conservés dans les moyens de stockage. Lors de cette répartition, pour chaque fichier, il choisit un répertoire unique dans lequel il place le fichier.In the state of the art, generally such a method comprises a first step during which a user defines a hierarchy of directories. It then distributes in this hierarchy the digital files kept in the storage means. During this distribution, for each file, it chooses a unique directory in which it places the file.
Ensuite, pour retrouver un fichier dans les moyens de stockage, classé dans la hiérarchie de répertoires, il faut se déplacer dans cette hiérarchie, pour retrouver le répertoire dans lequel est classé le fichier recherché.Then, to find a file in the storage means, classified in the hierarchy of directories, it is necessary to move in this hierarchy, to find the directory in which the sought file is classified.
Le problème des procédés de gestion de fichiers classiques réside essentiellement dans le fait que la hiérarchie de répertoires dans lesquels sont classés les fichiers est figée. Ainsi, après l'ajout de nouveaux fichiers ou la suppression de certains, la hiérarchie peut devenir inadaptée.The problem with conventional file management methods essentially lies in the fact that the hierarchy of directories in which the files are classified is fixed. Thus, after adding new files or deleting some, the hierarchy may become inappropriate.
De plus, chaque fichier numérique étant classé dans un seul répertoire, la recherche de celui-ci peut devenir fastidieuse. Pour pallier ces problèmes, les procédés classiques favorisent l'utilisation d'outils de recherche sophistiqués. Toutefois, la manipulation de ces outils n'est pas aisée et demande un effort particulier de l'utilisateur, tout en étant consommatrice des ressources d'un système mettant en oeuvre ces procédés.In addition, each digital file being classified in a single directory, the search for this one can become tedious. To overcome these problems, conventional methods favor the use of sophisticated research tools. However, the handling of these tools is not easy and requires a particular effort from the user, while consuming the resources of a system implementing these methods.
L'invention vise à remédier à ces inconvénients en fournissant un procédé de gestion de fichiers permettant le classement simple de nouveaux fichiers numériques et permettant des recherches non consommatrices de ressources.The invention aims to remedy these drawbacks by providing a file management method allowing the simple classification of new digital files and allowing searches that do not consume resources.
L'invention a donc pour objet un procédé du type précité, caractérisé en ce que lors de la génération de liens, on associe à chaque fichier numérique un ensemble d'attributs correspondant chacun à une classe de l'ensemble de classes et représentant un degré d'appartenance du fichier numérique à la classe correspondante. Ainsi, un fichier numérique n'est pas relié à une unique classe, mais bien à l'ensemble structuré de classes. L'ensemble d'attributs associés à chaque fichier numérique pondère son appartenance à chacune des classes de l'ensemble.The subject of the invention is therefore a method of the aforementioned type, characterized in that during the generation of links, each digital file is associated with a set of attributes each corresponding to a class of the set of classes and representing a degree membership of the digital file in the corresponding class. Thus, a digital file is not linked to a single class, but rather to the structured set of classes. The set of attributes associated with each digital file weighs its membership in each of the classes in the set.
Un procédé de gestion de fichiers numériques selon l'invention peut en outre comporter l'une ou plusieurs des caractéristiques suivantes : pour une pluralité quelconque de classes, on associe à chaque fichier numérique un attribut qui est une combinaison des attributs de ce fichier numérique correspondant aux classes de la pluralité de classes ; etA method of managing digital files according to the invention may also include one or more of the following characteristics: for any plurality of classes, an attribute is associated with each digital file which is a combination of the attributes of this corresponding digital file to the classes of the plurality of classes; and
- l'ensemble de classes présente une structure arborescente. L'invention a également pour objet un système d'ordinateur pour la gestion de fichiers numériques conservés dans des moyens de stockage, comportant des moyens de définition d'un ensemble structuré de classes et d'enregistrement de cet ensemble dans les moyens de stockage, caractérisé en ce qu'il comporte des moyens de calcul d'un ensemble d'attributs pour chaque fichier, chacun de ces attributs correspondant à une classe de l'ensemble de classes et représentant un degré d'appartenance du fichier numérique à la classe correspondante.- the set of classes has a tree structure. The subject of the invention is also a computer system for managing digital files kept in storage means, comprising means for defining a structured set of classes and for recording this set in the storage means, characterized in that it comprises means for calculating a set of attributes for each file, each of these attributes corresponding to a class of the set of classes and representing a degree of membership of the digital file in the corresponding class .
