Stockez et gérez vos données grâce à ODK Collect et à l'intégration dans Google Drive

Open Data Kit Collect (ODK Collect) est une application Open Source disponible gratuitement sur le Google Play Store, qui permet de collecter des données de façon personnalisée dans un environnement hors connexion. Avec ODK Collect, les données collectées sur le terrain peuvent être envoyées vers plusieurs emplacements : ODK Aggregate (hébergé sur Google App Engine), votre propre serveur, etc. L'une des options les plus simples consiste à se connecter à Google Drive. Cela permet à ODK Collect d'accéder à des formulaires dans votre compte Google Drive et d'envoyer directement à Google Sheets les données collectées sur un appareil Android.

Cette méthode simplifie la mise en place d'une collecte de données sur mobile. Importez vos formulaires ODK dans Google Drive, où ODK Collect peut les trouver. Rendez-vous ensuite sur le terrain pour collecter des données sur votre appareil mobile hors connexion. Envoyez-les à Google Sheets lorsque vous vous connectez de nouveau. Si votre formulaire inclut des photos, elles sont stockées dans vos albums Google Photos archivés sans être répertoriées, et un lien vers ces photos est inclus dans Google Sheets. Il s'agit d'une méthode simple et conviviale pour gérer et stocker vos données ODK sans configurer un serveur comme ODK Aggregate. Pour en savoir plus sur ODK, connaître les dernières mises à jour, accéder à d'autres ressources et participer au projet, consultez le site www.opendatakit.org et profitez de nos didacticiels.

Créé par des développeurs du service Informatique et ingénierie de l'Université de Washington et des membres de Change, Open Data Kit est un projet Open Source mis à la disposition de tous.

Informations préalables

  • Vous devez maîtriser ODK Collect (pour rafraîchir vos connaissances, consultez notre didacticiel Premiers pas dans la collecte de données mobiles avec ODK).
  • Vous devez posséder un compte Google (si ce n'est pas le cas, cliquez ici pour en créer un).
  • Vous avez besoin d'un appareil mobile Android doté de la plate-forme Android version 1.6 ou version ultérieure.
  • Notez que plusieurs fonctionnalités d'ODK et de XLSforms ne sont pas compatibles avec Google Sheets. Tenez compte des informations suivantes lorsque vous créez votre formulaire :

    • Les questions groupées sont autorisées, mais pas les répétitions.
    • Votre formulaire peut contenir jusqu'à 254 variables (ou questions affichées dans ODK Collect).
    • Les photos sont acceptées, mais pas les ressources audio et vidéo.
    • Toutes les autres fonctionnalités XLSforms sont acceptées, y compris la position GPS.

Créer un formulaire pour la collecte et l'envoi de données

1. Connectez-vous à Google Drive avec votre compte Google.

2. L'étape suivante consiste à créer un formulaire compatible avec Google Sheets, qui permettra de stocker et d'héberger toutes les données. Pour cela, nous vous recommandons d'utiliser XLSforms. Si vous n'avez encore jamais utilisé cet outil, consultez le site xlsforms.org pour en savoir plus. Ouvrez ce modèle XLSform dans Google Sheets.

3. Then click File > Make a Copy to get one you can customize. Rename the form with only alphanumeric characters (e.g. ABCdef123) and hyphens (-), being sure not to use any spaces in the name, special characters (e.g. my-odk-form).

4. Ajoutez un onglet à la feuille et renommez-le ("résultats" ou "envois", par exemple), mais ne saisissez aucune autre donnée dans la feuille. Comme précédemment, vous ne devez utiliser que des caractères alphanumériques et des tirets dans le nom de l'onglet.

5. Copiez l'URL de votre nouvelle feuille vierge (par exemple, https://docs.google.com/spreadsheets/d/abcdefg1234567/edit#gid=0123456789) et collez-la dans la cellule "submission_url" de la feuille "settings". Vous définissez ainsi le chemin de destination pour tous les utilisateurs de ce formulaire : les données qu'ils enverront seront intégrées dans la feuille "résultats".

6. Pour permettre aux utilisateurs de télécharger et de remplir votre formulaire via ODK Collect, vous devez les autoriser à accéder à la feuille Google Sheets. Vous pouvez ajouter des utilisateurs spécifiques ou autoriser tout utilisateur disposant du lien à accéder à la feuille. Procédez comme suit :

a. Pour octroyer l'accès à des utilisateurs spécifiques, cliquez sur "Partager" et ajouter les adresses e-mail des personnes concernées (par exemples, celles qui collectent les données sur le terrain) en vous assurant qu'elles disposent d'une autorisation de modification.

b. CONSEIL : Vous pouvez également activer le partage par lien, ce qui permet à toute personne disposant du lien de modifier la feuille. Cette méthode est utile si vous souhaitez permettre l'envoi anonyme de données à votre projet ODK (par exemple, pour un projet de financement participatif). Pour que tous ceux qui le souhaitent puissent envoyer des données, cliquez sur "Partager", puis sur "Afficher le lien et activer le partage de lien". Ensuite, remplacez "Visible : utilisateurs avec le lien" par "Modifiable : utilisateurs avec le lien".

c. CONSEIL : Si vous souhaitez désigner les personnes autorisées à modifier le formulaire ou les réponses, vous pouvez protéger l'onglet "réponses" et contrôler qui dispose de droits de modification. En savoir plus sur la protection d'une plage de cellules ou d'une feuille

d. CONSEIL : Si vous souhaitez désigner les personnes autorisées à consulter ou modifier les réponses du formulaire, créez une feuille Google Sheets vierge au lieu d'un onglet dans votre formulaire. Ensuite, copiez l'URL de la feuille et collez-la dans la cellule "submission_url" de l'onglet "settings", comme indiqué précédemment.