Un système d'ordinateur pour la gestion de fichiers numériques selon l'invention peut en outre comporter l'une ou plusieurs des caractéristiques suivantes : pour une pluralité quelconque de classes, les moyens de calcul sont adaptés pour le calcul d'un attribut pour chaque fichier numérique, cet attribut étant une combinaison des attributs de ce fichier numérique correspondant aux classes de la pluralité de classes ; etA computer system for managing digital files according to the invention may also include one or more of the following characteristics: for any plurality of classes, the calculation means are suitable for calculating an attribute for each digital file, this attribute being a combination of the attributes of this digital file corresponding to the classes of the plurality of classes; and
- le système comporte des moyens de sélection d'au moins une classe et de présentation de fichiers numériques en fonction de leur attribut associé à ladite classe. L'invention sera mieux comprise à la lecture de la description qui va suivre, donnée uniquement à titre d'exemple et faite en se référant aux dessins dans lesquels :the system includes means for selecting at least one class and for presenting digital files as a function of their attribute associated with said class. The invention will be better understood on reading the description which follows, given solely by way of example and made with reference to the drawings in which:
- la figure 1 représente les étapes d'un procédé de gestion de fichiers numériques selon l'invention et de présentation de ceux-ci ; et la figure 2 représente des moyens de sélection et de présentation de fichiers numériques mettant en œuvre le procédé de la figure 1.- Figure 1 shows the steps of a method of managing digital files according to the invention and presenting them; and FIG. 2 represents means for selecting and presenting digital files implementing the method of FIG. 1.
Comme représenté à la figure 1, lors d'une première étape 10, un utilisateur définit un ensemble structuré de classes. Par exemple, cet ensemble structuré est une arborescence de répertoires que l'utilisateur définit à l'aide d'un logiciel de navigation classique formant moyens de définition. Les répertoires ainsi définis sont stockés en mémoire dans des moyens de stockage. Ensuite, lors d'une étape 12 de calcul d'attributs, un fichier numérique F stocké dans les moyens de stockage est transmis à un module d'analyse sémantique de fichiers numériques qui examine le contenu de ce fichier numérique et calcule un critère de pertinence par rapport à un ensemble de concepts liés à l'arborescence de répertoires. Le module d'analyse sémantique est constitué de moyens de calcul logiciels.As shown in FIG. 1, during a first step 10, a user defines a structured set of classes. For example, this structured set is a directory tree that the user defines using conventional navigation software forming means of definition. The directories thus defined are stored in memory in storage means. Then, during a step 12 of attribute calculation, a digital file F stored in the storage means is transmitted to a semantic analysis module of digital files which examines the content of this digital file and calculates a criterion of relevance in relation to a set of concepts related to the directory tree. The semantic analysis module consists of software calculation means.
Par exemple, chaque répertoire est associé à un ensemble de mots-clés. A partir de ces mots-clés et des mots contenus dans le fichier numérique à classer, il existe des modules d'analyse sémantique classiques capables de calculer un attribut pour le fichier numérique associé à chaque répertoire de l'arborescence définie lors de l'étape 10. Lors d'une étape 14 de sélection, l'utilisateur sélectionne un ou plusieurs répertoires de l'arborescence précédemment définie. Cette sélection peut être effectuée à l'aide d'un logiciel de navigation classique, formant moyens de sélection et de présentation.For example, each directory is associated with a set of keywords. From these keywords and the words contained in the digital file to be classified, there are conventional semantic analysis modules capable of calculating an attribute for the digital file associated with each directory of the tree defined during the step 10. During a selection step 14, the user selects one or more directories from the previously defined tree structure. This selection can be made using conventional navigation software, forming means of selection and presentation.
Lorsque l'utilisateur a sélectionné au moins un répertoire, on passe à une étape suivante 16 de mise en forme des fichiers numériques classées. C'est-à-dire que si un seul répertoire a été sélectionné, ceux-ci sont ordonnés, en fonction de leur attribut par rapport au répertoire sélectionné.When the user has selected at least one directory, we go to a next step 16 of formatting the classified digital files. That is to say that if only one directory has been selected, these are ordered, according to their attribute with respect to the selected directory.
Si lors de l'étape 14, l'utilisateur a sélectionné une pluralité de répertoires, alors l'attribut d'un fichier numérique par rapport à cette pluralité de répertoires est par exemple la somme des attributs de ce fichier numérique pour chacun des répertoires de la pluralité de répertoires sélectionnés.If during step 14, the user has selected a plurality of directories, then the attribute of a digital file with respect to this plurality of directories is for example the sum of the attributes of this digital file for each of the directories of the plurality of selected directories.
On passe ensuite à une étape 18 de présentation des fichiers numériques en fonction du ou des répertoires sélectionnés par l'utilisateur.We then pass to a step 18 of presentation of the digital files as a function of the directory or directories selected by the user.
Lors de cette étape 18, le logiciel de navigation présente à l'utilisateur une fenêtre 20, telle que celle présentée à la figure 2; Dans une première partie 22 située à gauche de cette fenêtre, on présente de façon classique l'arborescence des répertoires, définis lors de l'étape 10.During this step 18, the navigation software presents the user with a window 20, such as that presented in FIG. 2; In a first part 22 situated to the left of this window, the directory tree structure defined in step 10 is presented in a conventional manner.
Le répertoire sélectionné 24 par l'utilisateur est mis en valeur par un sur-lignage par exemple.The directory selected 24 by the user is highlighted by an over-line for example.
Dans une seconde partie 26 située à droite de la fenêtre 20, on présente à l'utilisateur, dès que celui-ci a sélectionné le répertoire 24, l'ensemble des fichiers numériques des moyens de stockage ordonnés en fonction de leurs attributs associés à ce répertoire sélectionné 24.In a second part 26 located to the right of window 20, the user is presented, as soon as he has selected the directory 24, all the digital files of the storage means ordered according to their attributes associated with this selected directory 24.
Ainsi, le fichier 28 situé au premier rang en haut de cette fenêtre 26 est celui dont l'attribut est le plus élevé par rapport au répertoire sélectionné. Les autres fichiers sont présentés à la suite, de haut en bas, dans l'ordre décroissant de leurs attributs. En outre, un code couleur permet de distinguer des groupes de fichiers numériques en fonction de la valeur de leurs attributs.Thus, the file 28 located at the first row at the top of this window 26 is the one with the highest attribute compared to the selected directory. The other files are presented in sequence, from top to bottom, in descending order of their attributes. In addition, a color code makes it possible to distinguish groups of digital files according to the value of their attributes.
Ainsi, par exemple, tous les fichiers numériques dont l'attribut est supérieur à une première valeur prédéterminée, sont présentées sur un fond gris foncé 30. Tous les fichiers numériques dont l'attribut est compris entre cette première valeur et une deuxième valeur inférieure à la première sont représentés sur un fond gris clair 32, et tous les fichiers numériques dont l'attribut est inférieur à la deuxième valeur sont représentées sur un fond blanc.Thus, for example, all the digital files whose attribute is greater than a first predetermined value, are presented on a dark gray background 30. All the digital files whose attribute is between this first value and a second value less than the first are represented on a light gray background 32, and all the digital files whose attribute is less than the second value are represented on a white background.
On peut aussi ne pas présenter les fichiers dont la valeur de l'attribut est jugée trop faible.It is also possible not to present the files for which the value of the attribute is considered too low.
Il apparaît clairement qu'un procédé de gestion de fichiers numériques selon l'invention améliore le classement et la recherche de fichiers conservés dans des moyens de stockage, puisque les fichiers numériques n'étant plus attachés exclusivement à un répertoire prédéfini, ceux-ci sont présentés à partir d'une sélection quelconque de l'utilisateur en fonction de leurs attributs correspondants.It clearly appears that a method of managing digital files according to the invention improves the classification and the search for files kept in storage means, since the digital files no longer being attached exclusively to a predefined directory, these are presented from any selection by the user based on their corresponding attributes.