7. Ensuite, convertissez votre formulaire en fichier .xml, qui sera affiché par ODK Collect sous la forme d'un formulaire sur votre appareil Android. Dans la feuille du formulaire, cliquez sur Fichier > Télécharger au format Microsoft Excel (XLSX).

8. Convertissez votre feuille Excel .xlsx en fichier XML grâce au convertisseur ODK XLSform (ou téléchargez XLSform Offline). Téléchargez le fichier XML généré.

9. Importez ce fichier XML dans votre compte Google Drive. Nous vous recommandons de créer des dossiers dans Google Drive afin d'organiser l'ensemble de vos formulaires et de les retrouver facilement.

10. Partagez le fichier XML avec toutes les personnes qui collecteront des données et qui auront besoin de télécharger le formulaire sur leur appareil Android.

Visionnez cette vidéo afin de savoir comment créer un formulaire pour la collecte et l'envoi de données. (1 min 45 s)


Installer et configurer ODK Collect

1. Accédez au Google Play Store et recherchez ODK Collect. Si vous avez déjà installé l'application, assurez-vous de disposer de la version la plus récente.

2. Ouvrez l'application ODK Collect.

3. Cliquez sur l'icône Menu (trois points dans l'angle supérieur droit).

4. Cliquez sur "Modifier les Paramètres".

5. Dans la section "Serveur", cliquez sur "Protocole" afin de modifier le chemin de destination à utiliser pour l'envoi de vos données ODK Collect.

6. Sélectionnez "Google Drive, Google Sheets".

7. Ensuite, cliquez sur "Compte Google" et choisissez le compte à associer à ODK Collect. Il sera utilisé pour stocker vos formulaires dans Google Drive, ainsi que votre feuille de calcul contenant toutes les données ODK que vous et les autres utilisateurs envoyez. Ne remplissez pas le champ "URL des Google Sheets".

a. CONSEIL : L'appareil Android doit être connecté à un compte Google autorisé à modifier le formulaire que vous avez créé. Ajouter un compte Google à votre téléphone Android

8. Appuyez sur le bouton de retour afin de revenir au menu principal.

Collecter des données via ODK Collect

1. Appuyez sur "Télécharger un formulaire vierge", puis sur "Mon Drive". Appuyez sur "Autoriser" pour permettre à ODK Collect d'accéder à votre compte Google Drive. ODK Collect recherche les fichiers XML contenus dans votre compte Google Drive et les affiche après la liste des dossiers. Nous vous conseillons de regrouper vos fichiers XML dans un dossier afin de pouvoir les trouver facilement.

a. Recherche de formulaires : utilisez cette méthode au lieu de parcourir les formulaires, car elle est plus rapide.

b. Vous pouvez choisir l'option "Mon Drive" ou "Partagé avec moi". Par exemple, si vous avez partagé votre formulaire avec des collecteurs de données, ils peuvent accéder à votre formulaire de cette façon, mais une recherche sera plus rapide. Les fichiers XML s'affichent sous votre répertoire de dossiers.

2. Recherchez le formulaire que vous venez de créer en saisissant son nom dans le champ de recherche. Cochez la case située à droite, puis appuyez sur "Download Selected". Une fois le téléchargement terminé, une fenêtre s'affiche avec le message "Succès". Téléchargez l'exemple de formulaire que vous venez de créer.

3. Dans le menu principal d'ODK Collect, appuyez sur "Remplir un Formulaire" et saisissez les informations requises. Une fois l'opération terminée, appuyez sur "Envoyer un Formulaire Finalisé". Vos données s'affichent alors dans votre feuille Google Sheets.

a. CONSEIL : La première fois que vous envoyez des données vers votre nouvelle feuille, votre appareil demande l'autorisation de les transmettre à Google Drive. Cliquez sur "Autoriser" pour envoyer les données à votre feuille.

b. CONSEIL : Si une erreur se produit lors de l'envoi, essayez de supprimer les formulaires qui ne vous servent plus. Dans le menu principal, appuyez sur "Supprimer des Formulaires Sauvegardés".

Cette vidéo explique comment envoyer des données ODK Collect vers Google Sheets. (1 min 53 s)

Visualiser vos données

  1. Pour consulter les données, accédez à votre feuille d'envoi. Vous n'avez pas besoin d'actualiser la page pour afficher les nouvelles données entrantes.
  2. Si vous avez inclus une photo dans le formulaire, votre feuille comporte un lien vers la photo. Les photos sont envoyées dans les albums archivés associés au compte Google de chaque utilisateur (dans un album non répertorié que seuls les utilisateurs disposant du lien peuvent consulter). Chaque photo est stockée dans un album comportant le nom du formulaire, ce qui vous permet de parcourir les photos envoyées à un formulaire.
  3. Vous pouvez visualiser vos envois de données sur une carte via Google My Maps. Les cartes que vous créez sont également stockées dans votre compte Google Drive, ce qui vous permet d'héberger, de gérer et de visualiser vos données ODK à partir d'un seul emplacement. Suivez nos instructions détaillées pour importer des informations dans Google Maps ou consultez le didacticiel Visualiser les données sur une carte personnalisée à l'aide de Google My Maps. Vous pouvez télécharger vos données sous la forme d'un fichier CSV ou les importer directement depuis Google Sheets.

 

Félicitations ! Google Drive vous permet désormais de stocker et de gérer vos données ODK Collect.

Discussions et commentaires

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