Ceci signifie que lorsque l'utilisateur choisit un répertoire ou sous-répertoire de l'arborescence prédéfinie, il ne sélectionne pas des fichiers numériques attachés à ce répertoire mais l'ensemble des fichiers numériques stockés dans les moyens de stockage. Par contre, la présentation de cet ensemble de fichiers numériques est agencée de manière à présenter d'abord à l'utilisateur les fichiers numériques les plus pertinents par rapport à sa sélection, puis à présenter les autres fichiers numériques dans un ordre décroissant de leur pertinence. This means that when the user chooses a directory or sub-directory of the predefined tree structure, he does not select digital files attached to this directory but all of the digital files stored in the storage means. On the other hand, the presentation of this set of digital files is arranged so as to first present to the user the digital files most relevant to their selection, then to present the other digital files in descending order of their relevance. .

Claims

REVENDICATIONS
1. Procédé de gestion de fichiers numériques (F) conservés dans des moyens de stockage, comportant les étapes suivantes : - définition (10) d'un ensemble structuré de classes et enregistrement de cet ensemble dans les moyens de stockage ;1. Method for managing digital files (F) kept in storage means, comprising the following steps: - definition (10) of a structured set of classes and recording of this set in the storage means;
- génération (12) de liens entre les fichiers et l'ensemble de classes, caractérisé en ce que lors de la génération de liens (12), on associe à chaque fichier numérique (F) un ensemble d'attributs correspondant chacun à une classe (24) de l'ensemble de classes et représentant un degré d'appartenance du fichier numérique à la classe correspondante.- generation (12) of links between the files and the set of classes, characterized in that during the generation of links (12), each digital file (F) is associated with a set of attributes each corresponding to a class (24) of the set of classes and representing a degree of membership of the digital file in the corresponding class.
2. Procédé de gestion de fichiers numériques (F) selon la revendication 1 , caractérisé en ce que, pour une pluralité quelconque de classes, on associe à chaque fichier numérique (F) un attribut qui est une combinaison des attributs de ce fichier numérique correspondant aux classes de la pluralité de classes. 2. A method for managing digital files (F) according to claim 1, characterized in that, for any plurality of classes, an attribute is associated with each digital file (F) which is a combination of the attributes of this corresponding digital file to the classes of the plurality of classes.
3. Procédé de gestion de fichiers numériques (F) selon la revendication 1 ou 2, caractérisé en ce que l'ensemble de classes présente une structure arborescente.3. A method of managing digital files (F) according to claim 1 or 2, characterized in that the set of classes has a tree structure.
4. Système d'ordinateur pour la gestion de fichiers numériques (F) conservés dans des moyens de stockage, comportant des moyens de définition d'un ensemble structuré de classes et d'enregistrement de cet ensemble dans les moyens de stockage, caractérisé en ce qu'il comporte des moyens de calcul d'un ensemble d'attributs pour chaque fichier (F), chacun de ces attributs correspondant à une classe (24) de l'ensemble de classes et représentant un degré d'appartenance du fichier numérique à la classe correspondante.4. Computer system for the management of digital files (F) kept in storage means, comprising means for defining a structured set of classes and recording this set in the storage means, characterized in that that it comprises means for calculating a set of attributes for each file (F), each of these attributes corresponding to a class (24) of the set of classes and representing a degree of belonging of the digital file to the corresponding class.
5. Système d'ordinateur pour la gestion de fichiers numériques (F) selon la revendication 4, caractérisé en ce que, pour une pluralité quelconque de classes, les moyens de calcul (12) sont adaptés pour le calcul d'un attribut pour chaque fichier numérique (F), cet attribut étant une combinaison des attributs de ce fichier numérique correspondant aux classes de la pluralité de classes.5. computer system for managing digital files (F) according to claim 4, characterized in that, for any plurality of classes, the calculation means (12) are suitable for calculating an attribute for each digital file (F), this attribute being a combination of the attributes of this digital file corresponding to the classes of the plurality of classes.
6. Système d'ordinateur pour la gestion de fichiers numériques selon la revendication 4 ou 5, caractérisé en ce qu'il comporte des moyens (20) de sélection d'au moins une classe (24) et de présentation de fichiers numériques (F) en fonction de leur attribut associé à ladite classe. 6. Computer system for managing digital files according to claim 4 or 5, characterized in that it comprises means (20) for selecting at least one class (24) and for presenting digital files (F ) according to their attribute associated with said class.
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